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Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre Version 1.4 – Mars

Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre Version 1.4 – Mars 2008 Ce document est distribué sous la licence Créative Commons (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/ ) Paternité - Pas d’Utilisation Commerciale - Partage des Conditions Initiales à l’Identique 2.0 France Page 2/35 Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre Licence Créative Commons Type de licence : Paternité- Pas d'Utilisation Commerciale- Partage des Conditions Initiales à l'Identique 2.0 France Vous êtes libres : de reproduire, distribuer et communiquer cette création au public de modifier cette création Selon les conditions suivantes : • Paternité. Vous devez citer le nom de l'auteur original de la manière indiquée par l'auteur de l'oeuvre ou le titulaire des droits qui vous confère cette autorisation (mais pas d'une manière qui suggérerait qu'ils vous soutiennent ou approuvent votre utilisation de l'oeuvre). • Pas d'Utilisation Commerciale. Vous n'avez pas le droit d'utiliser cette création à des fins commerciales. • Partage des Conditions Initiales à l'Identique. Si vous modifiez, transformez ou adaptez cette création, vous n'avez le droit de distribuer la création qui en résulte que sous un contrat identique à celui-ci. A chaque réutilisation ou distribution de cette création, vous devez faire apparaître clairement au public les conditions contractuelles de sa mise à disposition. La meilleure manière de les indiquer est un lien vers cette page web. Chacune de ces conditions peut être levée si vous obtenez l'autorisation du titulaire des droits sur cette oeuvre. Rien dans ce contrat ne diminue ou ne restreint le droit moral de l'auteur ou des auteurs. Auteurs Sous la direction de Djamila LACOMBE (Objectif Formation) et Françoise MARCOUX- BERTHAUT (CREEONS) Avec la participation de Philippe CAZENEUVE (OXALIS-SCOP), Béatrice GAILLIOUT (Form & Co), Anne-Marie HMED (Rhône-Interorganismes), Carole POINSOT (MFR de CHARENTAY). Page 3/35 Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre Préambule Ce document s’adresse aux membres du réseau FormaVia et plus particulièrement aux : • Professionnels en charge de répondre aux appels d’offre pour les aider opérationnellement dans cette activité, • Responsables d’organismes de formation pour leur fournir des pistes pour améliorer leurs modes de fonctionnement sur ce domaine. Remerciements Les auteurs tiennent à remercier Denis Meignan (KnowledgeConsult), sans l'accompagnement duquel ce guide n'aurait sans doute jamais vu le jour. Page 4/35 Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre Préface Le guide pratique pour la réponse en commun aux appels d'offres que nous vous proposons est le résultat d'une aventure collective d'une année, qui a pu voir le jour grâce à Formavia, Réseau des acteurs de la Formation continue initié par la Région Rhône-Alpes. Réunis autour d'un constat commun : - Un environnement économique du secteur de la formation en pleine mutation, - La complexité des appels d'offres et de la construction des réponses, - L'impérieuse nécessité de se regrouper pour une meilleure anticipation et efficacité. Les premiers participants à la réflexion ont constitué une "Communauté de pratiques" intitulée "Actions Communes pour les Appels d'Offres" ou ACAO. A l’origine, ACAO est une équipe de 7 organismes qui a pour ambition de s’agrandir afin de partager avec d’autres cette intelligence collective qui seule, demain, peut assurer au mieux nos capacités de développement respectives, nos capacités de professionnalisation et d’adaptation à un environnement fortement concurrentiel. Nos principes sont ceux de toute organisation en construction : quelques règles de bonne conduite, une participation active basée sur un principe d’égalité et de capacité à faire, une charte en cours d’élaboration. Sur le papier, c’est très bien, mais comment être innovant et constructif lorsque les organismes rassemblés ne se connaissent pratiquement pas ? Au-delà des affinités entre individus, de la prise de conscience et de la bonne volonté qui ne suffisent pas toujours, un tel projet oblige à s’organiser. Cette histoire a été réalisable grâce à l’initiative de la Région et aux moyens dégagés pour l’animation et la conduite d’un projet innovant. Dans un premier temps, nous avons défini nos besoins : comment répondre aux appels d’offre et mettre en place un système de veille. L’aventure commence lorsque nous prenons conscience que nous ne sommes pas des spécialistes des questions traitées et que nous avions l’ambition de produire des livrables sur ces mêmes questions. Nous avons appris à définir clairement les objectifs et planifier les étapes à réaliser entre chaque réunion : concevoir et rédiger un guide pratique de réponse aux appels d’offre et mettre en place un système de veille. Travailler en n’oubliant jamais que nous avions pour finalité de produire un guide pédagogique et compréhensible pour l’ensemble du réseau des organismes de formation. Ainsi s’est mise en place ACAO, Action Commune aux Appels d’Offre ou une communauté de pratiques travaillant sur une thématique précise. Après les présentations, les définitions, vient l’organisation du travail : une réunion mensuelle, présence de personnes ressources ou des spécialistes des questions traitées, (DRTEFP, Consultants …), des échanges d’expériences et de connaissances, un partage de réseau. Le rôle et les qualités de l’animateur sont incontournables pour veiller au respect des objectifs, pour articuler et assurer la communication et enfin pour diffuser l’information. Nous sommes passés d’une culture de l’individualité à une culture de l’intelligence collective construite sur des valeurs partagées. Page 5/35 Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre Au départ, nous avons répondu présent par nécessité, aujourd’hui, nous avons envie de poursuivre par nécessité soit, mais aussi et surtout pour continuer ce cheminement qui nous a enrichi d’un travail et d’une solidarité partagés. En 2007, ACAO a produit son premier livrable, le Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre. En 2008, ACAO s’ouvre pour accueillir tous ceux qui souhaitent poursuivre le travail engagé et faire aboutir la réflexion sur la mise en place d’un système de veille sur les appels d’offre. Nous proposons de poursuivre avec ceux qui partagent ces valeurs. Page 6/35 Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre SOMMAIRE LICENCE CRÉATIVE COMMONS...........................................................................................................2 PRÉAMBULE ..........................................................................................................................................3 PRÉFACE................................................................................................................................................4 