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Organisation, gestion du temps et des priorités Abderrazaq MIHAMOU Expert en TI

Organisation, gestion du temps et des priorités Abderrazaq MIHAMOU Expert en TIC & Organisation Coach professionnel certifié Président du groupe Eclisse mihamou@groupe-eclisse.com Gestion de temps et des priorités • Objectifs du séminaire Établir les priorités Optimiser la gestion du temps Déléguer pour mieux gérer son temps Atelier 1ورشة Gestion des priorités تدبير األولويات C La métaphore des pierres Gestion des priorités • Faire son autodiagnostic • Objectifs Mieux se connaître est la première des priorités. C’est un moyen de faire le ménage en soi avant d’aborder la gestion du temps. Se connaître et, surtout, connaître son rapport avec le temps. La satisfaction que nous tirons de nos actions dépend de leur conformité aux valeurs qui guident notre vie. Autodiagnostic • Qui êtes-vous ? «je suis ……………………. ……………………. » • Quels sont les meilleurs moments où vous êtes productifs ? • Est-ce que vous travaillez mieux à la fin de la journée ? • Est-ce que vous avez des difficultés à dire non ? • Est-ce que vous avez tendance à vouloir tout faire ? • Est-ce que vous sautillez d’une tâche à une autre ? • Est-ce que vous menez une tâche jusqu’à la fin avant de passer à une autre ? • Est-ce que vous êtes ponctue(lle) ? • Est-ce que vous savez séparer le temps imparti à votre travail de celui imparti à votre vie personnelle • Dans quel registre, vous vous définissez : polychrone ou monochrone Pour faire la paix avec le temps • Chartes de poste • Pour pouvoir faire convenablement son travail, il faut savoir ce que l'on attend de vous. • D’où la nécessité définir clairement les attributions du poste. • La charte spécifie les tâches, leur étendue, les relations avec le supérieur hiérarchique et les subordonnés et les imbrications entre son travail et celui des autres. REC • Objectif de la charte du poste ? • Clarifier les tâches pour que • Les tâches du personnel ne s'entremêlent pas • Chaque collaborateur doit connaitre l'étendue de son travail • Mettre en place les procédures nécessaire pour qu'on perde moins de temps à tergiverser pour savoir qui fait quoi ? La charte : loi de Lasswell • La charte délimite les responsabilités • Elle répond aux questions suivantes: • Qui ? Avec qui travailler , supérieur hiérarchique direct et Subordonnées ? • Quoi ? • Les tâches principales, qui représentent l'essentiel de son travail (détail des tâches) • Les tâches auxiliaires, qui sont des tâches subalternes (détail des tâches). • Cette hiérarchisation est très importante. LA CHARTE • Comment ? • Pour chaque tâche, la charte doit spécifier comment il doit s'acquitter de son travail et les moyens dont le titulaire du poste a besoin pour exécuter son travail. • Quand ? • Le quand répond à la planification des • tâches. • Où ? • Selon les profils des titulaires des postes, le Où diffère. • Exemple: • Commercial / directeur de production / secrétaire et assistante de direction LA CHARTE Atelier Barèmes Résultats L’optimisation passe par l’analyse son activité Toute activité professionnelle peut être décomposée en : • domaines, • tâches, • opérations. Ceci est applicable à l’activité d’une unité comme à celle d’un poste de travail. Domaine d’activité? L’ensemble de domaines qui peuvent être affectées à une unité ou a une division ou un poste, Tout domaine est caractérisé par un « produit » particulier (un résultat type d’une nature bien définie), auquel on peut affecter plusieurs critères de performance spécifiques. • Chaque domaine d’activité exige des compétences spécifiques. Qu’est ce qu’une tâche? • La tâche est un plan de travail. C’est une action motivée par un objectif ou un besoin, professionnel ou personnel, cette action donne lieu à un résultat identifiable. Ex : • Valider un livrable • Faire un mailing pour assister à la formation • Interpréter un tableau de bord • Faire la levée d’un terrain Qu’est ce qu’une opérations? • Plusieurs opérations constituent une tâche • Action concrète faite selon une méthode, par la combinaison d'un ensemble de moyens et pour obtenir un résultat précis et mesurables La gestion du temps de travail : un véritable enjeu "Nous ne manquons pas de temps, mais nous en avons beaucoup dont nous ne savons pas tirer profit." Sénèque Un homme avisé en vaut 2 La gestion du temps est devenue une obsession. Dans notre ère moderne au rythme effréné, le temps est