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SECRETARIAT EXECUTIF DU G5 SAHEL ***************************** Cabinet Conseil

SECRETARIAT EXECUTIF DU G5 SAHEL ***************************** Cabinet Conseil en Stratégie, Développement Organisationnel et Ressources Humaines Tél. : (00226) 25 37 12 93 – Fax. : (0026) 25 37 85 70 info@yonsassociates.com – www.yonsassociates.com 1 APPUI-ACCOMPAGNEMENT A L’IMPLEMENTATION DU NOUVEAU DISPOSITIF ORGANISATIONNEL ET FONCTIONNEL DU SE-G5-SAHEL ************ MANUEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Avril 2020 Coaching Formation Management des Ressources Humaines Développement Organisationnel Stratégie TABLE DES MATIERES PREAMBULE____________________________________________________________________7 LISTE DES ACRONYMES___________________________________________________________8 I - Présentation du Manuel de GRH_________________________________________________9 Finalité______________________________________________________________________________9 Enoncé de politique___________________________________________________________________9 Dispositions, processus et procédures particulières_________________________________________9 But du manuel de GRH________________________________________________________________________9 Champ d’application__________________________________________________________________________9 Sources du manuel de GRH____________________________________________________________________9 Meilleures pratiques internationales_____________________________________________________________10 Dispositions relatives aux contrats individuels_____________________________________________________10 Approbation du manuel_______________________________________________________________________10 Structure du manuel de GRH__________________________________________________________________10 Restrictions et exceptions_____________________________________________________________________10 Amendement et actualisation du manuel de GRH__________________________________________________11 Langue source______________________________________________________________________________11 Diffusion des versions actualisées______________________________________________________________11 II - Fonction du manuel de Procédures de GRH du SE du G5 Sahel______________________12 Finalité_____________________________________________________________________________12 Enoncé de politique__________________________________________________________________12 Dispositions, processus et procédures particulières________________________________________12 Le Secrétaire Exécutif________________________________________________________________________12 Le Directeur de l’administration, des Finances et des Ressources Humaines_____________________________12 Le Chef de la Division Ressources Humaines_____________________________________________________13 III - Planification des RH au G5 Sahel_____________________________________________14 Finalité_____________________________________________________________________________14 Enoncé de politique__________________________________________________________________14 Dispositions, processus et procédures spécifiques__________________________________________14 Description de la planification des RH___________________________________________________________14 Le processus de planification des ressources humaines______________________________________________14 Redéploiement du personnel___________________________________________________________________15 Utilisation des descriptions d’emploi____________________________________________________________15 IV - Recrutement et intégration du personnel________________________________________16 Finalité_____________________________________________________________________________16 4.2 Personnel chargé de la Coordination et du Pilotage__________________________________16 Secrétaire Exécutif__________________________________________________________________________16 Les Chefs de département_____________________________________________________________________16 4.3 Personnel de recrutement interétatique____________________________________________17 4.4 Personnel de recrutement local___________________________________________________17 p.2 4.5 Catégorisation_________________________________________________________________17 Catégories Hors cadre (HC) :__________________________________________________________________17 Catégories A :______________________________________________________________________________17 Catégories B :______________________________________________________________________________17 Catégories C :______________________________________________________________________________17 Catégories D:______________________________________________________________________________17 Enoncé sommaire de la politique_______________________________________________________18 V - Fichier du personnel_________________________________________________________55 Finalité de la politique________________________________________________________________55 Enoncé sommaire de la politique_______________________________________________________55 Dispositions, processus et procédure spécifiques__________________________________________55 Documents pertinents________________________________________________________________________55 Changements d’informations relatives au fichier du personnel________________________________________55 Consultation du fichier du personnel____________________________________________________________56 VI – CONTRAT DE TRAVAIL____________________________________________________57 6.2 Différents types de contrat de travail_________________________________________________57 6.3 Contenu du contrat de travail______________________________________________________57 6.4 . Conclusion du contrat de travail___________________________________________________58 6.6 Période d'essai_________________________________________________________________60 6.7. Modification du contrat de travail__________________________________________________60 6.8 . Rupture du contrat de travail___________________________________________________60 VII - Formation________________________________________________________________63 Finalité de la politique________________________________________________________________63 Enoncé sommaire de la politique_______________________________________________________63 Dispositions, processus et procédure