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Le manuel de procédure est un outil du contrôle interne, la fonction principale

Le manuel de procédure est un outil du contrôle interne, la fonction principale du contrôle interne est de mettre en place des dispositions afin de maîtriser les différents risques de l’entreprise d’où le manuel de procédure. 1- Définition des concepts 1.1. Contrôle interne De nombreuses définitions ont été données par des auteurs pour cerner le concept de contrôle interne, mais nous nous limiterons à celles formulées par la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC) en 1984 et le Committee of Sponsoring Organization (COSO) en 1992. Selon la CNCC, « le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle comptable et autres que la Direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité afin d’assurer : La protection du patrimoine ; – La régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en résultent ; – La conduite ordonnée et efficace des opérations de l’entreprise ; – La conformité des décisions avec la politique de la Direction ». En 1992, le COSO (Committee of Sponsoring Organization) retient que: le contrôle interne est un processus mis en oeuvre par le Conseil d’Administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs ».(1) (RENARD Jacques, 2002 : 121) Le contrôle interne s’analyse ainsi comme une discipline générale de gestion qui s’applique en permanence à tous les aspects de l’activité de l’entreprise (patrimoine, hommes, information) et dont les objectifs visent à assurer la pérennité de l’entreprise. C’est donc un processus mis en oeuvre par la Direction Générale, le personnel d’une entreprise et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs entrant dans les catégories suivantes : Réalisation et optimisation des opérations ; – Fiabilité des informations financières ; – La conformité aux lois et règlement en vigueur. L’exigence de contrôle se justifie à la fois par la nécessaire matrice du fonctionnement de l’entreprise et par le respect d’obligation imposée à celle-ci par son environnement.(2) (CHARPENTIER ; 2000 :322) En effet, le contrôle interne, aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut offrir aux dirigeants qu’une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de l’organisation. 1.2. Manuel de procédures Le manuel de procédures est un document qui, sous la forme d’instructions claires et précises contient l’ensemble des opérations courantes de l’entreprise. Il constitue pour elle, le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collC’est un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l’entreprise. Le manuel des procédures indique le circuit de traitement des opérations tout en spécifiant : – La tâche à faire (quoi) ; – Le niveau de responsabilité (qui) ; – Les différentes étapes de traitement (quand) ; – Les lieux de réalisation (où) ; – Le mode d’exécution (comment). 2- Objectifs du manuel de procédures L’objet principal du manuel consiste à expliciter dans un langage directement accessible qui fait quoi, où, comment et à quelle fin ? Les objectifs généraux du manuel de procédures restent dans le cadre de ceux du contrôle interne, entre autre assurer la pérennité de l’entreprise. Comme le contrôle interne il permet : (SOW Ngary; 2004) – Expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités de l’entreprise ; – Sauvegarder les actifs de l’entreprise par des procédures de contrôle interne permanent ; – Favoriser l’harmonisation des modes d’exécution des tâches en les formalisant. Ce qui exclut les disparités dans la manière de traiter les opérations qui en l’absence de manuel dépendent le plus souvent du style, de l’expression personnelle déjà acquise mais aussi de la nature des opérations ; – Former le personnel ; – Favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps considérable notamment lors des passations de service ou de la phase d’intérim pour le commissariat aux comptes ou les audits externes. 3- Fonctions du manuel des procédures Les fonctions assignées au manuel de procédures sont énumérées comme suit : 3.1. Outil de gestion Le manuel des procédures définit les modalités d’exécution des activités en codifiant les actes et les tâches de chaque intervenant aux procédures. Il aide à la compréhension et l’interprétation des procédures de contrôle concernant l’utilisation des fonds et des biens inscrits au patrimoine de l’entreprise. 3.2. Outil de planification Le manuel des procédures donne les normes de planification de l’utilisation et de l’affectation des biens mis à la disposition des services. Ces normes de planification sont exploitées dans l’élaboration du budget et sa répartition en programme d’activités annuelles. 