devenu la ressource la plus rare et la plus précieuse que nous ayons. Mais peut-on vraiment gérer le temps? La Loi de Murphy « Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner » (« Anything that can go wrong, will go wrong ») loi de l’emmerdement maximum (LEM), loi de la tartine beurrée. Loi de Parkinson « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement » Loi de Carlson « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Cela signifie que les interruptions sont mauvaises pour la productivité. Loi de Douglas « Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires ». Loi de Illich « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ». Principe de Pareto 80% des effets sont le produit de 20% des causes. Ce qui veut dire que 80% des résultats découlent de seulement 20% du travail. Loi de Laborit le comportement humain nous incite à faire en premier ce qui nous fait plaisir. Au travail nous avons tendance par instinct à « chercher la satisfaction immédiate » et à « fuir le stress ». Loi du moindre effort Loi de Hofstadter « Les choses prennent plus de temps que prévu » Loi de glissement de planning ou vrille L’urgent est t-il plus important que l’important? • L’une des plus grandes difficultés que nous rencontrons presque tous dans l’organisation de notre travail quotidien est l’affectation d’un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent pour en optimiser le temps. • Notre tendance naturelle à agir et votre vision à court terme nous amènent souvent à nous attacher d’abord à ce qui nous semble urgent. • Et nous n’avons jamais assez de temps pour entreprendre ce qui, plus urgent, est important. La Matrice EISENHOWER Matrice des priorités • Cellule C1 : Problèmes ( urgent + important) Cela ne peut plus attendre, il faut agir, toutes affaires cessantes. • Cellule C2 : Préparation (non urgent + important) Il s’agit de toutes activités qui contribuent à préparer l’avenir et à mettre en place les moyens du succès futur. • Cellule C3 : Déviations (urgent + non important) On trouve ici les « perturbateurs » et autres « chronophages » bien connus visiteurs imprévus, une forte proportion des réunions et des appels téléphoniques… Le problème de la cellule C3 est que, dans la plupart des cas on n’a pas conscience de s’y trouver: on se croit dans la cellule C1 • Cellule C4 : Distractions (non urgent + non important) Cette cellule regroupe tout un ensemble d’activités « agréables » (discussions impromptues, lectures non professionnelles,….) qui bien sûr ne sont pas à proscrire mais qui, incontestablement, consomment du temps, qui serait mieux utilisé ailleurs. • La clé du progrès consiste à donner une place largement prépondérante à la cellule C2 en investissant l’essentiel de votre temps dans des activités porteuses d’avenir. • Ce sera difficile au départ car il vous faudra modifier vos habitudes et trouver du temps en apprenant à dire non à toutes activités qui peut-être, vous tenterons mais qui ne sont pas prioritaires (cellules C3 et C4 ). Méthode NERAC Le rapport avec le temps est une préoccupation constante de notre époque donc des entreprises. La gestion du temps est importante pour : • L’INDIVIDU : elle permet de réaliser toutes les activités prévues dans un temps disponible. • L’ENTREPRISE ou l’ADMINISTRATION : A l’interne, le temps de travail est fixé par des lois et des conventions de l’entreprises. Les objectifs doivent être réalisés dans ce temps. • A l’externe, les prétendants du service ne supportent pas d’attendre et le temps est devenu argument de choix pour de nombreux service. Les étapes de la méthode « NERAC ». N Noter, lister toutes les activités. E Évaluer le temps nécessaire. R Réserver une marge de sécurité dans la réalisation. A Attribuer les priorités. C Contrôler a posteriori et rectifier si nécessaire. En appliquant la méthode NERAC vous allez essayer de planifier, c’est-à-dire de prévoir, et de hiérarchiser vos activités de la semaine prochaine, du lundi au dimanche en remplissant un planning. 1- NOTER toutes les activités sans vous occuper de l’ordre chronologique ni être limité à priori par leur durée, toutes les activités, toutes les tâches que vous souhaiteriez exécuter durant toute la semaine. 2- ESTIMER : à chacune des tâches de votre liste, attribuez une durée approximative. 3- RESERVER : l’estimation des durées ne peut être faite avec certitude c’est pourquoi vous devez réserver du temps pour les uploads/Management/gestiontemps-pdf.pdf