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ROYAUME DU MAROC Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail www.cours-ofppt.com DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC Utiliser un logiciel de gestion de projet ROYAUME DU MAROC Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC Utiliser un logiciel de gestion de projet www.cours-ofppt.com Sommaire 1. Présentation de MS Project ...................................................................... 3 1.1. Introduction ..................................................................................... 3 1.2. Remarques sur le logiciel MS Project ................................................... 3 1.3. VERSIONS DE MS PROJECT ................................................................ 4 2. Environement de MS Project ................................................................... 6 2.1. Option onglet "GENERAL" ................................................................... 7 2.2. L’onglet "affichage" ........................................................................... 8 2.3. Barres D'outils Disponibles ................................................................. 9 3. La gestion de projet sur MS Project ........................................................ 11 4. Les Principaux Affichages ....................................................................... 12 5. Créer un nouveau projet sous Ms Project ................................................. 14 5.1. Initier un nouveau projet ................................................................. 14 5.2. Identification du projet .................................................................... 15 5.3. Calendrier du projet ........................................................................ 16 5.4. Valeurs par défaut ........................................................................... 17 5.4.1. L'onglet Calendrier ..................................................................... 18 5.4.2. L'onglet prévisions ..................................................................... 18 5.5. Saisir la date de début du projet ....................................................... 19 5.5.1. Affectation d'une priorité au nouveau projet ................................. 19 5.6. Enregistrer votre fichier ................................................................... 19 6. Création de plannings ............................................................................ 20 6.1. OUVRIR un planning existant ............................................................ 20 6.2. Créer un modèle de planning ............................................................ 20 6.3. Créer un nouveau planning ............................................................... 20 6.4. Gérer les droits d'accès à un planning ................................................ 21 6.5. Echelle de temps ............................................................................. 22 7. Gestion des tâches ................................................................................ 22 7.1. Saisir les tâches .............................................................................. 22 7.2. Réorganiser la liste des tâches .......................................................... 25 7.3. Saisir la durée des tâches ................................................................. 25 7.4. Gérer les dates de début et fin de tâche ............................................ 27 7.5. Saisir des tâches répétitives ............................................................ 27 7.6. Fractionnement d'une tâche en segments ........................................... 27 7.7. Liaisons entre les tâches .................................................................. 28 8. Gestion des ressources .......................................................................... 30 8.1. Création d'une liste de ressources ..................................................... 30 8.2. Affectation d'une ressource à une tâche ............................................. 30 8.3. Modification du calendrier de travail d'une ressource ............................ 31 9. Impression d'un affichage ...................................................................... 33 10. Suivi du projet .................................................................................... 33 10.1. Enregistrement d'une planification initiale ......................................... 34 10.2. Visualiser l'avancement réel par rapport à l'avancement prévu ............ 34 10.3. Réalisation du suivi de l'avancement réel des tâches .......................... 34 OFPPT @ Document Millésime Page 118845063.doc juillet 12 1 - 40 Utiliser un logiciel de gestion de projet 10.3.1. Saisie des dates de début réel et de fin réelle d'une tâche ............. 35 10.3.2. Saisie de la durée réelle d'une tâche ........................................... 35 10.3.3. Mise à jour de l'avancement d'une tâche sous la forme d'un pourcentage ....................................................................................... 36 10.3.4. Mise à jour quotidienne du travail réel ........................................ 36 10.4. Vérification de l'avancement des tâches conformément à la planification ........................................................................................................... 