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1 Rédiger une procédure simple et efficace 2 Sommaire 1 L’entreprise économique

1 Rédiger une procédure simple et efficace 2 Sommaire 1 L’entreprise économique................................................................................................................4 1.1 à– définition............................................................................................................................5 1.2 Conception.............................................................................................................................5 1.3 Fonctionnement.....................................................................................................................5 2 Qu’est-ce qu’un système de management ?..................................................................................6 2.1 Le modèle iso : conçu par les experts.....................................................................................7 2.2 Normes de management de l’iso et le concept d'une structure-harmonisée.........................7 3 Rédiger une procédure simple et efficace......................................................................................7 4 A quoi servent les procédures ?.....................................................................................................8  Les tâches à eff ectuées (quoi ?) ;............................................................................................................8  Les niveaux de responsabilité (qui ?) ;.....................................................................................................8  Les étapes de traitement (quand ?) ;...............................................................................................8  Les lieux de réalisation (où ?) ;...............................................................................................................8  Les modes d’exécution (comment ?).............................................................................................8 4.1 Le rôle et l'importance des procédures dans les entreprises..................................................9 4.1.1 Un outil de planification..................................................................................................9 4.1.2 Un outil de communication............................................................................................9 4.1.3 Un outil de formation.....................................................................................................9 4.1.4 Un outil d’information de gestion.................................................................................10 5 Que dit la norme qui encadre la procédure de gestion................................................................10 5.1 Qu’est-ce qu’une procédure ?..............................................................................................10 5.2 Autre définition de la procédure..........................................................................................10 5.3 Les qualités d’une procédure...............................................................................................10 6 Contenu de la procédure..............................................................................................................11 6.1 L’utilisation du logigramme pour documenter les procédures.............................................12 7 Quelles sont les exigences de la norme iso 9001 par rapport aux procédures qualité ?..............13 7.1 Combien y va-t-il de procédures obligatoires ?....................................................................13 8 Le processus.................................................................................................................................14 Qu’est-ce qu’un processus ?................................................................................................................14  Quels sont les types de processus d’entreprise ?....................................................................15  Les processus de management............................................................................................15  Les processus de réalisation................................................................................................15 3  Les processus de support.....................................................................................................15 9 Mode opératoire..........................................................................................................................17 9.1 Définition..............................................................................................................................17 9.2 Différence entre mode opératoire et procédure..................................................................17 10 Instruction................................................................................................................................17 10.1 Définition..............................................................................................................................17 11 Faire la différence entre mode opératoire, processus et procédure........................................19 12 Mode opératoire : le « comment » d’une procédure...............................................................19 12.1 La mémoire de l’entreprise...................................................................................................20 Le processus, ou enchaînement des activités composant la chaîne de valeur...........................20 13 La procédure : qui fait quoi ?....................................................................................................21 14 Rédiger une procédure de gestion...........................................................................................21 Méthode pour réaliser une procédure étape par étape.......................................................................21 14.1 Impliquer les utilisateurs du document................................................................................22 14.2 Principes e base....................................................................................................................22 3.2 canevas d'une procédure...........................................................................................................23 Rédiger les procédures....................................................................................................................23 14.3 La procédure des procédures ?............................................................................................25 Logigramme.....................................................................................................................................25 15 Modèle de procédure...............................................................................................................26 15.1 Préparation : lister les activités à mener..............................................................................26 Utiliser des verbes d'action pour décrire les tâches, identifier le niveau d’objectif auquel on veut aboutir..............................................................................................................................................26 15.2 Structurer la procédure........................................................................................................27 Les procédures peuvent aussi contenir.....................................................................................................28 La rédaction d'un manuel de procédures....................................................................................28 Les conditions d’élaboration du manuel de procédures.............................................................29 16 L’importance de la mise à jour de la documentation qualité...................................................29 16.1 Mise à jour des documents qualité.......................................................................................29 16.2 Les différentes sources de la mise à jour qualité..................................................................30 16.3 Les principales bases de la mise à jour qualité.....................................................................30 16.4 Les autres sources de la mise à jour des documents qualité................................................31 4 1 L’entreprise économique 1.1 à– définition. C’est un regroupement de personnes, qui réunissent des moyens en vue, de réaliser un projet économique. La mise en œuvre du projet économique doit apporter une plus-value. Celle -ci constitue en fait, sa principale raison d’être. Un projet économique comprend trois principales activités :  Les achats.  