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1 L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A L’USAGE DU DIRIGEANT Marie-Anne CHABIN, Eric CAPRI

1 L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A L’USAGE DU DIRIGEANT Marie-Anne CHABIN, Eric CAPRIOLI, Jean-Marc RIETSCH Jean-Marc Rietsch Pilote de l’ouvrage, JM Rietsch est expert des métiers de la confiance et plus particulièrement de l’archivage électronique. Ingénieur Civil des Mines, JM Rietsch a débuté sa carrière professionnelle par le développement logiciel et l'offre de ser- vices pour les PME-PMI. En 1993, il oriente sa carrière vers la sécurité et plus par- ticulièrement la sauvegarde des données informatiques et dépose un brevet sur le sujet. En 2001, JM Rietsch participe au lancement du premier tiers archiveur en France. JM Rietsch est Président de FedISA (Fédération de l’ILM du Stockage et de l’Archivage), créée en 2005 afin de pouvoir répondre aux attentes des utilisateurs dans le domaine. Marie-Anne Chabin Archiviste de formation, diplômée de l’Ecole nationale des Chartes, MA Chabin a exercé aussi bien dans le public que dans le privé, où elle a acquis une solide expérience de la gestion de l'information papier, électronique ou audiovisuelle. E l le a fondé en 2000 et préside le cabinet d'expertise Arc h i ve 17 (www.archive17.fr), spécialisé dans les stratégies d'archivage électronique et dans le Records management. MA Chabin est l'auteur de nombreux articles sur l'archi- vage et de plusieurs ouvrages dont Le management de l'archive (Hermès, 2000). Elle a coordonné en 2004 le numéro spécial de la revue Document numérique sur « Archivage et pérennisation». Eric Caprioli Avocat à la Cour de Paris, Docteur en droit, spécialiste en droit de la propriété intellectuelle et des NTIC, Vice-président de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC), Expert aux Nations Unies sur les questions de droit du com- merce électronique depuis plus de 12 ans, Membre du Comité directeur de la cer- tification près le SGDN depuis 2003 (arrêté du 28 janvier 2003, publié au JO), Président de l’association nationale des professionnels de la propriété incorporelle (ANPPI). Auteur de nombreux articles sur la dématérialisation, la signature, la preuve et l'archivage électronique, conférences et ouvrages sur le droit de l'écono- mie numérique, dont celui sur la Loi pour la Confiance dans l'économie numérique ( LCEN), éditions LG DJ publié en 2005. Voir le site du cabinet: www. ca p r i o l i - a vo ca t s . co m . Fondateur du cabinet d'avocats Caprioli &Associés, Paris et Nice. Remerciements Avant d’entamer notre développement, je tenais à adresser tous nos remercie- ments à ceux qui nous ont soutenu et encouragé dans notre démarche. Afin de n’oublier personne le mieux est sans doute de ne pas les citer sachant qu’ils sont nombreux à nous avoir fourni tout ou partie des informations collectées et à nous avoir poussé pour notre travail. Néanmoins je tenais tout particulièrement à remercier deux personnes : - Michel Grosbost, responsable de Terastar et de son pôle évènement ITI FO R U M S, par qui tout a co m m e n cé, une pre m i è re co n f é re n ce « ILM et Arc h i vage Ele c t ronique » couronné de succès avec plus de 500 participants, la naissance d’une Fédération « FedISA (Fédération de lILM du Stockage et de l’Archivage) et maintenant cet o u v rage. D’autres manife stations sont d’ores et déjà pro g rammées par ITI FORUMS : Business Continuity, une nouvelle édition de ILM et Archivage Electronique, etc… - Jean-François Pépin, délégué général du CIGREF qui a su nous faire confiance et surtout,de par son expérience, a pris régulièrement sur son temps pourtant bien occupé afin de nous prodiguer de précieux conseils nous ayant finalement permis d’aboutir. Le code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants d roit. Or, ce t te pratique s'est généra l i s é e notamment dans l'enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des oeuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd'hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiel- lement le présent ouvrage, sur quelque sup- port que ce soit, sans autorisation du Centre Français d'Exploitation du Droit de copie, 20, rue des Grands-Augustin 75006 PARIS. Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement des auteurs ou de leurs ayants droit ou ayants cause est illicite selon le Code de la propriété intellectuelle (Art L 122-4) et constitue une contrefaçon réprimée par le Code pénal. Seules sont autorisées (Art L 122-5) les copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisa- tion collective, ainsi que les analyses et courtes citations justifiées par le caractère critique, pédagogique ou d'information de l'oeuvre à laquelle elles sont incorporées, sous réserve, toutefois, du respect des dispositions des arti- cles L 122-10 à L 122-12 du même Code, relati- ves à la reproduction par reprographie. 3 Le thème de l’ a rc h i vage éle c t ronique devient de plus en plus un sujet d’actualité pour bon nombre d’organisations tant publiques que privées. Ceci s’ explique ce r te s par une augmentation extrêmement forte du volume de données électroniques gérées au quotidien mais aussi par une évolution des technologies et surtout des p ro ce ss d’entreprise vo i re des obligations nées à la suite de différents évé n e m e n t s . Les plus récentes évolutions en la matière sont sans doute celles relatives aux ré g le m e n tations financières qui imposent désormais la co n s e r vation d’info r m a t i o n s jusque là négligées. La problématique de l’archivage électronique ne se limite pas à une simple dématérialisation des techniques d’archivage traditionnelles. Outre l’influence des nouvelles obligations, ce nouveau type d’archivage doit être considéré très en amont dans la chaîne de valeur de l’information, d’où la volonté de prendre en compte l’ensemble du cycle de vie de la donnée. En effet, la loi française est très c l a i re sur le sujet, pour que des données éle c t roniques puissent avoir une quelco n q u e valeur juridique, il faut entre autre apporter la preuve de leur intégrité tout au long de leur parcours, de la création à l’archivage. Compte tenu de l’évolution rapide des nouvelles technologies, il est souvent difficile d’opérer un choix qui engage l’entreprise sur plusieurs années. Dès lors, pourquoi ne pas profiter de ces évolutions pour donner une nouvelle valeur à la donnée archivée, entre autre en matière d’accessibilité ? En effet, dès que l’information existe sous forme électronique et que son intégrité est garantie, les seules modifications qu’elle puisse subir sont celles relatives à un changement de support, voire un système d’accès plus sophistiqué en matière d’indexation. Dès lors l’information, même archivée, peut rester accessible extrêmement facilement et renforcer d’autant le système d’information de l’entreprise et par là même sa compétitivité en permettant de disposer de la bonne information au bon moment. En matière d’archivage, les exigences sont les suivantes : - assurer la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité des données; - répondre aux exigences légales de conservation et de communication; - relever le défi de l’obsolescence technologique récurrente; - faciliter l’accès à l’information. Au-delà de la simple technique il est indispensable de considérer d’autres aspects co m p l é m e n ta i res de types juridiques, organisationnel vo i re de normalisation. Sans être compliqué cet environnement devient vite complexe. Au re g a rd de l’ évolution des usages, des co n t ra i n te s associées et des te c h n i q u e s , il existe aujourd’hui une urgente nécessité d’informer l’ensemble des parties prenantes intéressées aux questions de gestion et de conservation de l’information électronique. De cette conviction est née FEDISA, Fédération de l’ILM, du Stockage et de l’Archivage afin de véritablement répondre aux besoins identifiés et qui s’est fixée pour principales missions de : - sensibiliser les responsables concernés aux nouvelles technologies et aux obligations afférentes (obligation d’archivage, de continuité d’activité, de traçabilité, …) ; - i n former les utilisate u rs sur les nouve l les te c h n o logies en effe c t u a n t une véritable veille tant technologique que juridique, normative ou encore organisationnelle et ce à un niveau national et international ; - donner au responsable de tels projets les éléments permettant de pleinement les justifier par rapports aux risques encourus (légaux et financiers) et autres avantages compétitifs comme une meilleure réactivité ; - former aux nouveaux métiers de l’entreprise comme le « records manager », le « business continuity officer », etc… ; - définir des « certifications et des référencements », nouveaux process, nou- velles technologies ; - entretenir des liens avec les organismes oeuvrant dans ces environnements de la sécurisation et uploads/Management/l-archivage-electronique.pdf