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2017 © Bieri & Weder GmbH, Medizinischer Lehrmittelverlag Correspondance médica

2017 © Bieri & Weder GmbH, Medizinischer Lehrmittelverlag Correspondance médicale Processus d’entreprise Version destinée aux enseignants 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag Processus d’entreprise Version destinée aux enseignants Correspondance médicale Mentions légales Mentions légales Auteurs Yvonne Weder Formatrice titulaire d’un Brevet fédéral. Enseignante à l’École profes- sionnelle et Centre de formation continue des professions médicales de St Gall, experte aux examens cantonaux. Meggy Bieri Enseignante à l’École professionnelle d’AM de Lucerne, experte aux examens cantonaux. Ont également participé à la rédaction Daniel Ledergerber Spécialiste en marketing. Enseignant diplomé SIBP (EHB IFFP IUFFP). Claude Arrigo Enseignante à l’école professionnelle d’assistantes médicales de Bienne (BFB) Impression Schmid Mogelsberg AG Mediprint, 9122 Mogelsberg, Tel. 071 375 60 80, Fax 071 375 60 81, www.schmid-mogelsberg.ch Remerciements Nous souhaitons remercier chaleureusement toutes les personnes qui nous ont apporté leur soutien pour la rédaction de ce support d’enseignement et/ou la création du site Internet. www.mympa.ch Nous proposons sur notre site Internet un service annexe aux enseignants et aux personnes en formation qui complète idéalement le support de formation. • News • Catalogue de questions avec propositions de réponse pour tous les chapitres du support d’enseignement. • Catalogue de questions couvrant presque entièrement tous les domaines abordés (radiologie, italien, pharmacologie, anatomie, pathologie). • Anciennes versions d'examens pour une préparation optimale des examens, resp. pour la préparation de la procédure de qualification (PQ, autrefois EFA) • Fiches d'exercices et de travail Commande www.mympa.ch: Commandez ici simplement et rapidement votre support d’enseignement. Tous droits réservés. Toute reproduction, même partielle, du support d’enseignement est interdite sans accord de son éditeur. 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag 1 Processus d’entreprise Version destinée aux enseignants Correspondance médicale Avant-propos Avant-propos Qui sait encore écrire une lettre ? A notre époque de moyens de communication mo- dernes, les hommes ne savent malheureusement plus s’exprimer clairement par écrit. L’écriture est d’ailleurs un acte de moins en moins apprécié. Mais malheureusement, on ne peut pas s’en passer. Et, contrairement à ce qu’affirment certains, les technologies d’information sont loin d’avoir réduit son importance. Bien au contraire ! Même si nous envoyons régulièrement des courriers médicaux, des demandes d’exa- mens auprès de spécialistes, des rappels, des comptes-rendus, des demandes etc. par courrier, fax, e-mail ou autres supports, leur formulation est souvent maladroite, généralement verbeuse et, dans le pire des cas, involontairement comique. La communication écrite est régie par de nombreuses règles. L’application rigoureuse d’un maximum de ces règles rendra l’image d’un cabinet d’autant plus professionnelle et renforcera sa réputation. Yvonne Weder 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag 2 Processus d’entreprise Correspondance médicale Sommaire Sommaire 1 Correspondance médicale 5 1.1. Mise en page d’une lettre....................................................................................................... 6 2 Abréviations et règles d’écriture spécifiques 25 2.1. Lettres..................................................................................................................................... 25 2.2. Chiffres/Nombres . .................................................................................................................. 26 2.3. Ponctuation ........................................................................................................................... 26 2.4. Divers...................................................................................................................................... 28 3 La lettre médicale 31 3.1. Informations générales – Composition ................................................................................. 31 3.2. Terminologie médicale.......................................................................................................... 33 3.3. Abréviations dans la lettre médicale .................................................................................... 35 4 La lettre médicale La terminologie adaptée 41 4.1. L’appareil locomoteur ............................................................................................................ 42 4.2. Système respiratoire.............................................................................................................. 52 4.3. Les systèmes cardio-vasculaire et lymphatique ................................................................... 56 4.4. Système digestif . .................................................................................................................... 64 4.5. Système nerveux ................................................................................................................... 71 4.6. Système génital ..................................................................................................................... 77 4.7. Appareil urinaire .................................................................................................................... 83 4.8. Système hormonal . ................................................................................................................ 87 4.9. Histologie ............................................................................................................................... 88 4.10. Organes des sens.................................................................................................................. 90 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag 3 Processus d’entreprise Version destinée aux enseignants Correspondance médicale Sommaire 5 Documents rédigés personnellement 97 5.1. La lettre commerciale / La note médicale / Documents internes......................................... 97 5.2. Technique de travail .............................................................................................................. 97 5.3. Conseils stylistiques............................................................................................................... 100 5.4. Composer une lettre en sept étapes ..................................................................................... 101 5.5. La demande d’offre ................................................................................................................ 107 5.6. La commande ......................................................................................................................... 110 5.7. L’annulation de commande ................................................................................................... 113 5.8. Rappel pour cause de retard de livraison ............................................................................. 