37 OFPPT @ Document Millésime Page 118845063.doc juillet 12 2 - 40 Utiliser un logiciel de gestion de projet 1.Présentation de MS Project 1.1. Introduction La mise en place d'un projet est un enjeu fondamental pour les entreprises et les organismes soucieux d'optimiser l'utilisation de leurs ressources humaines et matérielles. Les décideurs et les gestionnaires de projet ont à leur disposition un outil informatique performant, Microsoft Project, qui leur permet de suivre le projet au cours de ces différentes phases : conception, réalisation et suivi. De l'aveu même des utilisateurs de MS Project (65% des parts de marché, d'après la société Microsoft, sur le segment de la gestion de projets en 2002), nombreux ceux sont qui aujourd'hui utilisent ce logiciel comme simple outil de communication ou d'interface graphique. La plupart des utilisateurs affirment que les possibilités offertes par MS Project en termes d'enrichissement de la présentation des informations (graphiques ou non) sont très importantes, et peut-être parfois trop. Microsoft Project dépasse la plupart des logiciels disponibles sur le marché dans ce domaine. 1.2. Remarques sur le logiciel MS Project Nous tenons avant de commencer ce cours, à préciser que MS Project n'est pas un "logiciel de gestion de projets", mais un logiciel principalement "d'aide à la modélisation de projets" (la nuance est absolument non négligeable). Cette précision est importante car de nombreuses personnes se déresponsabilisent de leurs erreurs de gestion en accusant à tort le logiciel. MS Project est donc un logiciel de modélisation de projet. Il ne faut pas le confondre avec d'autres logiciel et corps de métier comme : la gestion des ressources humaines, la comptabilité analytique, la gestion du risque, etc. ! Ce cours, ne se veut pas être un cours sur la gestion de projets mais sur l'utilisation d'un logiciel spécifique sur des exemples spécifiques OFPPT @ Document Millésime Page 118845063.doc juillet 12 3 - 40 Utiliser un logiciel de gestion de projet 1.3. VERSIONS DE MS PROJECT MS Project 2003 est proposé en plusieurs versions : Microsoft Project Standard Planning et gestion mono-multiprojets. Gestion des ressources et suivi non automatisés et sans workflow (validation), gestion de risques et des résultats. Microsoft Project Pro Peut ouvrir plus de types de fichiers : XML, ODBC, etc. et se connecter à MS Project Server. Sinon, outre quelques subtilités mineures, mêmes possibilités que MS Project Standard Microsoft Project Server Utilisé pour le suivi de projet, la gestion des ressources (RBS, suivi du travail en temps réel), structure hiérarchisée du travail (rôles prédéfinis) et intégration d'un workflow (validations), d'une gestion documentaire centralisée (risques et résultats). Peut être intégré avec SharePoint Portal Server (entre autres) Il faut MS Project Pro pour faire de la planification des projets cependant !!! (Project Server ne sait pas faire cela!) Ceci dit, voici quelques diagrammes aidant à la compréhension de l'étendue d'application type de chacun de ces produits : OFPPT @ Document Millésime Page 118845063.doc juillet 12 4 - 40 Utiliser un logiciel de gestion de projet Au niveau stratégique L'utilité de ce logiciel peut se répartir dans les différentes catégories ci-dessous : 1. Modélisation de projets 2. Plannings 3. Affectation et suivi du travail des ressources (à ne pas confondre avec la gestion des ressources) 4. Gestion des risques (avec quelques plug-ins et exports…) L’utilisation de Microsoft Project par les gestionnaires de projet est parfois la partie la plus contestée d’une méthode de gestion de projets. Les raisons peuvent être que le gestionnaire en attend plus que ce que cela fait, le refus d’adapter ses méthodes de planification, ou encore la position de Microsoft Project à l’intérieur de la méthode. Commençons par citer une liste connue de ce que MS Project NE FAIT PAS Top 10 des choses que MS Project ne fait pas: 10. Il ne fera pas le plan horaire de vos ressources à votre place 9. Il ne va pas accroître l'estime que vos collègues ont pour vous 8. Il ne va pas forcer vos ressources à respecter les échéances 7. Il ne va pas vous conseiller des ressources supplémentaires 6. Il n'enlèvera pas les défauts de votre produit 5. Il ne va pas prévoir les erreurs que vous ferez 4. Il ne va pas changer la planification pour l'adapter au budget 3. Il ne va pas négocier à votre place 2. Il ne va pas uniquement vous donner de bonnes nouvelles 1. Et surtout il ne fait pas de vous un chef de projet OFPPT @ Document Millésime Page 118845063.doc juillet 12 5 - 40 Utiliser un logiciel de gestion de projet La gestion des projets, comme toute gestion de qualité, est une application du principe des soins de qualité “Planifier, Agir, Contrôler, Corriger”, et MS Project est un outil aidant à: 1. Planifier, donc calculer 2. Décider ce qui doit se faire au premier, 3. Enregistrer ce qui s’est réellement passé et 4. Analyser quelle est la meilleure correction possible. 2.Environement de MS Project D'abord, lorsque nous ouvrons la version 2003 de MS Project, voici ce qui devrait apparaître à l'écran par défaut : Nous y reconnaissons 1. La barre de titre 2. La barre d'outils standard et de formatage 3. Le volet office 4. La liste des tâches 5. Le diagramme de Gantt 6. La barre d'état OFPPT @ Document Millésime Page 118845063.doc juillet 12 6 - 40 Utiliser un logiciel de gestion de projet 2.1. Option onglet "GENERAL" D'abord, nous allons demander à MS Project de ne plus afficher l'onglet d'aide au démarrage. Pour cela, nous allons dans Outils/Options et dans l'onglet Général, nous désactiverons l'option nommée « afficher l’aide au démarrage » et conseil de l’assistant Gestion de projet comme représenté ci-dessous : « Activé le filtre des nouveaux projets » ce qui activer (comme dans MS Excel) le filtre automatique sur toutes les tables disponibles dans MS Project par défaut (il s'agit seulement d'un petit gain de temps de quelques secondes pour un outil fort pratique que nous étudierons dans les détails dans le chapitre y relatif) « Demander les infos par rapport au nouveau projet » vous évitera d'oublier les informations indispensables à saisir les l'on crée un nouveau projet (date de début, type de planification, date d'état, calendrier du projet, etc.) tel que nous le verrons plus tard OFPPT @ Document Millésime Page 118845063.doc juillet 12 uploads/Management/ utiliser-un-logiciel-de-gestion-de-projet.pdf