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PLAN Introduction I. Définition et but A. Définition B. But II. Les symboles A.

PLAN Introduction I. Définition et but A. Définition B. But II. Les symboles A. Les symboles d’information B. Les symboles de traitement C. Les symboles de liaison D. Les symboles auxiliaires Cas d’application Corrections Conclusion 1 LES ORGANIGRAMMES DE DONNEES Introduction L’organisation du travail administratif exige souvent l’informatisation des travaux administratifs. Pour transformer les données de base en informations de sortie, il faut donner à l’ordinateur des instructions lui indiquant de façon précise et complète les opérations à effectuer et leur enchaînement. Avant de rédiger ces instructions, il est nécessaire d’analyser le traitement d’abord globalement. Cette description générale du traitement se fait schématiquement par le biais d’un organigramme des données. I. Définition et but A. Définition L’organigramme de données représente le cheminement des informations qui interviennent dans la résolution d’un problème. Il définit les grandes phases ou étapes du traitement et fait apparaître les différents supports d’information utilisés. B. But L’organigramme permet de présenter, sur une forme visuelle des analyses de situation ou de traitement d’informations, des synthèses de documents, des directions ; cet outil constitue donc un instrument d’analyse, de réflexion et de communication. II. Les symboles Les symboles utilisés dans la construction de l’organigramme des données sont extraits de la norme N F Z 67-010 de l’AFNOR. Cette symbolisation comprend quatre groupes : A. Les symboles d’information Ils concernent pour la plupart : les documents ou supports d’information qui interviennent en entrée ou en sortie, Exemple : bande magnétique, fiches… les fichiers (ou mémoires) consultés ou constitués lors des traitements. Exemple : fichier stocks sur disques, fichier personnel, ensemble de bons de commandes, etc… le dispositif d’affichage ou d’impression (entrée ou sortie) : l’écran. 2 Ces symboles sont les suivants : Types de symboles Signification Symbole général d’information Document imprimé Document sortant Document entrant Ecran Bande magnétique Casette magnétique Disque magnétique Disquette Paquet de cartes B. Les symboles de traitement Ce sont en général les opérations sur fichiers c’est-à-dire tout traitement effectué sur n’importe lequel des fichiers. Il peut s’agir du classement, de la fusion, de la séparation, de l’extraction ou de la mise à jour (supprimer un article nouveau ou modifier une ou plusieurs rubriques dans un article). 3 Ces symboles sont les suivants : Types de symboles Signification Symbole général de traitement Opération manuelle Extraction Tri Fusion Séparation classement C. Les symboles de liaison Ils matérialisent les liaisons entre les différents symboles de l’organigramme. Ce sont les transferts d’informations d’un support à un autre, ou alors les transmissions d’un terminal à un autre. Ces symboles sont les suivants : Types de symboles Signification Liaison Transmission D. Les symboles auxiliaires Ils permettent de faire des renvois ou des commentaires. Ces symboles sont les suivants : Types de symboles Signification Renvoi Commentaire Remarques 4 L’organigramme de données se lit du haut vers le bas ; Tous les supports utilisés sont représentés par leurs symboles correspondants ; A l’intérieur des symboles de traitement, on précise toujours l’unité de traitement (UT) ; Si une même application comporte plusieurs unités de traitement, celles-ci sont numérotées ; Si un même support est utilisé en entrée (exemple consultation d’un fichier « client ») et en sortie (mise à jour du fichier « clients »), la matérialisation de ces étapes peut être représentée une seule fois (flèche à double sens) ; Les commentaires sont en pratique réduits au minimum. Ils n’interviennent que lorsque l’interprétation n’est pas évidente ; Les symboles de liaison doivent être de préférence verticales et horizontale ; Chaque symbole d’unité de traitement doit comporter un commentaire ; Chaque traitement doit en principe aboutir à un résultat inscrit soit sur un imprimé, soit sur un support automatique. Mais parfois un traitement peut déboucher à un autre ; Les informations inscrites sur imprimés ne peuvent pas être saisies sur un support automatique sans passer par le clavier. Cas d’application 1) Les bons de commande reçus des clients, sont enregistrés sur bande magnétique. Les fichiers « clients » et « produits » sont implantés sur disque magnétique. Pour traiter la commande il faut consulter les fichiers « commande », « clients », « produits » et mettre à jour les fichiers « clients » et « produits » afin d’éditer les factures et les bons de livraison. Les factures sont ensuite enregistrées sur bande magnétique. Travail à faire : présentez le traitement des commandes de la société MCH par un organigramme des données. 