SOMMAIRE .............................................................................................................................................6 1. INTRODUCTION...............................................................................................................................8 1.1 Le réseau FormaVia .................................................................................................................8 1.2 La communauté ACAO .............................................................................................................8 1.3 Le document.............................................................................................................................9 2. CONTEXTE.....................................................................................................................................10 3. PRINCIPES GENERAUX................................................................................................................12 3.1 Introduction.............................................................................................................................12 3.2 Le cahier des charges.............................................................................................................12 3.3 Le dossier de consultation ......................................................................................................13 3.4 La réponse à l’appel d’offre.....................................................................................................14 4. FICHES PRATIQUES .....................................................................................................................16 4.1 Méthodologie de lecture et de réalisation d’une synthèse d’un cahier des charges.................17 4.2 Ciblage, recherche et utilisation des informations complémentaires nécessaires....................18 4.3 Préparation, réalisation et formalisation de la mise en place d’un groupement .......................19 4.4 Implémentation du travail en commun au sein du groupement................................................20 4.5 Traitement des incohérences..................................................................................................21 4.6 Gestion des références...........................................................................................................22 4.7 Mise en forme finale de la réponse .........................................................................................23 4.8 Organisation et réalisation de la livraison du dossier de réponse............................................24 5. GLOSSAIRE...................................................................................................................................26 5.1 Introduction.............................................................................................................................26 5.2 Présentation du vocabulaire....................................................................................................26 5.3 ......................................................................................................................................................31 6. DOCUMENTS POUR LES MARCHES PUBLICS...........................................................................32 6.1 Informations générales............................................................................................................32 Page 7/35 Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre 6.2 DC4 ........................................................................................................................................32 6.3 DC5 ........................................................................................................................................32 6.4 DC6 ........................................................................................................................................32 6.5 DC7 ........................................................................................................................................33 6.6 DC12 ......................................................................................................................................33 6.7 DC13 ......................................................................................................................................34 7. SOURCES DOCUMENTAIRES ......................................................................................................35 Page 8/35 Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre 1. Introduction 1.1 Le réseau FormaVia Avec le réseau FormaVia, la Région Rhône-Alpes, en co-pilotage avec l’Etat, vise à faciliter l'intégration des TIC dans le secteur de la formation en tenant compte des besoins des territoires et en faisant participer les acteurs du domaine à activité en réseau prenant la forme de communautés et de projets. 1.2 La communauté ACAO Alors que le financement de la formation continue est passée d’un système de subventions de donneurs d’ordre à une politique d’appels d’offre dans le cadre du code des marchés publics et que les prestations demandées ont augmenté en périmètre et en volume, les organismes de formation ont à faire face à un développement des contraintes sur la réalisation des réponses : complexité des cahiers des charges, raccourcissement des délais, intégration du cadre juridique, standardisation du format de la réponse… alors qu’ils n’ont pas pour autant une connaissance complète des appels d’offre nationaux et européens auxquels ils sont susceptibles de répondre. Dans ce cadre, la communauté ACAO est un dispositif qui rassemble des organismes de formation, de taille différente dans la perspective d’échange d’informations mais surtout de mise en commun d’expériences, de savoir-faire et de connaissances pour améliorer leur propre performance dans l’identification des appels d’offre nationaux et européens, développer leurs capacités à les comprendre et y répondre ainsi que réaffirmer leur positionnement par rapport aux clients. La communauté s’est donnée comme objectif pratique de produire rapidement les deux livrables suivants : • Guide pratique pour la réponse en commun aux appels d’offre, • Cahier des charges d’un dispositif de veille sur les appels d’offre nationaux et européens et de sa démarche de mise en œuvre. Cela fait, ACAO souhaite engager une action de promotion d’un tissu historique d’organismes de formation fonctionnant en réseau dont la forme n’est pas définie pour l’instant. Les animatrices de la communauté sont Françoise MARCOUX-BERTHAUT et Djamila LACOMBE. Le noyau de base de la communauté est constitué par les professionnels suivants : • Philippe CAZENEUVE, Consultant - Formateur chez OXALIS, uploads/Management/guide-pratique-acao-reponse-a-un-appel-d-offre-en-commun 1 .pdf