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Dossier 24 fin de pouvoir s’appuyer sur un contrôle d’exploitation fiable, le d

Dossier 24 fin de pouvoir s’appuyer sur un contrôle d’exploitation fiable, le dirigeant doit s’assurer de la qualité des informations requises. L’un des moyens les plus sûrs d’attein- dre cet objectif est de mettre en place un contrôle interne efficace. Il n’existe pas actuelle- ment en France de cadre normé pour définir le contrôle interne. Mettre en place un contrôle interne efficace On considère traditionnellement qu’un bon contrôle interne repose nécessairement sur plusieurs impératifs : une organisation adaptée, des méthodes et procédures appropriées, un personnel de qualité, des protections matérielles et enfin une maîtrise des risques. Une tendance récente au plan international conduit à ériger en « meilleure pratique » le référentiel issu du rapport du COSO (1). Ce dernier repose notam- ment sur trois types d’objectifs (efficacité opéra- tionnelle, respect des lois et réglementations en vigueur et information financière exacte) et sur cinq composants (environnement interne, évaluation des risques, activité de contrôle proprement dite, système d’information et de communication et enfin structure de pilotage de l’ensemble du dispositif). Les risques traditionnels à couvrir Nous allons donc nous livrer à cet exercice pour recenser les bonnes pratiques susceptibles de vous aider dans la maîtrise au quotidien du fonc- A tionnement de votre établissement de restaura- tion. Il convient pour cela d’en identifier les grands risques, qui sont traditionnellement les suivants : - l’exhaustivité de la facturation et des encaisse- ments ; - les achats détournés ou le coulage de stocks ; - la TVA sur place et à emporter (si applicable). De multiples cas de figure existent au sein des établissements de restauration, et cela constitue ici la difficulté de l’exercice auquel nous allons nous livrer. L’exhaustivité de la facturation et des encaissements Mettre en place des procédures visant à assurer que l’intégralité des repas servis est facturée et encaissée constitue une priorité évidente. Toute- fois, nos différentes expériences en tant qu’ex- pert-comptable ou commissaire aux comptes montrent que ceci n’est pas toujours le cas. Le degré d’informatisation peut être plus ou moins important, voire inexistant. Une caisse enre- gistreuse nous paraît toutefois constituer un mini- mum afin de sécuriser les espèces notamment. La localisation physique de la caisse doit être étudiée afin d’assurer une sortie contrôlée du restaurant et empêcher ainsi les resquilleurs ! Le rapprochement entre les repas commandés et la facturation/encaissement peut être géré manuellement de façon simple en distinguant les repas encaissés de ceux à encaisser. Une fois le service terminé, il convient de procéder au comptage des commandes préparées en cuisine puis au rapprochement avec les repas facturés/ 15 avril 2006 - n° 337 La restauration côté chiffres Se livrer à un inventaire des bonnes pratiques en matière de contrôle interne et de suivi de gestion d’un établissement de restauration est un exercice difficile tant la diversité des organisations possibles est grande. Toutefois, il existe des procédures élémentaires que l’on retrouve souvent et que chaque structure peut adapter à sa taille et à ses objectifs car les fondamentaux restent identiques : des procédures d’organisation adaptées et un suivi de gestion efficient. (1) Committee of Sponsoring Organizations. encaissés. Les écarts doivent être expliqués et analysés, et le nombre définitif de repas prépa- rés porté au tableau de bord de l’activité afin de calculer les ratios de suivi habituels. Dans le cas d’une cuisine sous-traitée à une société externe, ce comptage permet de valider la facturation des achats de sous-traitance. On peut utilement rapprocher les numéros des bons de commande (en cas d’utilisation de carnet pré numérotés) avec ceux du récapitulatif des ventes du jour. Les bonnes pratiques peuvent être appuyées par des procédures écrites afin d’encadrer le fonc- tionnement ainsi qu’une informatisation adap- tée à la taille de l’établissement. Divers logiciels existent sur le marché spécifiques aux points de vente de type bars, restaurants ou brasseries mais il conviendra de procéder à une analyse détaillée des besoins préalablement à la mise en place. Il y a lieu d’étudier ou de simuler les verrouilla- ges offerts par la caisse enregistreuse ou par le logiciel. Certains systèmes autorisent la suppres- sion des commandes validées et payées sans qu’aucune trace ne subsiste. L’ouverture du tiroir de caisse peut dans certains cas s’effectuer manuellement (par une clé) en lieu et place de la commande d’ouverture du clavier informatique. Le verrouillage du système permet de limiter les risques d’erreurs et de fraude. Dans le cas de facturation mensuelle des clients