2) Dans une entreprise de confection, les commandes reçues sont enregistrées chaque jour sur bande magnétique. Deux fois par semaine, on établit les factures. Les fichiers produits et clients étaient implantés sur bande magnétique, on commence par trier les informations de la bande magnétique commande d’après le numéro de référence des articles : on peut alors valoriser chaque ligne de commande. Puis on trie les informations d’après le numéro des clients : on calcule alors les factures et on édite, les factures sont aussi enregistrées sur une bande magnétique en vue de traitements ultérieurs. 5 Travail à faire : présentez le traitement de ces commandes par un organigramme de données. 3) Présenter l’organigramme des données relatif à la réalisation des factures chez un fabricant de meubles : les représentants transmettent les commandes recueillies sur carte perfostyl ; un premier traitement consiste à transcrire ces cartes sur disquette. Les factures sont ensuite calculées par consultation des fichiers clients et produits tenus sur disques ; le système édite la facture, les bons de livraison et met à jour le fichier clients. 4) Votre société est en rapport avec de nombreux clients et vient de décider de passer toute sa comptabilité sur ordinateur. Le travail essentiel consiste à mettre en place le « fichier clients » (passage du fichier traditionnel à un fichier sur disque). La confection du fichier clients sera réalisée de façon suivante : report des renseignements concernant les clients sur les bordereaux de saisie, à partir des bordereaux de saisie, confection d’un premier fichier sur disquette, transformation du fichier sur disquette en fichier sur disque. Travail à faire : représenter sur un organigramme de données la confection du fichier clients. Corrections Exercice 1 Traitement des commandes de la société MCH 6 Exercice 2 Entreprise de confection : traitement des commandes 7 BC Fcde FC FP UT1 F F BL FC FP Fcde UT2 Edition facture et bon de livraison Vérification de la conformité des produits et MAJ du FC et FP Enregistrement du BC sur bande magnétique UT3 Enregistrement des factures sur bande magnétique Cde Enregistrement des commandes sur le bande magnétique Exercice 3 Réalisation des factures 8 UT1 F F Cde 1 P Cde 2 C UT2 C Cde 3 3 P UT 3 Tri des informations de la BM commande d’après le numéro des articles Tri des informations de la commande d’après le numéro des clients d’après le numéro des clients Calcul des factures, édition et enregistrement sure bande magnétique enregistrement sur BM Cdes UT1 Transcription des cartes sur disquette Exercice 4 Confection du fichier clients 9 FP FC UT2 BL F Consultation des fichiers clients et fichiers produits, édition des factures et BL et mise à jour du FC FR BS Report des renseignements concernant les clients sur les bordereaux de saisie bordereaux de saisie C f i d i fi hi di à Conclusion En définitive, nous pouvons dire que l’organigramme de données est utilisé au cours d’un traitement automatique lorsque le problème est complexe et permet une analyse très poussée de l’enchainement des opérations. Il est important car il permet d’avoir une représentation visuelle de l’ensemble du problème. Références bibliographiques Martin FOKAM, Travaux d’Application et de Synthèse, Tle G1, Nouvelles Etudes De Cas, les éditions Saint-François, 10 FR UT1 FR partir du bordereau de saisie sur disquette Transformation du fichier sur disquette en fichier sur disque Cameroun 1994. Martin FOKAM, Méthodes Administratives et Commerciales, P et Tle G.T.1, les éditions sysah computer, Cameroun 1997. O. Girault, et B. Chauvois, Travaux Pratiques de Secrétariat, Niveaux 3, BTS secrétaire, Les éditions Foucher, Paris 1972. O. Girault, et B. Chauvois, Organisation Administrative T. 2, Enseignement Supérieure Technique Formation permanente, Les éditions Foucher, Paris 1977. O. Girault, et B. Chauvois, O. Girault, L. ALLEGRE, Rachel TCHIENDA, Rachel TCHIENDA, Organisation et Méthodes Administratives T. 2, Bureautique et Communication, les éditions Foucher, Paris 1987. Information Communication Organisation, BTS Tertiaire Nouvelles éditions, Foucher, Paris 2001. Méthodes Administratives et Commerciales, BTS, Tome 1, Providence édition 2009, non publié. Méthodes Administratives et Commerciales, BTS, Tome 2, Providence édition 2009, non publié. 11 uploads/Sante/ les-organigrammes-de-donnees.pdf