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© 2006 JMA Consultants International Paris KNOWLEDGE MANAGEMENT Remise en route

© 2006 JMA Consultants International Paris KNOWLEDGE MANAGEMENT Remise en route et renforcement du Knowledge Management (Chez un équipementier automobile) © 2006 JMA Consultants International Paris 2 Sommaire Présentation de JMA Consultants L’approche JMAC de la gestion des connaissances L’application à Société G. © 2006 JMA Consultants International Paris LE MANAGEMENT DES CONNAISSANCES VU PAR JMAC © 2006 JMA Consultants International Paris 4 Le Management des Connaissances au Japon « Quand j’interroge les ingénieurs et managers techniques de Toyota aux USA sur la part de leur temps de travail utilisée pour « créer de la valeur », « créer de la connaissance » ou « faire de l’ingénierie », la réponse est 80%. Pour les mêmes catégories de personnes, dans les grandes entreprises américaines, la réponse est 20%. Toyota et Honda croient fermement que :  La donnée d’entrée la plus essentielle de la production est l’information.  Avec la connaissance, on peut réduire les coûts et améliorer le bénéfice retiré des heures d’études, du capital et des matières premières dépensés.  L’entreprise ne compte qu’une seule catégorie d’employés: tous créent du savoir et s’en servent pour le bénéfice de tous.  La connaissance ne peut être achetée. Les fusions et acquisitions, de fait, amenuisent le savoir. Il faut le créer en apprenant, et l’apprentissage se fait au cours des phases de développement. » Dr. Allen Ward, Université du Michigan, spécialiste du Toyota Product Development System. © 2006 JMA Consultants International Paris 5 Le Management des Connaissances pour l’Innovation Le management des connaissances est une valeur ajoutée forte pour l’entreprise et le développement de l’innovation. Plus qu’un outil c’est un complément à la gestion de projets. A ce titre il impacte les comportements et modifie le style de management. Introduire le management des connaissances est une démarche structurée en étapes. Le pilotage de son déploiement est placé sous contrôle. JMAC propose un programme basé sur l’expérience pour manager efficacement les connaissances de l’entreprise. © 2006 JMA Consultants International Paris 6 Le Management des Connaissances pour l’Innovation A. La démarche générale et ses impacts B. Les étapes et les activités essentielles C. Le déploiement D. Le programme JMAC © 2006 JMA Consultants International Paris 7 KM: le « fonctionnement » avant « l’informatisation »  Quelles sont les connaissances utiles à l’accomplissement des activités d’innovation ?  Comment une meilleure gestion du savoir, des connaissances, peut améliorer ou modifier les capacités d’innovation ? Connaissance Activités de Développement Recenser les types d’informations opérationnelles qui doivent être collectées “quotidiennement” Activités de Développement Information brute Utilisation des connaissances Transformer en connaissance Collecter les informations Réfléchir sur la manière de transformer les données et informations en connaissance Connaissance Point 1 Point 2 Point 3 Point 4 Définir comment mesurer les bénéfices pour l’efficacité du développement de la gestion des connaissances. Point 5 Trouver comment enraciner et pérenniser le système KM. Quelles améliorations faudra-t-il apporter au système ? Rechercher quels sont les savoirs ou les connaissances qui seront utiles, qui faciliteront les activités d’innovation, en prenant le point vue de ceux qui conçoivent ou qui industrialisent. © 2006 JMA Consultants International Paris 8 KM: le fonctionnement avant l’informatisation Standardiser et automatiser les échanges et transfert d’information. Principe 1: Identifier, dans le processus complet, les échanges d’information inutiles qui peuvent être éliminés ou réduits. Principe 2: Identifier les tâches réalisées manuellement qui peuvent être automatisées. Adapter les Systèmes d’Information La réflexion sur le KM est conduite bien avant d’introduire un système informatique et de fixer les règles de gestion. En préparant correctement la systématisation et la simplification des échanges d’information, les problèmes de mise en place sont amoindris, les boucles d’ajustement et de transition sont réduites. Transformer la culture pour générer un environnement propre à faciliter le partage efficace des connaissances. Principe 1: Valider l’utilité réelle des connaissances et informations fournies et partagées. Principe 2: Formaliser les savoirs via la combinaison et la réinterprétation des acquis. Reformer l’organisation Le Management fournit les conditions favorables pour que s’instaure un climat propice à l’apport volontaire, l’échange et l’utilisation efficace d’informations, de connaissances. Définir les règles et implanter un système d’échange n’est pas suffisant. Il est impératif de réussir à sensibiliser et à transformer la compréhension de chaque acteur. A défaut, il ne subsistera qu’un cadre, un outil informatisé, sans accumulation ni utilisation de savoirs. Chaîne de l’information Production Industrialisation Conception Planning Utiliser Enrichir Impact sur les systèmes d’information Impacts sur les comportements © 2006 JMA Consultants International Paris 9 Reconnaître le KM comme une transformation de l’organisation  Créer une plateforme de management de l’information ne se résume pas à l’introduction d’un logiciel.  