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Matrice des recommandations Préparé par: CHERGUI Oumayma RIFKI Meryem TALAA Asm

Matrice des recommandations Préparé par: CHERGUI Oumayma RIFKI Meryem TALAA Asmae Demandé par : Mme CHERQAOUI Meryem Plan: INTRODUCION Partie 1 : Définition, Objectifs , Mise en œuvre et Suivi des recommandations . Partie 2 : Cas Pratique d’une Matrice des Recommandations . CONCLUSION 2 INTRODUCTION Le document final de la mission d'Audit a pour rôle la transmission de l'information de maitrise ou non du domaine audité à toute l'hiérarchie, en précisant toutes les faiblesses et les mesures à prendre pour la résolution des risques opérationnels. Ce rapport représente aussi un outil de travail pour l'audité, un outil indispensable pour ne plus commettre les même failles. Lors de la rédaction de ce rapport, l'auditeur doit rappeler le plan d'action et les objectifs de la mission, et décrire l'organisation de la fonction auditée. Les constats, les recommandations, et les réponses aux recommandations constituent le corps du rapport ainsi qu'en conclusion, il est nécessaire d'aborder une synthèse brève et précise nommée « la lettre du Président ». 3 L'auditeur dans la phase de finalisation , doit : Formuler les recommandations nécessaires et de les établir sous forme d’une matrice . Elaborer le rapport d'audit et l'envoyer à la direction générale et aux responsables concernés.  Elaborer un plan d'action pour le suivi de la mise en œuvre des recommandations .  Enfin s'assurer de la mise en place des recommandations retenues. 4 Matrice des recommandations Partie 1 : Définitions ,objectifs , mis en œuvre et suivi des recommandations Matrice des recommandations 5 1.Définition : La matrice des recommandations est un tableau qui met en confrontation les problèmes détectés par un auditeur et les recommandations appropriés dans un délai déterminé. Donc, les recommandations sont des observations figurées dans le projet du rapport , et sont présentés en fonction de leurs importances et qui indiquent aux entités auditées des améliorations à apporter afin de corriger les lacunes les plus graves signalées Matrice des recommandations 6 les recommandations s’appliquent pour tous les types d’audits (produits, processus, système, audit fournisseur, …) et tous les référentiels (QSE, RH, Finances, …). l’auditeur doit avoir pour objectif final, la proposition des recommandations et de solutions devant permettre de pallier aux risques courus par l’entreprise. 7 Matrice des recommandations 2- Objectifs: Supprimer les dysfonctionnements et les problèmes situés dans l’entreprise. Assurance raisonnable en matière de maitrise des risques.  Avoir de la pertinence et de l'efficacité des opérations réalisées par l'entreprises. 8 Matrice des recommandations • Analyser les causes • Élaborer les recommandations • Documenter les observations d’audit 3- Analyse des causes, élaboration des recommandations 9 Matrice des recommandations Acteurs Outils 1 – Analyser les causes: Afin de remédier de façon durable au dysfonctionnement(écart entre le référentiel et la situation constatée au sein du domaine audité), l’auditeur doit en analyser en profondeur les raisons. Auditeurs Audités Diagramme Cause / Effet 2 – Élaborer des recommandations: Une recommandation est l’expression d’une mesure qui vise à renforcer l’efficacité du contrôle. Il est possible que pour corriger un dysfonctionnement donné, il existe plusieurs solutions (mesures correctives). Le choix de la mesure corrective qui fera l’objet de la recommandation sera déterminé par des considérations de coût, rapidité de mise en œuvre, facilité de réalisation Auditeurs Audités Processus de résolution de problèmes 10 Matrice des recommandations 3 – Documenter les observations d’audit: Une observation d’audit est constituée des éléments suivants : – faits – référentiel – cause – conséquence – conclusion – recommandation (mesure corrective) L’ensemble des étapes ayant été réalisé avec les audités, les observations d’audit, à ce stade, sont des observations d’audit validées. Auditeurs Audités Fiche d’observation 11 Matrice des recommandations 4- Suivi des recommandations Le suivi des recommandations peut être fait par une visite de l’unité audité, l’interview des responsables ou par un questionnaire adressé aux responsables de l’unité audité. Les réponses aux recommandations ne doivent pas dépasser 3 semaines, les audités doivent présenter les réponses aux recommandations des auditeurs qui doivent pousser les audités à prendre position, Ces réponses permettent de finaliser le plan d’action. 12 Matrice des recommandations Lors du suivi des recommandations, l'auditeur doit s'assurer de la mise en place des recommandations retenues en : Vérifiant avec l'auditée le degré d'avancement de la mise en place des recommandations Recenser les recommandations selon le degré d'avancement (réalisée, encours, non réalisées). S'assurer par des tests que les recommandations réalisées sont effectivement mises en place. S'assurer des délais et justifier les éventuels retards pour les recommandations en cours de validation. Analyser les raisons et les difficultés de mise en place des recommandations non encore réalisées. 