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Management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse : Élaboration d

Management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse : Élaboration d’une cartographie des risques COMMENTAIRE GENERAL L’arrêté du 6 avril 2011 relatif au management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse et aux médicaments dans les établissements de santé précise en préambule : « La prise en charge médicamenteuse est un processus combinant des étapes pluridisciplinaires et interdépendantes mentionnées à l’article 8 visant un objectif commun : l’utilisation sécurisée, appropriée et efficiente du médicament chez le patient pris en charge par un établissement de santé » Ainsi, il demande que la Direction, après concertation avec la CME, fasse procéder à une étude des risques encourus par les patients, liés à la prise en charge médicamenteuse. Cette étude doit être finalisée au plus tard en octobre 2012. Dans un délai identique, l’établissement devra garantir le signalement, l’analyse et le traitement de tous les évènements indésirables, dysfonctionnements et erreurs médicamenteuses. Il appartiendra ainsi, à chaque établissement, d’établir un programme d’actions au regard de l’ensemble des risques qui auront été identifiés dans ce domaine et d’apporter la preuve de l’engagement de la direction et de la conférence médicale d’établissement dans le management et dans la mise en œuvre de ce processus. Dans cette nouvelle fiche technique, le BAQIMEHP vous propose une classification des facteurs de risques ou des situations dangereuses1 sur les différentes étapes telles que listées dans l’arrêté de 6 avril 2011. Afin de permettre la poursuite des démarches engagées précédemment, cette cartographie ciblée reprend un modèle proche de ce qui avait été proposé pour la cartographie globale des risques dans la fiche technique n°23 datée de septembre 2006. 1 Cf. : arrêté du 6 avril 2011 ■ BAQIMEHP, 81 rue de Monceau - 75008 Paris ■ Tél. : 01 56 88 03 04 ■ Fax : 01 56 88 03 05 ■ Internet : http://www.baqimehp.com ■ Mail : info@baqimehp.com Association Loi 1901 ■ N° Siret : 414 009 928 00014 ■ Organisme de formation agréé n° 117 523 494 75 LES FICHES TECHNIQUES N° 34 BAQIMEHP Fiche Technique n°34 / Cartographie PEC médicamenteuse / Octobre 2011 2 La hiérarchisation des évènements redoutés Nous proposons ici 2 modèles qui ne limitent en rien d’autres modèles qui auraient pu être appliqués, en fonction de la littérature, des travaux nationaux ou régionaux auxquels l’établissement aurait participé et, bien sûr, de son expérience, dans ce domaine. En effet, les approches pour prioriser les risques dans les établissements de santé ne sont pas encore totalement stabilisées, des travaux sont menés mais, à ce jour, aucune d’elles n’a pu être validée comme étant la meilleure. Nous recommandons donc de privilégier les démarches de priorisation des risques qui peuvent être comprises par les professionnels de l’établissement. Le parti pris, dans cette fiche technique, par le BAQIMEHP a été, soit, de : 1. Conserver le calcul de la criticité tel qu’il avait été proposé dans la fiche technique 23 : criticité selon l’outil proposé dans la méthode AMDEC (Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité). En effet, dans la mesure où cette méthode a été comprise et appliquée par les professionnels, il est important de la conserver. 2. Opter pour une hiérarchisation qui intègre d’emblée le niveau de maîtrise du processus au sein de l’établissement et/ou du secteur concerné. Cette approche a été mise en œuvre par beaucoup d’établissements. Elle a le mérite de tenir compte des efforts faits et donc d’être positive. Si cette approche est retenue, il conviendra de l’appliquer à la hiérarchisation de l’ensemble des risques de l’établissement et pas seulement aux risques identifiés sur le processus de la prise en charge médicamenteuse. Deux grilles Excel sont ainsi proposées sur le site du BAQIMEHP selon que l’établissement choisira l’un ou l’autre de ces modèles. 1) Criticité « selon AMDEC ». Pour établir cette criticité (C), trois critères ont été retenus dont les deux premiers sont, au moins, nécessairement requis, à savoir : 1. La gravité (G) ; 2. Probabilité d’occurrence (O)2 ; 3. La détectabilité (D) Ce troisième critère permet de relativiser le niveau de criticité obtenu par les deux critères précédents. Lorsqu’un risque est facilement détectable, la criticité est moindre car il existe une possibilité de l’éviter ou d’en diminuer les effets. Au contraire, un risque difficilement détectable, donc avec peu de possibilité de le voir venir, de l’intercepter et de l’éviter, a une criticité plus importante (à partir du moment où G x O est, bien entendu, identique dans les deux cas). 