116 5.9. La réclamation en cas de défaut ............................................................................................ 119 5.10. Retard de paiement ............................................................................................................. 122 5.11. Poursuite .............................................................................................................................. 128 5.12. La note d’accompagnement ................................................................................................ 129 5.13. Le certificat médical ............................................................................................................. 133 5.14. Correspondance interne au cabinet .................................................................................... 137 5.15. Lettre de condoléances........................................................................................................ 139 5.16. Organigramme, diagramme fonctionnel ........................................................................... 141 5.17. Procès-verbal de réunion..................................................................................................... 142 5.18. Certificat de travail............................................................................................................... 146 5.19. Procédures (instructions de travail, déroulement des tâches)........................................... 149 5.20. Check-list.............................................................................................................................. 149 5.21. Autres documents fréquemment utilisés dans le cabinet médical.................................... 151 6 Taxation des lettres 153 6.1. Recapitulation – Taxation ...................................................................................................... 153 6.2. Taxation de la lettre dictée.................................................................................................... 154 6.3. Taxation de la rédaction ........................................................................................................ 155 6.4. Taxation lettre et rédaction................................................................................................... 156 7 E-mail Courrier électronique 157 7.1. Nétiquette ou le savoir-vivre sur le Net ................................................................................. 157 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag Correspondance médicale Correspondance médicale 5 Processus d’entreprise Version destinée aux enseignants L’important volume des conversations téléphoniques n’a pas remplacé la communication écrite au niveau professionnel ou privé. La lettre permet toujours de remplacer le dialogue direct avec notre partenaire. Quoi que nous écrivions, nous devons toujours être conscients que la parole écrite doit être manipulée avec soins, car un document écrit peut aussi faire office de preuve dans les mains d’un tiers. L’arrivée des médias modernes (ordinateur, courriel, Natel) renforce encore l’importance de l’expression écrite. Le travail dans un cabinet médical réclame une forme de communication économiquement rentable. Vous avez déjà certainement pensé qu’une rapide conversation téléphonique était préférable à un long et fastidieux message. Le téléphone est un moyen de communication pratique et rapide dont plus aucun cabinet ne pourrait se passer, mais il ne doit pas pour autant masquer les avantages d’un message écrit : • Une lettre peut avoir valeur d’engagement (preuve). • Une lettre peut être classée pour ensuite être ressortie à tout moment. • Une lettre bien écrite est la carte de visite d’un cabinet. • Une formulation écrite est synonyme d’objectivité et de distanciation. • Une lettre permet de s’adresser personnellement à son destinataire. REMARQUE Pour écrire des lettres efficaces et réussies, vous devez non seulement adapter le contenu au destinataire, mais aussi respecter les normes en vigueur en matière de style et de présentation. 1 Correspondance médicale 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag Correspondance médicale Correspondance médicale 6 Processus d’entreprise 1.1. Mise en page d’une lettre Ne vous est-il jamais arrivé de douter au cours de la mise en page d’une lettre ? Date et adresse sont-elles placées au bon endroit ? Quel est l’espace qui doit séparer deux para- graphes ? Comment rédiger la formule de politesse ? Ce chapitre répond à toutes ces questions et à bien d’autres encore. La composition d’une lettre est régie par des règles. Mais elle laisse aussi un certain degré de liberté. Chaque cabinet médical ou hôpital a sa manière de présenter ses courriers. Des directives in- ternes, ou des modèles de lettres régissent le plus souvent la mise en page. Ce chapitre vous donnera les bases pour une bonne mise en page de lettres. Il existe cependant un grand nombre d’autres règles de mise en page. Nous vous proposons ici de rédiger des lettres au contenu éloquent, tant par le fond que par la forme, et possédant une mise en page adéquate exempte d’erreur grossière. Eléments d’une lettre Les différents éléments d’une lettre normalisée doivent être placés correctement. Tous les éléments peuvent être alignés à gauche ❯ Mise en page justifiée à gauche ou certains éléments peuvent être décalés à droite ❯ Mise en page avec alignement justifié 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag Correspondance médicale Correspondance médicale 7 Processus d’entreprise Version destinée aux enseignants Mise en page justifiée à gauche La structure de base d’une justification à gauche, privilégiée en Suisse alémanique, se présente de la manière suivante : ➊ ➋ ➌ ➍ ➎ ➏ ➐ ➑ ➒ ➓ Fusszeile Empfängeradresse Briefdatum Gruss Absender Infozeile Anrede Brieftext Beilagen/Kopien Kopfzeile En-tête Adresse du destinataire Date Objet Appel Corps de la lettre Salutations Expéditeur Copies / Annexes Pied de page 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag Correspondance médicale Correspondance médicale 8 Processus d’entreprise Mise en page avec alignement justifié La structure de base d’un alignement justifié, utilisée fréquemment en Suisse romande, se présente de la manière suivante : 2.1.2 Rechtsbündige Briefdarstellung Die Grundstruktur einer rechtsbündigen Darstellung sieht so aus: ➊ ➋ ➌ ➍ ➎ ➏ ➑ ➒ ➓ ➐ En-tête Adresse du destinataire Date Objet Appel Corps de la lettre Salutations Expéditeur Copies / Annexes Pied de page Vous trouverez dans les prochaines pages une description détaillée et les possibilités de placement de tous les éléments d’une lettre, de l’en-tête jusqu’au pied de page. Il est de coutume d’utiliser une seule et unique taille de caractère pour la rédaction d’une lettre. Cette taille ne doit en aucun cas être modifiée en cours de composition ! 2017 © Bieri & Weder GmbH Medizinischer Lehrmittelverlag Correspondance médicale Correspondance médicale 9 Processus d’entreprise Version destinée aux enseignants Tailles et polices de caractères recommandées Arial 11 ou 12 Times New Roman 12 Calibri 12 Agencer une page de traitement de texte Appliquez la mise en page suivante si vous travaillez sans modèle de lettre : Marge uploads/Sante/ administration-du-cabinet-medical-mod2-enseignant 1 .pdf