spécifiques__________________________________________63 Définition_________________________________________________________________________________63 Formes de formation_________________________________________________________________________63 Formation diplômante________________________________________________________________________63 Formation de courte durée____________________________________________________________________63 Evaluation des besoins de formation____________________________________________________________63 Nature de l’assistance fournie__________________________________________________________________64 VIII - Rémunération du personnel_________________________________________________65 Finalité_____________________________________________________________________________65 IX - Congés____________________________________________________________________81 Finalité_____________________________________________________________________________81 Enoncé sommaire de la politique_______________________________________________________81 X - Voyages & Missions__________________________________________________________85 Finalité_____________________________________________________________________________85 Enoncé sommaire de la politique_______________________________________________________85 XI - Heures de travail, jours fériés________________________________________________104 Finalité___________________________________________________________________________104 p.3 Exposé sommaire/Enoncé de politique__________________________________________________104 Dispositions, processus et procédures spécifiques_________________________________________104 Heures de travail___________________________________________________________________________104 Semaine de travail__________________________________________________________________________104 Heures de début et de fin____________________________________________________________________104 Heures supplémentaires_____________________________________________________________________104 Jours fériés_______________________________________________________________________________105 Absence du service_________________________________________________________________________105 XII - Directives générales pour le comportement_____________________________________106 Finalité___________________________________________________________________________106 Exposé sommaire/Enoncé de politique__________________________________________________106 Dispositions, processus et procédures spécifiques_________________________________________106 Communication interne______________________________________________________________________106 Représentant du personnel___________________________________________________________________106 Conflits d’intérêts__________________________________________________________________________106 Code de conduite des activités________________________________________________________________107 Interdiction de fumer________________________________________________________________________107 Harcèlement au travail______________________________________________________________________107 XIII - Evaluation des performances_______________________________________________108 Finalité___________________________________________________________________________108 Enoncé sommaire de la politique______________________________________________________108 Dispositions, processus et procédures spécifiques_________________________________________108 Etape (ou composantes) de l’évaluation de la performance_________________________________________126 Etape 1: Elaboration de plans de travail individuels_______________________________________________126 Etape 2: Evaluation formelle de la performance__________________________________________________126 Etape 3: Mise en œuvre des décisions de l’évaluation de la performance_______________________________126 Etape 4: Suivi de l’évaluation de la performance_________________________________________________127 XIV - Politique genre___________________________________________________________128 Finalité___________________________________________________________________________128 Enoncé sommaire de la politique______________________________________________________128 Dispositions, processus et procédures spécifiques_________________________________________128 Concept de genre___________________________________________________________________________128 Objectifs et buts de la politique du genre________________________________________________________128 Principes directeurs et éléments clés de la politique________________________________________________129 XV - Politique de sécurité en milieu de travail_______________________________________130 Finalité___________________________________________________________________________130 Enoncé sommaire de la politique______________________________________________________130 Dispositions, processus et procédures spécifiques_________________________________________130 Rôle du G5 Sahel en matière de sécurité________________________________________________________130 Rôle du personnel/employé en matière de santé et de sécurité________________________________________131 Responsabilités du chef de la division Ressources Humaines________________________________________131 XVI : REGIME DE PROTECTION SOCIALE ET MEDICALE_______________________132 Finalité___________________________________________________________________________132 Sécurité Sociale_____________________________________________________________________132 p.4 Assurance Maladie__________________________________________________________________132 XVII - Procédure disciplinaire et de traitement des griefs______________________________133 Finalité___________________________________________________________________________133 Exposé sommaire/Enoncé de politique__________________________________________________133 Dispositions, processus et procédures spécifiques_________________________________________133 Définitions________________________________________________________________________________133 Procédures disciplinaires____________________________________________________________________133 Exemples de fautes ou d’infractions mineures____________________________________________________134 Exemples de fautes ou d’infractions graves______________________________________________________134 Sanctions pour faute________________________________________________________________________135 