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1 Guide Utilisateur du Logiciel « WINPHARM » pour la gestion d’officine 2 Table

1 Guide Utilisateur du Logiciel « WINPHARM » pour la gestion d’officine 2 Table des Matières Table des Matières Table des Matières Table des Matières MODULE DES VENTES …………………………………………………………………………………………………………………………………03 Ventes Espèces …………………………………………………………………………………………………………………………………………..03 Ventes par Chèques ……………..…………………………………………………………………………………………………………………….04 Ventes par TPE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………05 Ventes à crédit - Création des clients ……………………………………………………………………………………………………………….06 - Règlement des crédits …………………………………………………………………………………………………………..08 - Situation des crédits clients …………………………………………………………………………………………………..09 Ventes avec remise - Remise par ligne de produit ……………………………………………………………………………………………………10 - Remise par Famille Tarifaire …….……………………………………………………………………………………..11 - 12 - Remise Globale ……………………………………………………………………………………………………………………….13 Ventes Tiers payants ……………………………………….………………………………………………………………………………….14 - 16 Echanges confrères - Création des confrères ……………………..…………………………………………………………………………………….16 - Saisie des échanges en Entrée et en Sortie …………..………………………………………………………….17 - 18 - Consultation des confrères …………………………………….………………………………………………………..18 - 19 Création des produits ………………………………………………………………….……………………………………………………….19 - 20 Création des Fournisseurs ……………………………………………………………………………………………………………………….....21 MODULE DES ACHATS ………………………………………………………………….……………………………………………………………..22 Livraison et réception de la commande ……………………………………..……………………………………………………….22 - 23 Historiques des achats ……………………………………………………………….……………………………………………………….23 - 24 Avoirs fournisseurs ……………………………………………………………………………………………………………………………..24 - 25 MODULE TRAITEMENT ……………………………………………………………………………………………………………………………….26 Journal des ventes - Par produit ………………………………………………………………………………………………………………………………..26 - Par Période ………………………………………………………………………………………………………………………………..27 Travaux fin de jour (arrêté de caisse) …………………………………………………………………………………………………..27 - 28 Travaux fin de mois ……………………………………………………………………………………………………………………………………..28 SERVICE APRES VENTE ………………………………………………………………………………………………………………………………...29 3 Présentation des Modules de Gestion du Logiciel « WINPHARM » de Gestion d’Officine Après l’installation du logiciel, l’utilisateur aura le loisir de découvrir au lancement de l’application les modules suivants : 4 MODULE DES VENTES MODULE DES VENTES MODULE DES VENTES MODULE DES VENTES Dans le cas où la quantité est égale à 1 : Désignation ENTREE (ex : DOL ENTREE) Désignation (Espace) Prix ENTREE (ex : DOL (Espace) 15.80 ENTREE) Scanner le produit avec le LECTEUR CODE A BARRE Dans le cas où la quantité est supérieure à 1 : Quantité (Espace) Désignation ENTREE (ex : 2 DOL ENTREE) Quantité (Espace) Désignation (Espace) Prix ENTREE (ex : 2 DOL (Espace) 15.80 ENTREE) Quantité (Espace) Scanner le produit avec le LECTEUR CODE A BARRE Dans le cas où la quantité est négative : (-) Quantité (Espace) Désignation ENTREE (ex : -1 DOL ENTREE) (-) Quantité (Espace) Désignation (Espace) Prix ENTREE (ex : -1 DOL (Espace) 15.80 ENTREE) (-) Quantité (Espace) Scanner le produit avec le LECTEUR CODE A BARRE 5 6 VENTES TPE CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> SAISIE DES PRODUITS --> VALIDER --> MODE (TPE) --> OK 7 8 CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> SAISIE DES PRODUITS --> VALIDER --> MODE (CREDITS) --> SAISIE DU CODE CLIENT ou UTILISER POUR CHERCHER LE NOM DU CLIENT SUR LA LISTE --> SELECTIONNER LE CLIENT SOUHAITÉ --> OK 3- RÈGLEMENT DES CRÉDITS CLIENTS : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> Réglt/Récap. Client --> Règlement --> SAISIE DU CODE CLIENT ou UTILISER POUR CHERCHER LE NOM DU CLIENT SUR LA LISTE --> SELECTION DU CLIENT SOUHAITÉ --> SAISIE DU MONTANT DU RÉGLEMENT --> VALIDER --> OK 9 4- SITUATION DES CRÉDITS CLIENTS : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> Réglt/Récap. Client --> Récap. Client --> SAISIE DU CODE CLIENT ou UTILISER POUR CHERCHER LE NOM DU CLIENT SUR LA LISTE --> SELECTION DU CLIENT SOUHAITÉ --> SAISIE DE L’INTERVALLE DE DATE --> LANCER 10 Nous permet de consulter pour chaque client, le détail de ses crédits, avoirs et règlements dans l’intervalle de temps que l’utilisateur déterminera. 5- SITUATION GLOBALE DES CRÉDITS CLIENTS : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> Réglt/Récap. Client --> Situation Cette situation nous donne la liste de tous les clients avec les dates du dernier crédit et du dernier règlement, le montant dû et aussi le total crédit de tous les clients. 11 1- REMISE PAR LIGNE DE PRODUIT : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> SAISIE DES PRODUITS --> SASIE DE LA REMISE EN % ET SUR LA LIGNE DE CHAQUE PRODUIT --> VENTE ESPECE 2- REMISE PAR FAMILLE TARIFAIRE : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> SAISIE DES PRODUITS --> VALIDER --> BOUTON PERSONNEL --> SASIE DE LA REMISE EN % ET SUR LA LIGNE DE CHAQUE FAMILLE TARIFAIRE --> OUI --> VALIDER --> OK 12 13 3- REMISE GLOBALE (EN VALEUR) : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> SAISIE DES PRODUITS --> VALIDER --> BOUTON PERSONNEL --> MODIFIER LE CHAMP ‘MONTANT A PAYER’ --> OUI --> VALIDER --> OK 14 VENTES TIERS PAYANT 1- PARAMETRAGE DES PRODUITS TIERS PAYANT CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> GBASE --> PRODUIT --> SAISIE DU PRODUIT TIERS PAYANT --> MODIFIER --> INSERER LA LETTRE ‘O’ SUR LE CHAMP « AMO 2016 » --> OK --> OK 15 2- SAISIE D’UNE VENTE TIERS PAYANTS : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> COCHEZ LA CASE ‘TIERS PAYANT’ --> SAISIE DES PRODUITS --> VALIDER --> CHOIX DE L’ORGANISME (CNSS/CNOPS) --> MODIFIER LE TAUX DE REMBOURSEMENT (VOIR PRISE EN CHARGE) --> INSERER LE NOM DU PATIENT + N° IMMATRICULATION + N° DOSSIER + N° PRISE EN CHARGE --> INSERER LE NON DU MEDECIN TRAITANT --> OK --> OK --> OUI (POUR IMPRESSION DE LA FACTURE TIERS PAYANT) 16 ECHANGES CONFRERES 1- CREATION DES CONFRERES : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> GBASE --> CONFRERE --> AJOUTE --> OK 17 2- SAISIE DES ECHANGES ENTREE/SORTIE : CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> ECHANGES : ENTREE / SORTIE ECHANGES EN ENTREE 18 ECHANGES EN SORTIE 3- CONSULTATION DES CONFRERES : a- INDIVIDUELLE CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> ECHANGES --> CONSULTATION CONFRERE --> SAISIE DU CODE DU CONFRERE ou UTILISER POUR CHERCHER LE NOM DU CONFRERE SUR LA LISTE --> SELECTION DU CONFRERE SOUHAITÉ --> SAISIE DE L’INTERVALLE DE DATE --> LANCER 19 NB : Possibilité de visualiser le détail des échanges effectués par produit, en cliquant sur le bouton ‘détail’. b- GLOBALE CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> ECHANGES --> CONSULTATION GLOBALE CREATION DES PRODUITS CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> G BASE --> PRODUIT --> AJOUT --> REMPLIR LES CASES CORRESPONDANTES --> GENERAL --> OK --> OK 20 Pour renseigner le prix et la date de péremption on passe par le bouton Général, et l’écran se présente comme suit ; Nous remarquons que nous avons la possibilité d’avoir trois prix différents pour un même produit, et par conséquent d’avoir trois stocks et trois dates de péremptions. 21 CREATION DES FOURNISSEURS CHEMIN : VENTES --> SAISIE DES VENTES --> G BASE --> FOURNISSEUR --> AJOUT --> CHOIX DU TYPE DU FOURNISSEUR (GROSSISTE ou LABORATOIRE) --> REMPLIR LES CASES CORRESPONDANTES --> OK a) CODE FOURNISSEUR (4 CARACTERES) b) RAISON SOCIAL a b 22 MODULE DES ACHATS MODULE DES ACHATS MODULE DES ACHATS MODULE DES ACHATS Ce module permet d’effectuer l’ensemble des opérations ayant un rapport avec l’approvisionnement des produits, soit en effectuant une saisie direct de notre commande (BL) ou bien de demander assistance au logiciel WINPHARM pour faire une proposition automatique de la commande. L’exécution de ce module vous permet d’effectuer les tâches suivantes : a) Saisie et validation des BLs b) Visualisation et suivi des BLs saisis (HISTORIQUE) c) Création et suivi des règlements des fournisseurs (échéancier) 1- LIVRAISON ET RECEPTION DE LA COMMANDE : CHEMIN : ACHATS --- > LIVRAISON --- > RECEPTION --- > SELECTION DU TYPE DE FOURNISSEUR (GROSSISTE OU LABORATOIRE) --> SAISIE DU CODE OU UTILISER POUR CHOISIR LE FOURNISSEUR SOUHAITÉ---> COMMANDE --- > OUI -- > SAISIE DES PRODUITS ET LES DATES DE PEREMPTION --- > OK --- > SAISIE DU N° DU BL ET LA DATE --- > CONFIRMER 23 2- HISTORIQUE DES ACHATS : CHEMIN : ACHATS --- > LIVRAISON --- > HISTORIQUE --- > HISTORIQUE GENERAL --> CHOIX DU TYPE DE RECHERCHE (GLOBALE ou par FOURNISSEUR) --> SAISIE DU CODE OU UTILISER POUR CHOISIR LE FOURNISSEUR SOUHAITÉ---> INSERER L’INTERVALLE DE DATE --- > LANCER 24 3- GESTION DES AVOIRS FOURNISSEURS : a- SAISIE DES AVOIRS CHEMIN : ACHATS --- > AVOIRS --- > FOURNISSEURS --> SAISIE DU CODE OU UTILISER POUR CHOISIR LE FOURNISSEUR SOUHAITÉ---> SAISIE DES PRODUITS Ȧ RETOURNÉS --- > OK b- VALIDATION DES AVOIRS CHEMIN : ACHATS --- > AVOIRS --- > SUIVI FOURNISSEURS --> SAISIE DU CODE OU UTILISER POUR CHOISIR LE FOURNISSEUR SOUHAITÉ---> INSÉRER LES QUANTITÉS ACCEPTÉES/REFUSÉES--> SAISIE DU N° BLA--- > CONFIRMER --> OUI 25 26 MODULE TRAITEMENT MODULE TRAITEMENT MODULE TRAITEMENT MODULE TRAITEMENT 1- JOURNAL DES VENTES : a- PAR PRODUIT CHEMIN : TRAITEMENTS --- > JOURNAL --- > PAR PRODUIT --> LANCER Ce journal nous donne la liste de tous les produits vendus pendant la journée en cours, en nous indiquant la quantité vendue, avec possibilité de visualiser le stock de ces derniers en cliquant sur l’interrupteur ‘Visu du stock’. b- PAR PÉRIODE CHEMIN : TRAITEMENTS --- > JOURNAL --- > MOUVEMENTS PRODUITS PAR PÉRIODE --> LANCER 27 Ce journal nous donne la liste de tous les produits vendus pendant une période donnée, ainsi que tout type de mouvements que ces derniers ont pu subir (achats, échanges, avoirs, …), avec possibilité de visualiser le stock de ces derniers en cliquant sur l’interrupteur ‘Visu du stock’. 2- TRAVAUX DE FIN DE JOURNÉE uploads/Marketing/ guide-winpharm.pdf