2 NB : On utilise le terme de « probabilité d’occurrence » dans l’identification des risques a priori et on utilise le terme de « fréquence » dans l’identification des risques a posteriori. BAQIMEHP Fiche Technique n°34 / Cartographie PEC médicamenteuse / Octobre 2011 3 Il appartient à chaque établissement de déterminer les échelles de gravité, de fréquence et de détectabilité. Par exemple : Pour la gravité : Indice 1 : gravité mineure (sans dommage) Indice 2 : gravité moyenne (risque non vital) Indice 3 : gravité élevée (altération) Indice 4 : gravité très élevée (irréversibilité, risque vital) Pour la probabilité d’occurrence : Indice 1 : possibilité faible de survenue Indice 2 : possibilité moyenne de survenue (risque peu récurrent) Indice 3 : risque récurrent (événement attendu) Indice 4 : probabilité très élevée Pour la détectabilité : Indice 1 : risque facilement détectable (visuel ou automatique) Indice 2 : détection quasi certaine Indice 3 : risque difficile à détecter Indice 4 : risque non détectable Le niveau de criticité s’établira donc ainsi : C = G x O x D Pour définir les échelles et classer les risques, l’établissement doit tenir compte : - des évènements survenus, de leur fréquence, leur impact en terme de dommage, tels que résultant notamment du dispositif de gestion des évènements indésirables ; - des dysfonctionnements ou non conformités constatés lors d’audits internes, à l’occasion d’un contrôle externe des services d’inspection, … - des procédures de contrôle périodiques et des actions mises en œuvre afin de prévenir la survenue, réduire la fréquence, atténuer la gravité ou augmenter la détectabilité des évènements indésirables - des retours d’expérience, des informations recueillies lors de la veille règlementaire, du partage avec les autres établissements - etc.… Une fois la criticité établie, l’établissement hiérarchise les risques (de la criticité la plus forte à la moins forte), et établit son programme d’actions prioritaires en tenant compte de la faisabilité de chaque action envisagée pour traiter les risques. BAQIMEHP Fiche Technique n°34 / Cartographie PEC médicamenteuse / Octobre 2011 4 2) La criticité avec le niveau de maîtrise Pour réaliser la hiérarchisation les risques et élaborer le programme d’actions en conséquence, le niveau de maîtrise peut être retenu en lieu et place de la détectabilité proposée dans le modèle ci- dessus. En effet, le niveau de maîtrise est un paramètre qui va permettre la prise en compte des mesures déjà mises en place pour prévenir, protéger, récupérer ou atténuer le risque. Comme précédemment, les 2 premiers critères sont évalués pour établir une criticité simple : Criticité = GXO Pour le troisième critère concernant la maîtrise du risque il appartient, comme précédemment, à chaque établissement de déterminer l’échelle pour en calculer le niveau Nous proposons, ici, une échelle qui, selon l’expérience du BAQIMEHP, est bien acceptée dans les établissements : - Indice 1 : Bien maîtrisé, exemples : - Procédures élaborées et à jour - Responsabilités définies - Personnels formés, sensibilisés - Traçabilité effectuée - Evaluations permettant le suivi et attestant de la maîtrise : audits, indicateurs, Evaluations des Pratiques Professionnelles (EPP)… - … - Indice 2 : Partiellement maîtrisé, exemples : - Procédures élaborées mais partiellement connues ou appliquées - Responsabilités définies mais partiellement connues ou respectées - Personnels sensibilisés mais non formés - Traçabilité partiellement effectuée - Evaluations permettant le suivi et attestant de la maîtrise partielle : audits, indicateurs, Evaluations des Pratiques Professionnelles (EPP)… ou absence d’évaluation - … - Indice 3 : Peu maîtrisé, exemples : - Absence de procédures ou procédures non connues ou appliquées - Responsabilités partiellement définies - Personnels sensibilisés mais non formés - Pas de traçabilité effectuée - Evaluations permettant le suivi et attestant de la faible maîtrise : audits, indicateurs, Evaluations des Pratiques Professionnelles (EPP)… ou absence d’évaluation - … BAQIMEHP Fiche Technique n°34 / Cartographie PEC médicamenteuse / Octobre 2011 5 - Indice 4 : Non maîtrisé, exemples : - Découverte du risque - Absence de procédures - Absence de définition des responsabilités - Personnels ni formés ni sensibilisés - Pas de traçabilité effectuée - Absence d’évaluation - … De la même façon que précédemment, l’établissement hiérarchise les risques. 3) Modalités décisionnelles pour prioriser les actions Pour prioriser et planifier les actions, l’établissement peut retenir le calcul mathématique de la criticité selon le modèle AMDEC (G X O X D) ou selon la multiplication de la criticité simple (G X O) par le niveau de maîtrise (M). C’est en fonction du score obtenu que les priorités d’actions sont définies. Sur cette base, l’établissement pourra uploads/Sante/ cartographie-risques-pecm-baqimehp.pdf