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Thème Règles de correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Génér

Thème Règles de correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Généralités sur la lettre médicale 1 Thème Règles de la correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Généralités sur la lettre médicale L’en-tête Il a pour but d’identifier l’émetteur du courrier c’est-à-dire celui qui envoie la lettre. On trouve donc : - Le nom de l’établissement ou du cabinet médical ou le nom du médecin et sa qualité (en majuscules) - L’adresse dactylographiée en minuscules mais la ville en majuscules - Le service (si nécessaire). Par exemple, si le courrier vient d’un médecin qui exerce dans un service spécialisé d’une clinique - Le numéro de téléphone - Eventuellement les jours et heures de consultations. Remarque : comme nous l’avons dit précédemment, l’en-tête peut être pré-imprimé. Les renseignements concernant l’émetteur de la lette se trouvent généralement à gauche de la feuille. Parfois, ils se situent en haut et au milieu de la feuille. La suscription On l’appelle aussi « le bloc destinataire » c’est-à-dire la personne à qui on envoie le courrier. La suscription se compose : - Des nom, prénom et qualité du destinataire précédés des mentions Monsieur, Madame ou Mademoiselle. Le nom doit être en majuscules. Ex : Monsieur le Docteur Luc HECQUET - L’adresse du destinataire - Le code postal et la ville en majuscules Les renseignements concernant le destinataire se trouvent toujours à droite de la feuille. Thème Règles de correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Généralités sur la lettre médicale 2 Les références Les références permettent de retrouver rapidement la personne qui dicte la lettre (le signataire) et le rédacteur de la lettre. Ainsi, en cas de problème, on retrouve facilement les personnes qui sont à l’origine du courrier. Les références peuvent comporter des lettres et des chiffres. Les lettres reprennent généralement les initiales du signataire et du rédacteur, en l’occurrence vous-même. Les chiffres peuvent renvoyer à un numéro de dossier. Exemple : Nos réf : JL/SM Vos réf : LH/AH Dans notre exemple, JL correspondent au docteur Jean Lemoine et SM à secrétaire médicale. La rubrique « vos réf » n’est pas nécessaire si on ne répond pas à un courrier. Cependant, quand elles sont connues, il est préférable de les mentionner. Les références se situent juste en dessous des coordonnées de l’émetteur de la lettre c’est-à-dire à gauche de la feuille. La date La date doit toujours être précédée du lieu. L’objet Cette mention facilite la lecture rapide de la lettre au moment où la personne responsable dépouille le courrier. Ainsi une lettre importante ou urgente pourra être traitée en priorité. Toutefois, vous devez savoir que dans les courriers médicaux, l’objet n’est pas toujours mentionné. L’objet se situe sous les références à gauche de la feuille. Le titre de civilité Il permet de débuter la lettre et va varier en fonction de la personne à laquelle on adresse le courrier. Le choix du titre de civilité dépend de la situation de l’émetteur par rapport au récepteur et du titre éventuel du destinataire. Thème Règles de correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Généralités sur la lettre médicale 3 Voici quelques exemples de titres de civilité : • Madame, Mademoiselle, Monsieur • Chère Madame, Chère Mademoiselle, Cher Monsieur • Chère ou Cher Collègue, Confrère, Ami (e) • Madame la Directrice, Monsieur le Directeur • Madame ou Monsieur le Chef de service • Madame ou Monsieur le Chef du personnel Plusieurs cas peuvent être envisagés : 1er cas : le médecin s’adresse aux médecins généralistes ou spécialistes, il peut faire usage de plusieurs titres : • Cher Confrère • Mon Cher Confrère Si le médecin connaît très bien le médecin à qui il écrit, il peut utiliser : • Cher Ami • Cher Bernard Attention : Si le médecin généraliste ou spécialiste s’adresse à un Professeur en cardiologie par exemple, il devra faire usage du titre de Maître Remarque : Il est important quand ces lettres concernent un patient, d’ajouter parfois un minimum de renseignements administratifs tels que la date de naissance, l’adresse…. Si le médecin ne les précise pas, n’oubliez pas de lui demander s’ils sont nécessaires ou pas, auquel cas vous les ajouterez. 