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GDF SUEZ – Ethics in Practice 1 GUIDELINES “Ethics in Practice” GUIDE « LES PRA

GDF SUEZ – Ethics in Practice 1 GUIDELINES “Ethics in Practice” GUIDE « LES PRATIQUES DE L’ÉTHIQUE » GDF SUEZ – Ethics in Practice 3 A demanding ethical commitment 4 Unifying practices at all levels 6 How to communicate regarding an ethical problem? 14 Key day-to-day ethical reference points 18 Un engagement éthique exigeant p. 4 Des pratiques fédératrices à tous les niveaux p. 6 Comment communiquer sur un problème d’éthique ? p. 14 Les repères clés de l’éthique au quotidien p. 18 4 GDF SUEZ – Ethics in Practice It is up to all employees in their day-to-day behavior, in the way they do their jobs and in their business dealings with others to apply the Group’s values and ethics principles: Acting in accordance with laws and regulations. Establishing a culture of integrity. Behaving fairly and honestly. Respecting others. Each person should seek to use good sense and judgment in his/her actions, which is why it is normal and natural to discuss the ethical questions and dilemmas inherent in any professional activity with colleagues and line managers. Identifying ethical acts and avoiding mistakes are processes that contribute to the The GDF SUEZ Group’s Ethics Charter sets the general framework for the professional behavior of each of the Group’s employees. The purpose of these Guidelines – “Ethics in Practice” – is to explain how the general framework is to be applied. By their nature, these Guidelines cannot cover all situations that may be encountered. A Demanding Ethical Commitment Q&A: To whom are these Practical Guidelines aimed? They are aimed at the board members of GDF SUEZ Group entities and at employees (permanent or temporary) of Group entities, and at any person seconded from an outside company to a Group entity. 4 GDF SUEZ – Les pratiques de l’éthique Il revient à chaque collaborateur de faire vivre les valeurs du Groupe ainsi que ses principes éthiques : agir en conformité avec les lois et les réglementations, ancrer une culture d’intégrité, faire preuve de loyauté et d’honnêteté, respecter les autres, à travers ses comportements quotidiens, dans l’exercice de son métier comme dans les relations d’affaires, avec l’ensemble des interlocuteurs qu’il côtoie. Chacun doit s’efforcer d’agir avec bon sens et discernement, raison pour laquelle il est normal et naturel d’évoquer avec ses collègues, comme avec sa hiérarchie, les questions et dilemmes éthiques inhérents à l’exercice de toute activité professionnelle. La Charte éthique du Groupe GDF SUEZ fixe le cadre général dans lequel doit s’inscrire le comportement professionnel de chacun de ses collaborateurs. Le présent guide « Les pratiques de l’éthique » a pour objectif de détailler les modalités d’application du cadre général. De par sa nature, ce guide ne vise pas toutes les hypothèses pouvant être rencontrées. Un engagement éthique exigeant Question / Réponse À qui s’adresse ce guide ? Il s’adresse aux administrateurs des sociétés du Groupe GDF SUEZ et aux collaborateurs salariés (permanents ou temporaires) des entités du Groupe, ainsi qu’à toute personne détachée par une entreprise tierce auprès d’une entité du Groupe. GDF SUEZ – Ethics in Practice 5 pursuit of excellence. Ethical behavior requires both personal and team commitment. Because of the specific responsibilities they exercise, managers must convey GDF SUEZ’s ethical principles to the employees under their authority. They are also responsible for deploying and implementing the Ethics policy and the Compliance policy in the organization of the operational and functional sectors of the Group’s entities. Managers are therefore obliged, not only to give their employees practical information on the rules that they must follow, but also to ensure that these rules are understood. They must also provide guidance and encourage their employees to discuss their ethical concerns and their questions regarding the appli- cation of the rules. They should not hesitate to inform their line manager or the entity’s ethics officer of any difficulties encoun- tered in applying this policy. Finally, it is up to managers to verify that their employees correctly follow the rules they are required to apply. However, it is primarily through the example of their own behavior that managers communicate the message of ethical practice and the meaning of compliance to their employees. Everyone, regardless of their function, is responsible for their own behavior and has to accept the consequences of their decisions. If anyone commits an unethical act, depending on the circumstances, he or she is liable to disciplinary and ad- ministrative action, and perhaps, even legal civil or criminal penalties. The enforcement of these penalties forms part of