3.3. Outil de communication Le manuel crée les conditions pour les différents intervenants d’agir en concert, suivant des normes et des codes communs. 3.4. Outil de formation Le manuel est un outil de formation, notamment pour les personnes nouvellement recrutées ou promues tout comme les intérimaires, qui y trouvent les réponses aux questions qu’ils se posent et peuvent facilement s’imprégner de leurs nouvelles responsabilités . Ce qui constitue un gain de temps énorme dans la réalisation efficace des objectifs de l’entreprise et la continuité dans l’application des procédures.(4) (THAI Nguyen Hong : 1999 P164) 3.5. Outil d’information de gestion Le manuel est outil d’information de gestion car il permet aux directeurs et responsables de services de mieux analyser les informations et les résultats qui leur sont soumis sous des formats standardisés. Sur le plan matériel, toutes les procédures doivent êtres regroupée à l’intérieur d’un même ensemble : le manuel des procédures. Pour cela, il doit être complet et cohérent. ectifs.(3) (SOW Ngary 2004) a présentation du manuel de procédures doit répondre aux critères de fond et de forme, mais aussi le support de diffusion doit être défini. 4.1. Forme et fond du manuel D’une façon générale, la facilité d’accès à une information est une des conditions de succès du système. Le contenu du manuel doit être fonction des objectifs principaux retenus. Il importe donc que la structure d’un manuel apparaisse clairement aux yeux des utilisateurs. Sa forme doit être adaptée à leurs habitudes ainsi qu’aux possibilités de l’entreprise. (5) (HENRY Alain et DAVERAT Ignace; 2001 : 35) Pour des besoins de mise à jour et les insertions ultérieures, il convient selon SOW Ngary (2004), d’utiliser des classeurs à feuilles amovibles.(6) Dans le manuel, l’ensemble des opérations traitées dans une entreprise est découpé de la façon suivante : – cycle : qui correspond aux activités de l’entreprise ; – procédures ou sous procédures : décrivent l’ensemble des opérations qui sont traitées dans un cycle. – Opérations : elles sont numérotées de 1 à N selon leur nature pour chaque procédure. Selon HENRY Alain et DAVERAT Ignace (2001 :55), le manuel comprend trois parties essentielles qui sont :(7) – Le sommaire et l’introduction générale qu’on retrouve en tête de chaque volume. L’introduction rappelle les objectifs qui ont conduit à la mise en place de l’outil et elle en explique la structure générale. Elle sert aussi à donner les indications pratiques pour la consultation et la recherche d’information à l’intérieur du manuel. – Le corps du manuel, c’est la partie la plus volumineuse. Elle regroupe toutes les fiches de procédures classées. Dans chaque procédure, on trouve une description synthétique, les diagrammes de flux et une fiche descriptive des tâches. – Dans la troisième partie, on y trouve des documents annexes tels que des tables de données ou des illustrations complémentaires. On peut ajouter dans cette partie, un glossaire général définissant les termes techniques utilisés. 4.2. Supports de présentation Comme supports de représentation, nous avons : La fiche de tâches : pour HENRY Alain et DAVERAT Ignace, c’est l’élément central du manuel. Elle contient la description narrative, relativement complète des circuits et des opérations à réaliser. Elles permettent de trouver au premier coup d’œil les intervenants ainsi que les services ou directions concernés. Les fiches de tâches facilitent la compréhension de l’enchaînement des travaux entre les différents intervenants tout en mettant en exergue ce qu’ils reçoivent et ce qu’ils transmettent. onclusion Au terme de ce chapitre nous retenons que le manuel de procédures est un outil indispensable pour toute entreprise car il permet d’asseoir une gestion saine et efficace s’il est appliqué et régulièrement mis à jour. Partie 2 : la démarche d’élaboration d’un manuel des procédures. La rédaction d’un manuel de procédures est un projet qui peut parfois s’étendre sur plusieurs années selon la taille de l’entreprise et la complexité de son organisation. Quatre (4) étapes essentielles sont à distinguer dans l’élaboration du manuel de procédures : l’étape de collecte des données, l’étape de traitement, l’étape de validation et de diffusion et enfin l’étape de suivi et évaluation. Les différentes phases du processus d’élaboration du manuel de procédures sont synthétisées dans le tableau ci-dessous selon différents auteurs : 1. Collecte des données La collecte d’information passe par une prise de connaissance de l’entreprise. Il s’agira d’identifier les sources d’informations et les outils qui serviront à effectuer ce recueil d’informations. Cette phase de collecte d’informations s’effectue généralement uploads/Management/le-manuel-de-procedure.pdf