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DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL COMMUNAL Guide méthodologique Programme d’Appui à la

DIAGNOSTIC INSTITUTIONNEL COMMUNAL Guide méthodologique Programme d’Appui à la Décentralisation et au Développement Local Cameroun Document de travail n° 1.2.2 2 SOMMAIRE SIGLES ET ABREVIATIONS ..................................................................................... 3 Préface ............................................................................................................................ 4 Introduction..................................................................................................................... 5 Le Diagnostic Institutionnel Communal........................................................................ 6 Les objectifs du DIC....................................................................................................... 6 Les résultats attendus.................................................................................................... 7 Le contenu du DIC......................................................................................................... 7 La méthodologie............................................................................................................ 7 Eléments pour la définition des critères de qualité d’un DIC.....................................11 ANNEXES .........................................................................................................................12 ANNEXE I. Eléments clés du DIC................................................................................ 13 ANNEXE II. Tableau synoptique de la méthodologie de réalisation d’un DIC .................................................................................................................... 16 ANNEXE III. Plan de collecte des données .............................................................. 20 ANNEXE IV. Chronogramme indicatif de réalisation du DIC ........................... 23 ANNEXE V. Liste non exhaustive des documents de base .............................. 24 ANNEXE VI. Guide de collecte des informations générales ............................ 25 ANNEXE VII. Guide d’entretien avec les services déconcentrés de l’Etat .. .......................................................................................................................... 26 ANNEXE VIII. Guide de collecte des informations relatives aux mécanismes de la gestion financière ............................................ 27 ANNEXE IX. Fiches techniques de collecte des données ................................. 29 3 SIGLES ET ABREVIATIONS CVD Comité Villageois de Développement DIC Diagnostic Institutionnel Communal DP Diagnostic Participatif GIC Groupe d’Initiative Commune GTZ Gesellschaft Für Technische Zusammenarbeit PADDL Programme d’Appui à la Décentralisation et au Développement Local PDC Plan de Développement Communal PS Prestataire de Services 4 Préface Le présent document constitue la capitalisation des travaux de conception et de test d'une méthodologie de diagnostic institutionnel au niveau communal effectués au niveau des ses trois Provinces d'intervention (Extrême Nord, Ouest et Centre). Le document dans la forme actuelle s’adresse aux PS qui sont intéressés à accompagner les communes camerounaises dans un processus de renforcement institutionnel et organisationnel et qui veulent acquérir des instruments pour renforcer leur capacité de comprendre et analyser l'institution communale. Nos remerciements vont aux prestataires de services, aux collectivités territoriales décentralisées, aux Chefs des Services Provinciaux qui ont contribué à l’élaboration et au test de la méthodologie. Nous remercions particulièrement tous les prestataires de services qui ont valablement contribué à la capitalisation de la méthodologie et à l'élaboration des outils pour sa mise en œuvre. 5 Introduction La c/Commune, commune en tant qu’espace géographique et Commune en tant que institution, a été identifiée comme la « porte d’entrée » pour les interventions du PADDL au niveau local. La c/Commune se présente, en effet, comme la plus petite unité territoriale ayant une autonomie administrative et financière pour la gestion des intérêts locaux et jouissant d’un statut de personne morale de droit public. Les lois promulguées en juillet 20041 attribuent aux gouvernements locaux un rôle central et leur transfèrent des compétences importantes dans l’initiation, la promotion, la coordination des actions de développement économique, social, sanitaire, éducatif, culturel et sportif de leurs collectivités. Le transfert de ces compétences interroge les Collectivités Territoriales Décentralisées par rapport à leurs capacités de réaction et d’adaptation aux nouvelles exigences. Les responsabilités et tâches qui leur sont confiées demandent ces capacités pour pouvoir assumer effectivement le rôle de maître d’ouvrage2 du processus de développement local. Le diagnostic institutionnel communal présenté dans ce document se propose de répondre à une double exigence. Il s’agit en effet d’un outil qui permet d’améliorer la connaissance et la compréhension de la commune par elle même et par ses partenaires. D’une part le diagnostic communal accompagne la commune dans un exercice d’autoanalyse des ressources dont elle dispose et des modalités dont elle les gère, des forces et faiblesses liées à sa situation actuelle, des opportunités et contraintes à prendre en considération dans le nouveau cadre de la décentralisation. L’analyse débouche sur un plan de travail que la commune pourra mettre en œuvre afin d’améliorer sa performance. D’autre part le diagnostic est inscrit dans la logique d’intervention du PADDL comme étape préalable à l’établissement d’un protocole de partenariat avec une commune. Il s’agit pour nous d’un instrument qui doit permettre au programme et à ses partenaires de mieux définir leurs axes de leur collaboration. 