C’est une transformation culturelle induisant des changements jusque dans les activités quotidiennes  Le KM modifie les activités habituelles des acteurs de l’innovation  Imaginer une vision des transformations induites  Préparer le soutien, les formations, l’accompagnement des individus  Piloter le changement en mesurant la diffusion et les résultats  Les points clés  Prise de conscience des individus  Climat et style de management  Règles de gestion  Infrastructure informatique  Capacités à formaliser l’information Transformer l’organisation, le climat et les activités habituelles Innover dans les systèmes de création, de diffusion et de partage de l’information Améliorer l’efficacité des activités Accroître la valeur pour le Client Générer de nouvelles opportunités commerciales Construire une plateforme de gestion des connaissances Instaurer un climat de partage, une culture valorisant la création de connaissances, fondée sur la confiance, un système de circulation des informations OBJECTIFS DE L’INNOVATION Innover dans la gestion des connaissances PLATEFORME INNOVATION © 2006 JMA Consultants International Paris 10 Pre-étude Conception 全社情報人事通達社内各種規定 β 事業部掲示板 γ 事業部掲示板開発部材ツール個人情報 ISO 規定保管情報特許 DB 開発規定テーマＡテーマＥテーマＣテーマＦ技術情報ﾏｰｹﾃｨﾝｸﾞ情報企画情報競合情報営業日報市場不具合購入品情報受注情報製造情報テーマＢテーマＤ製造不具合開発不具合先行技術開発スケジュールコスト情報 α 事業部掲示板 Recenser les difficultés rencontrées Auditer l’état initial des informations disponibles. Préparer une politique générale sur le futur management des connaissances • Enquêtes • Interviews • Étude des bases de données. • Disponibilité des informations. • Niveau d’utilisation. • Niveau de numérisation. Basé sur le concept général Basé sur l’état actuel de numérisation Définir les pratiques et les caractéristiques du système de gestion des connaissances Écouter les propositions d’amélioration ou de modification. Revoir le plan du programme d’installation. Conception du système d’informatio n IT Établissement des règles Formuler le concept Plan de migration des données Basé sur les difficultés réelles de réalisation Ajuster le plan Préparation Préparer les bases de données et les outils individuels Organiser et ordonnancer la migration, la consolidation. Nettoyer les informations Former sur les outils et les pratiques • Philosophie • Principes • Règles Mettre à niveau l’environnement Organiser et consolider l’information Former les acteurs aux postes de travail Promouvoir Go Application Résoudre rapidement les difficultés Réagir immédiatement aux interrogations Poursuivre la “vente” du concept Piloter l’état d’application • Newsletter, intranet. • Contrôler l’usage • Vérifier le respect des principes. • Hot-line Promouvoir les résultats • Indicateurs, exemples. Les étapes et les points-clés dans la réussite d’un projet KM © 2006 JMA Consultants International Paris 11 Une transformation progressive des habitudes  La transformation des habitudes fait face aux différentes typologies de personnalités.  Les instigateurs du changement ont pour première tache de convaincre les leaders d’opinion. Nombre de personnes soutenant le changement Énergie investie dans le changement Diffusion du changement Majorité intéressée Prudence relative Majorité tardive Doutes sérieux Récalcitrants Conservatisme Instigateurs du changement Vision Ouvreurs de piste Optimisme Gagner l’appui des Leaders d’opinion © 2006 JMA Consultants International Paris 12 Adapter les actions et les évaluations suivant la progression Démarrage du processus de transformation Les changements sont intégrés • Inclure la gestion des connaissances dans les entretiens individuels au titre de l’évidente nécessité. • Se faire l’écho des critiques envers des fonctionnements divergents. • Féliciter et encourager les acteurs qui participent au changement – celles qui utilisent et celles qui enrichissent les bases. • Organiser des présentations • Visualiser la diffusion • Laisser les défricheurs avancer à leur rythme mais les encourager dans la voie de la transformation. • Argumenter et promouvoir le concept de KM Évaluer positivement les actions de ceux qui rejoignent la cause du KM. Récompenser les efforts Prendre les mesures pour limiter les processus parallèles ou parasites. Mettre en oeuvre les mesures qui encourageront ou inciteront les indécis à suivre la voie ouverte. © 2006 JMA Consultants International Paris 13 Faut-il forcer ou rémunérer les récalcitrants ? Attention! Forcer le changement ou proposer des compensations financières comme contrepartie de l’engagement vers le Projet KM peut s’avérer contre- productif si les conditions adéquates ne sont pas présentes.  Réformer de force la gestion des connaissances, dans une approche TopDown et demander des comptes aux récalcitrants, peut être une option, si …  Les managers montrent l’exemple et agissent avec conviction  Des objectifs rationnels sous-tendent l’application de uploads/Management/knowledge-management-giraudeau 1 .pdf