réguliers, le lettrage entre facture et règlement doit être tout aussi régulier et les clients relan- cés. Un tableau de suivi des créances douteuses est également utile pour tenir la direction infor- mée de l’évolution de ces dernières. L’existence d’une caisse fermée sous la responsa- bilité d’une personne désignée participe d’une bonne pratique. Le comptage de la caisse doit être journalier et donner lieu à une remise régu- lière des espèces à la banque. L’idéal consiste à séparer les fonctions entre la personne qui compte les espèces et les dépose à la banque de celle qui comptabilise les recettes. Cette sépara- tion des tâches constitue une mesure de sauve- garde des actifs et permet un contrôle interne plus efficient. Le fonds de caisse doit être retracé comptablement et tout écart signalé. Il est tout à fait normal que des écarts en plus et en moins soient signalés du fait des nombreux rendus de monnaie. En revanche, une caisse ne présentant jamais d’écart doit être étudiée, bien qu’elle puisse faire l’objet d’ajustements par les pour- boires. Les pourboires doivent être régulière- ment distribués et non conservés dans une enve- loppe dans la caisse… Nous avons ainsi pu obser- ver jusqu’à un an de pourboires stockés dans l’attente du repas annuel des employés ! La somme atteignait un niveau très élevé, générant un risque conséquent. La procédure des repas/boissons offerts à la clientèle mérite une attention particulière. L’au- torisation par une personne habilitée et la formalisation d’un bon spécifique (afin de ne pas fausser les indicateurs) sont à prévoir. Le choix d’un logiciel Certains logiciels permettent de gérer la prise de commande, la préparation des commandes en cuisine, la facturation et l’encaissement par type de règlement (espèces, chèque, CB, ticket restau- rant…). Les fonctionnalités de ce logiciel doivent être étudiées dans le détail (voir encadré ci-dessous), et il faut s’assurer qu’au minimum les points suivants sont couverts : - ventilation de l’état journalier de caisse par type de repas servis (à des fins analytiques), mode de règlement (cash ou à crédit), type d’encaissement (ticket restaurant, espèces, chèques…), taux de TVA (si applicable) ; n° 337 - 15 avril 2006 25 Hébergement et restauration Hébergement et restauration Une modernisation ratée Un restaurant, créé il y a une vingtaine d’an- nées par le centre d’aide par le travail d’une association, a souhaité, en raison du fort développement de l’activité, se doter d’un système informatique plus intégré. La particularité de ce restaurant est d’ac- cueillir une clientèle de proximité fortement fidélisée et qui dispose, dans certains cas, d’un crédit mensuel. Or, cette particularité n’a pas été intégrée lors du choix du logiciel. Ainsi, le système mis en place n’est pas conçu pour la gestion des comptes clients. La factu- ration n’étant pas prévue de façon automa- tique, ces opérations font donc l’objet d’une opération manuelle à la fin de chaque mois. On imagine aisément la perte d’efficacité engendrée par un logiciel insuffisamment adapté ! Dossier 26 - affectation d’un numéro de facture ; - code client de la gestion commerciale iden- tique à celui de la comptabilité générale ; - affectation sur place / à emporter rapide ; - conformité du calcul des bases de TVA au taux normal et au taux réduit ; - sécurisation du système afin de limiter les annu- lations ou avoirs à un responsable autorisé. L’existence d’un état informatisé de caisse doit être mis à profit pour identifier d’éventuels mouvements de caisse négatifs permettant de cerner les rendus de monnaie sur tickets restau- rant. Le suivi des achats et des stocks De nombreuses procédures sont possibles ainsi que de multiples indicateurs. À notre sens, il faut distinguer les flux d’achats selon leur degré de sensibilité (plus le coût est élevé, plus l’achat est sensible) et de les organiser au moyen de procé- dures plus ou moins détaillées afin de prévenir par exemple le risque de détournement des denrées. La mise en place d’un inventaire mensuel de la cave et/ou des boissons constitue une mesure de sauvegarde des actifs au même titre qu’une sécurisation physique. Elle permet également de fiabiliser le calcul des marges mensuelles. Au-delà, le contrôle des approvisionnements doit s’organiser tant sur le plan qualitatif (nature, aspect, fraîcheur, calibre) que quantita- tif (quantités livrées conformes à la commande, prix correspondant aux conditions d’achats négociées…). Les indicateurs fondamentaux La mesure des réalisations est effectuée à partir d’un ensemble d’indicateurs. Les résultats obte- nus sont ensuite comparés à une norme secto- rielle (peu disponible), à un historique ou à un ratio prévisionnel. Tout écart significatif doit faire l’objet d’une analyse. Inutile de préciser que vos indicateurs doivent être déterminés de façon permanente, uploads/Management/ 02-hebergement-et-restauration.pdf