the regulations applicable within their entity. In the case of an unethical instruction, both the person carrying it out and the person giving it are at fault. Anyone pressurized to act against the principles of GDF SUEZ or against their own conscience should feel free to speak about it to someone who can give them guidance. Action point Applying the principle of subsidiarity The Group’s ethical documents set down rules and general principles. Group entities are expected to apply and adapt them under the principle of subsidiarity, in keeping with local rules and the policies set by the management of the entity. For example, the Group accepts the principle of gifts, provided that they are reasonable; there should never be any doubt as to the honesty, independence and objectivity of the giver and of the recipient. Obviously, a converse policy applies to the giving of gifts in countries where the law prohibits such practices. Within legal parameters, the Group policy can also be adjusted to incorporate thresholds on the value of gifts, within the discretion of an entity’s management. Locally, managers must give their employees clear instructions regarding the thresholds on the value of gifts. GDF SUEZ – Les pratiques de l’éthique 5 Discerner les actes éthiques et éviter les erreurs sont des préoc- cupations qui vont dans le sens de la recherche de l’excellence. Elles impliquent autant l’engagement personnel que l’enga- gement des équipes. En raison des responsabilités particulières qu’il exerce, le mana- ger doit porter les principes éthiques de GDF SUEZ auprès de ses collaborateurs. Il est aussi responsable du déploiement et de la mise en œuvre de la politique d’éthique et de la politique de compliance dans les modes d’organisation opérationnels et fonctionnels des entités du Groupe. Ainsi, il est tenu, non seulement d’informer ses collaborateurs de manière pratique et concrète sur les règles qu’ils doivent observer, mais aussi de s’assurer de leur compréhension. Il doit également conseiller ses collaborateurs et les encou- rager à lui faire part de leurs interrogations éthiques et de leurs questions concernant l’application des réglementations. Il ne doit pas hésiter à signaler à sa hiérarchie ou au déontologue de l’entité les difficultés qu’il peut rencontrer dans l’application de cette politique. Il lui appartient de vérifier que ses collabora- teurs respectent convenablement les règles qu’ils doivent appliquer. Mais, c’est d’abord par l’exemplarité de son propre comportement que le manager fait passer le message de l’éthique et le sens de la conformité à ses collaborateurs. Chacun, quelle que soit sa fonction, est responsable de son propre comportement et assume les conséquences de ses choix. S’il commet un acte contraire à l’éthique, il s’expose, selon le cas, à des sanctions disciplinaires, administratives, civiles ou pénales ; l’application de ces sanctions s’inscrit dans le cadre des réglementations en vigueur dans son entité. Exécuter un ordre non éthique engage la responsabilité de l’exécutant et de l’ordonnateur. Celui qui subit des pressions afin d’agir en contradiction avec les principes de GDF SUEZ ou contre sa conscience est invité à en parler à une personne susceptible de l’aider. À faire APPLIQUER LE PRINCIPE DE SUBSIDIARITÉ Les documents éthiques du Groupe définissent des règles et des principes généraux. Les entités sont invitées à les appliquer et à les décliner selon le principe de subsidiarité, en fonction des règles locales et de la politique déterminée par le management de l’entité. À titre d’exemple, le Groupe accepte le principe des cadeaux dans la mesure où ceux-ci restent raisonnables ; il ne doit jamais y avoir de doute quant à l’honnêteté, l’indépendance et l’objectivité des donateurs et bénéficiaires. Il est bien sûr nécessaire que cette règle soit adaptée en une politique d’interdiction de cadeaux dans un pays où la loi l’impose. Elle peut également être complétée par des obligations fixant des seuils de valeur des cadeaux dans une entité où le management le souhaiterait. Localement, les managers doivent donner à leurs collaborateurs des indications claires sur les seuils de valeurs des cadeaux. 6 GDF SUEZ – Ethics in Practice Unifying Practices at All Levels These principles are structured within three circles. The Circle of the Group The first field of application of GDF SUEZ’s ethics princi- ples is the circle comprising the Group’s employees, Group entities and shareholders. Employees At all levels, GDF SUEZ sets demanding standards for harmony in human relations. In this respect, every individual is responsible for maintaining the right physical and psychological conditions for all employees to work effectively and comfortably. This means that respect for the individual is paramount uploads/Philosophie/ guidelines-ethics-in-practice.pdf