Droit de recours____________________________________________________________________________135 Procédures de traitement des griefs____________________________________________________________136 Dossiers et procès-verbaux___________________________________________________________________136 XVIII - Cessation d’emploi______________________________________________________137 Finalité___________________________________________________________________________137 Enoncé sommaire de la politique______________________________________________________137 Dispositions, processus et procédures spécifiques_________________________________________137 Types de cessation d’emploi couverts__________________________________________________________137 Préavis de démission________________________________________________________________________137 Décès d’un employé________________________________________________________________________137 Résiliation motivée_________________________________________________________________________138 Paiements dus à l’employé___________________________________________________________________138 Entrevues de départ/de fin de service___________________________________________________________138 XIX – PROTECTION EN CAS DE DENONCIATION________________________________139 p.5 PREAMBULE Ce manuel de Gestion des Ressources Humaines a été élaboré pour le SE du G5 Sahel et son personnel. Les politiques de Ressources Humaines qui y sont énoncées sont conçues pour répondre aux besoins de l’organisation et à ceux du personnel, mais d’autres facteurs doivent aussi être considérés : le droit international public, les meilleures pratiques en matière de Gestion des Ressources Humaines , les orientations stratégiques données par la conférence des Chefs d’Etat , la capacité d’assurer la rénumèrationrémunération du personnel de G5 Sahel (salaires et autres périphériques ) et ses priorités conformément à la Stratégie pour le Développement et la Sécurité (SDS) et au PIP . Ces politiques doivent être appliquées systématiquement, largement diffusées et révisées au besoin. Le Secrétariat Exécutif supervise l’élaboration des politiques en matière de gestion des ressources humaines. Les politiques décrites dans le présent Manuel de gestion des ressources humaines s’appliquent à toutes les personnes employées au sein du SE du G5 Sahel quels que soient leur catégorie et leur mode de recrutement. Le Secrétariat Exécutif de concert avec son personnel-cadre, a la responsabilité d’interpréter ces politiques, de les mettre en vigueur, d’en surveiller l’application. Les politiques sont réexaminées tous les trois ans. Les différentes catégories de personnel sont invitées à commenter les politiques existantes ou à transmettre leurs propositions de nouvelles politiques. Les questions concernant les politiques doivent être adressées au supérieur hiérarchique direct ou à la DAFRH à travers la Division des Ressources Humaines. p.6 LISTE DES ACRONYMES ANO AVIS DE NON OBJECTION CM CONSEIL DES MINISTRES CNAM CAISSE NATIONALE D’ASSURANCE MALADIE CNSS CAISSE NATIONALE DE SECURITE SOCIALE CV CURRICULUM VITAE DAFRH DIRECTION/DIRECTEUR DE L’ADMINISTRATION, DES FINANCES ET DES RESSOURCES HUMAINES GPEC GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES GRH GESTION DES RESSOURCES HUMAINES HC HORS CADRE OD ORDRE DE MISSION PCM PRESIDENT DU CONSEIL DES MINISTRES PIP PROGRAMME D’INVESTISSEMENTS PRIORITAIRES PTA PROGRAMME/PLAN DE TRAVAIL ANNUEL PTBA PROGRAMME DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL RH RESSOURCES HUMAINES SDS STRATEGIE POUR LE DEVELOPPEMENT ET LA SECURITE SE SECRETAIRE EXECUTIF/SECRETARIAT EXECUTIF TDR TERMES DE REFERENCE p.7 I - Présentation du Manuel de GRH Finalité 1.1. Décrire les principes ayant régi l’élaboration du Manuel de GRH, y compris le contexte , le but et l’utilité. Enoncé sommaire de la politique 1.2. Le but principal du manuel de GRH est de fournir au SE du G5 Sahel un mécanisme de mise en œuvre de politiques et pratiques cohérentes qui guident la gestion des ressources humaines au sein de l'Institution. Dispositions, processus et procédures particulières But du manuel de GRH 1.3. Le but principal du manuel de GRH est de fournir au SE du G5 Sahel la capacité et le mécanisme nécessaires pour développer et mettre en œuvre des politiques et pratiques cohérentes qui guident la gestion des ressources humaines au sein de l'Institution. L’application à égalité d’une politique cohérente et transparente à tous les employés contribue à motiver et à régler les différends se rapportant aux droits. Le manuel sert les intérêts du SE du G5 Sahel en tant qu’employeur (en fournissant des directives visant à faciliter une prise de décision cohérente et équitable) et ceux des membres de son personnel (en précisant leurs droits et leurs obligations). Champ d’application 1.4. Les dispositions du manuel s'appliquent uniquement aux personnes employées à temps plein ou sur la base d’un contrat. Sources du manuel de GRH 1.5. Le contenu du manuel de GRH est tiré de plusieurs sources qui sont brièvement décrites ci- dessous. p.8 Meilleures pratiques internationales 1.6. Le manuel inclut également les meilleures pratiques universelles en matière de Gestion des Ressources Humaines au sein des organisations inter-gouvernementales. La connaissance des politiques, règles et pratiques d'autres organisations telles qu’établies par des études spécifiques ainsi que l’expérience du personnel du G5 Sahel ont servi de base. Dispositions relatives aux contrats individuels 1.7. Le manuel de GRH s'appuie également sur les dispositions des contrats individuels des employés du SE du G5 Sahel tout en respectant l'inviolabilité des contrats individuels. Il vise à garantir que les dispositions de ces contrats sont conformes, justes et équitables. Approbation du manuel 1.8. Le manuel de GRH est délivré sous l'autorité du Secrétariat Exécutif du G5 Sahel qui le soumet aux instances habilitées pour sa gestion. Par conséquent, toute révision ou modification du manuel devrait être approuvée par le Secrétariat Exécutif. Structure du manuel de GRH 1.9. Le manuel est structuré de manière à fournir des lignes directrices claires et succinctes sur les éléments ou aspects de la politique du G5 Sahel en matière de GRH. Pour chaque politique l’intitulé, la finalité et la description sont fournis et suivis de précisions sur les processus, procédures et dispositions. Ces déclarations sont assorties de uploads/Politique/ 3-manuel-grh-g5-sahel-ok.pdf