13 Matrice des recommandations Apporter éventuellement les aménagements ou les corrections nécessaires :  Nouvelles actions. Modification des responsabilités.  Nouvelles échéances. Matrice des recommandations 14 Partie 2: Cas pratique « Matrice Des Recommandations » 15 Cas pratique: Audit de Gestion des Stocks De la Société « FAURECIA » Cas pratique: Audit de Gestion des Stocks De la Société « FAURECIA » Matrice des recommandations 16 Faiblesses constatés Risques Recommandations Absence d’un manuel de procédures :Il n’existe pas de manuel de procédures qui traite des différentes opérations effectuées. Les agents apprennent à effectuer leurs taches avec l’expérience. -L’inexistence d’un manuel de procédures laisse le champ libre aux interprétations sur la manière dans les taches doivent être effectuées. L’élaboration d’un manuel de procédures pour la fonction gestion de stock est primordiale . La réception de matière première subit: •Un manque de place. •L’aire de réception est réduite. Risque de rupture Réaménagement des zones de stockage. 17 Matrice des recommandations Absence des bons de réception •Risque de fraude. •Risque d’enregistrement erroné. -Désignation d’un réceptionniste qui aurait pour mission. -L’établissement de BR pour chaque réception . -le rapprochement entre les BC et les BR. Le contrôle des quantité set de la qualité des livraisons en le matérialisant sur le BR. Conservation des documents -Risque d’omissions. -Risque de non traçabilités des informations portées sur les bons de livraison. -La conservation des documents de réception « BR,BL ,facture » doit se faire par ordre chronologique afin de faciliter des éventuelles. -Recherches concernant les informations portées sur cette réceptions Réception informatique Risque d’erreur La réception informatique doit être faite par les chefs d’équipes afin d’imprimer les étiquettes GALIA de chaque réception. 18 Matrice des recommandations Système d’information « XPPS » -Logiciel de gestion des stocks XPPS non opérationnel. -Revoir le paramétrage des logiciels de gestion des stocks XPPS par le manager du service IT « technologie de l’information » afin que le logiciel XPPS soit opérationnel régulièrement -mise en place d’un nouveau progiciel par exemple : SAP L’inventaire permanent à base d’alertes -l’existence des mouvements non enregistrés, font perdre à l’inventaire permanent sa fiabilité . -Risque de non détection des écarts. -Le magasinier chargé de l’inventaire doit assurer régulièrement : Vérification de la conformité entre les transactions physiques et informatiques . -Vérification de la qualité des renseignements de la fiche du suivi de sortie de matière. -Comparaison des éléments de la fiche avec la déclaration informatique. -Analyse et traitement des écarts. -Vérification informatique du respect de FIFO. 19 Matrice des recommandations Inventaire physique des stocks Non traitement des écarts significatifs d'inventaire des stocks -Établir des notes d'instructions détaillées relatives au prix d'inventaire des stocks c'est Notes doivent assurer une indépendance des inventoristes par rapport aux responsables habituel déstockée aussi doit permettre de mettre en place les procédures de comptage correct exhaustive des stocks. -Veiller à ce que l'inventaire de fin d'année se déroule dans de bonnes ordre et dans une bonne séparation des taches. Mouvement interne dépend "du magasin 05 vers le magasin 20" -Risque d'omission. -Risque de non traçabilité des informations « quantité référence, désignation,.... ». -risque de rupture de stock. -Chaque sortie de matières premières vers le magasin 20 pour chaque alimentation (composants au rouleaux) le magazine est chargé d'alimentation doit enregistrer le numéro d’étiquette alimenter sur la fiche de suivi de sortie des matières. -Ensuite il faut établir un bon de sortie afin de concilier les deux avec l'enregistrement sur système à la fin de chaque journnée. 20 Matrice des recommandations Règles d'alimentation de la coupe : pour alimenter la coupe en roulant, la déclaration de besoin de cette dernière se fait oralement. -Risque de non traçabilité -Risque d'omission -Pour alimenter la coupe en roulant, l'opérateur doit remplir une carte de déclaration de besoin. -Toutes en indiquant le nom et prénom de l'opérateur la référence, la quantité, et l'heure. -Sur la base de cette carte le magasinier récupère le rouleau à l'aide de L'identification physique et en respectant l'indication (FIFO) de cette référence Les en-cours « WIP » L'absence de visibilité sur la réalité Des encours de production -L'absence de visibilité sur la réalité Des encours de production. -Ces procédures constitue un guide pour le stockage l'emplacement, la quantité, le stock minimum et maximum… Insuffisance de zone du stockage de produits finis "les appuie-têtes, la mousse" -risque sur-stockage -risque de vol -L'opération de stockage appuie-têtes et la mousse après leur production doit se faire dans des zones bien protégé et spécialement à cet effet pour éviter la détérioration 21 Matrice uploads/Politique/ matrice-des-recomm-final.pdf