1 Loi n° 2004/017 du 22 juillet 2004 d’orientation de la décentralisation ; Loi n° 2004/018 du 22 juillet 2004 fixant les règles applicables aux communes ; Loi n° 2004/019 du 22 juillet 2004 fixant les règles applicables aux régions. 2 Nous utilisons ici le terme maître d’ouvrage avec une acception large. Dans ce sens et si l’on se réfère à la loi N° 2004/017 du 22 juillet 2004, une définition de la maîtrise d’ouvrage (M.O) pourrait être : « le pouvoir de décision (et la capacité) d’une commune pour promouvoir le développement communal (élaboration de politiques et stratégies – mise en œuvre – suivi) dans le cadre des compétences et ressources qui lui sont transférées ». Programme d'Appui à la Décentralisation et au Développement Local 6 Le Diagnostic Institutionnel Communal Le diagnostic institutionnel communal est une analyse participative de la situation structurelle et organisationnelle de la Commune en tant qu'institution. Il a pour but d’évaluer la capacité de la Commune à remplir ses missions et à assurer la maîtrise du développement communal. Il permet, sur la base de cette évaluation, d’identifier les principaux axes de renforcement nécessaires à l’amélioration de l’efficacité et de la qualité des services fournis par la Commune. Le diagnostic institutionnel communal s’appuie sur l’intervention d’une personne ou d’une structure externe à la Commune pour sa mise en œuvre, dans le texte elle sera indiquée avec le terme prestataire de services – PS. Cette intervention a la fonction d’assurer et de faciliter les échanges et la discussion entre les différents membres de l’équipe communale (élus, exécutif, personnel étatique et communal), de recueillir les informations clés auprès de certaines personnes ressources externes à la Commune, de donner une lecture le plus que possible objective de l’ensemble des informations collectées et contribuer à la relecture de leur réalité de la part de tous les concernés. Pour bien réaliser ses tâches le PS devra connaître le fonctionnement général de l’institution communale au Cameroun sur les plans administratif, comptables, de la gestion des relations avec les organes déconcentrés de l’état. Il devra connaître l’environnement politique et juridique dans lequel les Communes opèrent et en plus il devra posséder des compétences en développement organisationnel et institutionnel. Les objectifs du DIC Les objectifs du diagnostic communal sont : - recueillir et documenter les informations liées à la situation administrative, financière, patrimoniale et celle des ressources humaines de l'institution communale ; - analyser et décrire la structure et le mode de fonctionnement des organes de la commune; - analyser les relations entre l’institution communale et les acteurs publics et privés du développement au niveau local ; - identifier les forces et faiblesses de l’institution communale à travers une autoévaluation faite par l’équipe communale (élus et personnel) ; - identifier les principaux axes/actions de renforcement que la Commune en vue de la maîtrise du rôle et des compétences qui lui sont confiées par la loi. Programme d'Appui à la Décentralisation et au Développement Local 7 Les résultats attendus - Les données administratives sur la commune sont recueillies et documentées ; - Le diagnostic organisationnel et structurel de l’institution communale est réalisé ; - Une restitution des données recueillies est faite au conseil municipal ; - Les membres de l’équipe communale ont pris conscience de la situation organisationnelle et institutionnelle de la commune en terme de forces et faiblesses ; - Un plan de renforcement structurel et organisationnel de l’institution communale est élaboré sur la base des priorités identifiées par la commune ; - Les différentes parties prenantes du développement local sont identifiées, ainsi que leurs principales forces/atouts et contraintes/difficultés ; - Les axes d’amélioration de la collaboration entre la commune et les différentes parties prenantes du développement local sont identifiés. Le contenu du DIC Le diagnostic communal se concentre sur la commune en tant qu’institution. La démarche met un accent particulier sur l’identification des forces et des faiblesses de la commune à travers une analyse des problèmes liés à la gestion des différentes ressources (humaines, financières et patrimoniales) et de la gestion des relations avec les autres acteurs locaux. La méthodologie de réalisation du DIC a été élaborée sur la base d’une liste d’éléments clés3 que nous avons regroupés en quatre catégories : - Ressources humaines ; - Ressources financières ; - Patrimoine communal ; - Gestion des relations. La méthodologie La méthodologie peut être divisée en quatre étapes principales : 1. La préparation 2. Le diagnostic participatif 3. Le dépouillement, le traitement et l’analyse des données 4. La validation des résultats et l’identification des axes de renforcement. 3 Cf. Annexe I pour la liste exhaustive des éléments clés. Programme d'Appui à la Décentralisation et au Développement Local 8 Le tableau synoptique en Annexe II présente les moments principaux, les outils et le rôle du prestataire pour chacune de ces étapes. Description des étapes Préparation L’objectif global de cette étape est de s’accorder avec les acteurs de la mairie sur les objectifs et la méthodologie de réalisation du diagnostic, le calendrier de travail, l’implication et le rôle de chacun. Une séance introductive avec l’exécutif communal, les présidents de commissions ou certains conseillers, les cadres communaux,permettra aux PS de uploads/Management/diagnostic-institutionnel-communal-guide-methodologique-document-de-travail-n0-1-2-2.pdf