Les productions.  Les ventes.  … de biens et /ou de services. Qui ont une utilité pour les personnes. Le profit est le principal instrument de mesures de la santé de l‘ entreprise. 1.2 Conception. L’entreprise économique est développée suivant trois Principaux axes :  Economique. Social. Environnemental 1.3 Fonctionnement. L ‘entreprise fonctionne moyennant :  Des hommes.  Des techniques.  Des finances. La mise en œuvre de ces moyens, introduit la notion de métier, celui-ci est caractérisé par un savoir-faire, d ‘ou résulte des produits et des marchés. Personnes Moyens Plus Value + = Projet économiqu e 5 Pour l ‘exercice de son métier, l ‘entreprise se doit de définir, ses politiques et ses objectifs. Elle définit également sa stratégie, Une stratégie c’est l’indication, de l’orientation des efforts des membres de l’entreprise à moyen et long terme Une politique, traduit l’attitude à adopter face à une situation donnée. L ‘entreprise définit alors, ses politiques spécifiques à chaque activité : Achats, production, ventes gestion financière, gestion des ressources humaines, formation… Une politique est établie pour le court et, moyen terme. On peut en changer tous les deux ou trois ans. Elle est exprimée surtout en termes qualitatifs. Les objectifs sont des buts à atteindre, ils sont définit généralement pour le court terme (une année) mais, on doit également planifier pour le moyen et le long terme. Il est toujours chiffré, il exprime un chiffre d’affaires, des délais, une part de marché, etc. Au niveau opérationnel un objectif correspond à une mission d ‘un responsable nommément désigné, il est aussi précis que possible (chiffré), toujours assorti de moyens et de délais. Les objectifs opérationnels sont, ceux qui sont clairement énoncés ; tant les fondamentaux que les intermédiaires. Ils sont définit sous la responsabilité du chef « responsable « et unanimement acceptés par les membres du groupe, service, équipe Pour être efficaces les objectifs doivent répondre à quelques critères essentiels : SMART.  S : Spécifiques.  M : Mesurables.  A : Acceptés.  R : Réalistes.  T : Traçables 2 Qu’est-ce qu’un système de management ? Un système de management est l’ensemble des processus par lesquels un organisme gère les éléments corrélés ou en interaction de ses activités afin d’atteindre ses objectifs. Ces objectifs peuvent viser différents résultats à atteindre, notamment en ce qui concerne la qualité des produits ou des services, l’efficacité opérationnelle, la performance environnementale, la santé et la sécurité sur le lieu de travail et bien d’autres domaines. Le niveau de complexité du système dépendra du contexte spécifique de chaque organisme. Dans certains organismes, en particulier les petites entreprises, les directives claires d’un patron sachant bien encadrer ses employés et leur expliquer ce qu’il attend de chacun d’eux 6 pour contribuer aux objectifs d’ensemble à atteindre, n’auront pas besoin de faire l’objet d’une documentation extensive. Mais pour des domaines d’activité plus complexes opérant, par exemple, dans des secteurs très réglementés, l’organisme devra peut-être établir une documentation extrêmement détaillée et d’importants moyens de maîtrise afin de respecter ses obligations légales et de remplir ses objectifs organisationnels. 2.1 Le modèle iso : conçu par les experts Les normes de systèmes de management ISO fournissent un modèle à suivre que les organisations peuvent mettre en application pour atteindre leurs buts et objectifs. Elles permettent de développer au sein de l’organisation une culture fondée sur un cycle automatique d’auto-évaluation, de correction et d’amélioration continue des opérations et des processus reposant sur la sensibilisation des employés ainsi que sur l’engagement et l’encadrement de la direction. Les avantages pour une organisation d’avoir un système de management efficace sont les suivants :  Utilisation plus efficace des ressources et performance financière améliorée  Meilleure gestion des risques et protection des personnes et de l’environnement  Capacité accrue à délivrer des produits et services améliorés répondant systématiquement aux attentes des clients et autres parties prenantes Les normes de systèmes de management (NMS) résultent d’un consensus international d’experts réunissant tous les acquis de l’expérience dans les domaines du management global, des stratégies en matière de leadership, et de la mise en œuvre de processus et pratiques efficients et efficaces. Les NMS peuvent s’appliquer aux organisations de toutes tailles. 2.2 Normes de management de l’iso et le concept d'une structure- harmonisée Les normes de systèmes de management (NSM) de l’ISO font partie des documents les plus largement utilisés et reconnus que nous publions. On compte notamment des normes telles qu’ISO 9001, ISO 14001 et ISO 50001, qui s’appliquent respectivement au management de la qualité, au management environnemental et au management de l’énergie. En réalité, il existe plus de 80 NSM. Cela représente beaucoup d’informations utiles et même les utilisateurs de normes expérimentés trouveront peut-être intéressant de consulter la liste complète des NSM ou d’en savoir plus sur le fonctionnement des NSM. 3 Rédiger une procédure simple et efficace De nombreuses situations requièrent un guide simple et efficace pour faciliter le travail d'un collaborateur. Ainsi outillé, il peut exécuter ses tâches vite et bien. Les responsables qualité apportent une différence entre ce document et le mode opératoire, qui lui, décrit très précisément les tâches à accomplir. Pour être accessible à tous, ce dossier 7 méthode s'inscrit dans le sens plus commun de la procédure sans entrer dans la précision sémantique des systèmes qualités. 4 A quoi servent les procédures ? Une procédure permet de décrire l'ensemble des tâches réalisées par un employé, elle est considérée comme une règle définissant la manière avec laquelle l'employé doit accomplir son activité. La procédure peut être rédigée sous forme de textes, de logigrammes, d’images ou même d’enregistrements vocaux ou vidéo. Les procédures sont des règles formalisées et normalisées du processus, c’est-à-dire que lorsqu'une procédure est formalisée (écrite), elle fait partie d'un processus d'activité. Le manuel de procédures peut être considéré comme un guide opératoire ou un référentiel à usage commun pour tous les acteurs de l’entreprise notamment la Direction Générale, les auditeurs internes et les services opérationnels. Il comporte l’ensemble des opérations courantes de l’entreprise, sous la forme d’instructions simples, claires et précises. Cette documentation descriptive qui indique le circuit de traitement des opérations de l’entreprise tout en précisant : uploads/Management/ 0-rediger-une-procedure.pdf