2ème cas : le médecin s’adresse aux membres de la profession paramédicale. Les membres de la profession paramédicale (dentistes, pharmaciens, …), de même que les auxiliaires médicaux (kinésithérapeutes, orthophonistes,…) ne sont pas les confrères des médecins car ils ne sont pas eux-mêmes des médecins. (cf livre Organisation et éthique de la profession médicale) Il est donc incorrect pour un médecin d’envoyer une lettre à un kinésithérapeute ou à un dentiste en la commençant par « Cher Confrère ». Cette erreur est fréquente chez les secrétaires qui n’ont pas encore d’expérience et c’est la raison pour laquelle nous insistons. Thème Règles de correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Généralités sur la lettre médicale 4 S’il est interdit d’utiliser le titre de « Confrère », comment faut-il s’adresser aux membres des professions paramédicales ? Vous utiliserez tout simplement : • Monsieur • Madame, • Cher Monsieur, • Chère Madame, • Ou Cher Ami s’ils se connaissent. 3ème cas : le médecin s’adresse à un patient. Il arrive que le médecin ait à écrire à l’un de ses patients. Il s’agit ici essentiellement de confirmation, de rappel de rendez-vous… Si vous travaillez en clinique par exemple, certaines hospitalisations sont décidées avec quelques semaines d’avance. Un courrier rappelant les date, heure ainsi que les documents à amener est le bienvenu quelques jours avant l’entrée. Ici encore, les règles usuelles sont d’application : • Madame, • Monsieur, • Mademoiselle. 4ème cas : le médecin s’adresse à un laboratoire. La distinction doit être faite entre les laboratoires pharmaceutiques (qui commercialisent des médicaments) et les laboratoires d’analyses médicales (qui pratiquent les analyses de sang, d’urine, …). Dans le cadre du laboratoire pharmaceutique, le directeur ou le responsable peut très bien ne pas être un médecin. On écrira alors : • Monsieur, • Madame. Dans le cadre de laboratoire d’analyses médicales, le responsable du laboratoire est obligatoirement un médecin. On écrira donc : • Cher Confrère Thème Règles de correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Généralités sur la lettre médicale 5 Le titre de civilité se situe sous l’objet, à gauche de la feuille Le corps de la lettre Le corps de la lettre est le contenu de la lettre. Il regroupe toutes les informations que l’on veut transmettre au destinataire. Le corps de la lettre se situe au centre de la page. La présentation doit être aérée et le texte justifié. Thème Règles de correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Généralités sur la lettre médicale 6 La formule de politesse Elle représente la conclusion de la lettre et tout comme le titre de civilité, cette formule peut varier en fonction du destinataire. La formule de politesse est la dernière phrase qui clôt le corps de la lettre Elle doit se distinguer de la conclusion dans la présentation (on passe une ligne). On reprend le titre de civilité utilisé au début de la lettre. Recevez Croyez à Veuillez recevoir Veuillez croire à Veuillez agréer Je vous prie de croire à Je vous prie de recevoir Je vous prie d’agréer L’expression de Ou L’assurance de Mes salutations distinguées Mes sincères salutations Mes sentiments les meilleurs Mes sentiments confraternels Ma considération Remarque : il vaut mieux éviter les tournures à l’impératif quand on s’adresse à un supérieur. Il faut adapter la formule de politesse au titre de civilité. Destinataires Titres Formules de politesse Cher Confrère Mon Cher Confrère Confraternellement Bien confraternellement Médecins Cher Ami Cher Bernard Amicalement Bien amicalement Professeurs Maître Je vous prie de recevoir, Maître, l’assurance de mes sentiments respectueux. Patients • Monsieur • Madame, • Mademoiselle Veuillez croire, Monsieur, à l’expression de mes sentiments dévoués » Membres de la profession paramédicale • Cher Monsieur, • Chère Madame, • Madame, • Monsieur, • Cher (chère) ami(e) s’ils se connaissent «Veuillez croire, Cher Monsieur, à l’expression de mes sentiments les meilleurs » Thème Règles de correspondance médicale Sous thème 1 Les lettres Module 1 Généralités sur la lettre médicale 7 La signature Il s’agit ici de la signature de la personne qui est à l’origine du courrier (docteur par exemple) et non pas celle de la personne qui met en forme le courrier (la secrétaire). La qualité et le nom du signataire doivent être notés en toutes lettres. Le signataire appose sa signature juste en dessous. Les qualité, nom et signature du signataire se situent en bas de la lettre sur la droite de la feuille. (Certains préfèrent signer à gauche). Elle doit obligatoirement figurer. Même si c’est vous qui dactylographiez le courrier, votre supérieur doit le relire et le signer de sa main. En général, la signature est précédée du nom et de la qualité. Exemple : Docteur X ou Le chef de service Chef de service Docteur X La mention pièce(s) jointe(s) : PJ Elle permet uploads/Sante/ generalites-sur-la-lettre-medicale.pdf