Recrutement Projet de guide Version soumise à consultation publique de septembr
Recrutement Projet de guide Version soumise à consultation publique de septembre à novembre 2021. 2 Sommaire Fiche n° 1 : Qu’est-ce qu’un traitement de données à caractère personnel dans le secteur du recrutement ? 3 Fiche n° 2 : Quelles sont les finalités des traitements constitués à des fins de recrutement ? .......................... 7 Fiche n° 3 : Qui est responsable des traitements mis en œuvre dans le cadre des recrutements ? ................ 11 Fiche n° 4 : Quelle base légale peut être invoquée pour constituer des traitements à des fins de recrutement ? .................................................................................................................................................... 20 Fiche n° 5 : Quelles données peuvent être collectées par un recruteur ? ........................................................ 26 Fiche n° 6 : Qui peut être destinataire des données collectées par un recruteur ?.......................................... 29 Fiche n° 7 : Quels sont les droits des candidats sur leurs données à caractère personnel ? ............................ 32 Fiche n° 8 : Comment le recruteur informe-t-il les candidats ? ........................................................................ 37 Fiche n° 9 : Quelle est la durée de conservation des données collectées à des fins de recrutement ? ........... 43 Fiche n° 10 : Un recruteur doit-il effectuer des formalités dans le cadre du recrutement ? ............................ 47 Fiche n° 11 : un recruteur peut-il avoir recours à des outils d’évaluation de la personnalité du candidat (tests de personnalité, serious games, smart games, business games, etc.) ? ........................................................... 53 Fiche n° 12 : À quelles conditions un recruteur peut-il utiliser la vidéo dans le processus de recrutement ? . 58 Fiche n° 13 : Un recruteur peut-il avoir recours à des logiciels de tri, de classement et d’évaluation dans le cadre du recrutement ? ..................................................................................................................................... 62 Fiche n° 14 : Un recruteur peut-il avoir recours aux données disponibles sur Internet dans le cadre du recrutement ? .................................................................................................................................................... 67 Fiche n° 15 : un recruteur peut-il mettre en œuvre des listes d’exclusion des candidats ? ............................. 71 Fiche n° 16 : Quel cadre juridique s’applique à la collecte du casier judiciaire et aux vérifications obligatoires ? ..................................................................................................................................................... 75 Fiche n° 17 : Quel cadre s’applique à la collecte de données potentiellement discriminantes ? ..................... 78 Fiche n° 18 : Quelles spécificités s’appliquent au recrutement de candidats de nationalité étrangère ? ........ 82 Fiche n° 19 : quel cadre juridique s’applique à la collecte des données sensibles ? ......................................... 84 3 Fiche n° 1 : Qu’est-ce qu’un traitement de données à caractère personnel dans le secteur du recrutement ? L’essentiel à retenir Dans le cadre d’un processus de recrutement, le recruteur (notamment employeur direct, cabinet de recrutement, société d’intérim) est amené à collecter, organiser, consulter, conserver, communiquer ou encore supprimer des données à caractère personnel sur les candidats. Ces données lui permettent d’apprécier leur capacité à occuper l’emploi proposé et de mesurer leurs aptitudes professionnelles (qualifications, expériences, etc.). Toutes ces opérations portant sur des informations concernant les candidats (collecte, organisation, consultation, conservation, communication, suppression, etc.) sont des opérations de traitement de données à caractère personnel au sens du RGPD. Cadre juridique applicable Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ? Une donnée à caractère personnel est une information se rapportant à une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement. Par exemple, dans le secteur du recrutement, il peut s’agir d’informations sur : l’identité du candidat (nom, prénom) ; ses expériences professionnelles (p. ex. : stages, périodes de volontariat international en entreprise, emplois occupés) ; sa formation (p. ex. : diplômes, certifications etc.) ; l’évaluation de ses aptitudes et compétences (telles que les résultats des tests de connaissances, de logique, de personnalité, etc.). En pratique, ces informations figurent sur divers types de supports (curriculum vitae (CV), lettres de motivation, tests réalisés par le recruteur, certificats de travail, etc.) ou peuvent être obtenues directement au cours de l’entretien d’embauche (pour plus d’information, voir la fiche n° 5 de ce guide). L’ensemble de ces informations constitue des données à caractère personnel relatives au candidat concerné. Quels sont les traitements de données mis en œuvre dans le cadre du recrutement ? La notion de traitement désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations (qu’elles soient automatisées ou non) portant sur des données à caractère personnel. Il peut notamment s’agir de la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, la consultation, l’utilisation ou encore la destruction de telles données. Dans le cadre de la recherche de profils de candidats pertinents, de l’analyse des candidatures, et de la mesure de leurs aptitudes professionnelles, les recruteurs sont amenés à accéder, utiliser, conserver et, au bout d’un certain temps, à détruire, des informations personnelles concernant les candidats à un emploi. Ces actions constituent, à cet égard, autant d’opérations de traitement de données à caractère personnel. En pratique, les formes de traitements de données à caractère personnel constitués à des fins de recrutement sont multiples. À titre d’illustration, le tableau suivant recense quelques types de traitements consistant à collecter des données relatives aux candidats : 4 Collecte directe (auprès des candidats) Collecte indirecte (auprès des tiers – référents, consultants, etc.) Données « brutes », obtenues par le recruteur auprès d’une source documents et informations communiqués spontanément par le candidat (par exemple, envoi d’une candidature libre) documents (CV, diplômes, pièces d’identité, portfolios, lettres de recommandation, etc.) fournis par le candidat à la demande du recruteur réponses écrites (tests de personnalité, d’aptitudes, mises en situation, formulaires, etc.) et orales (entretien d’embauche) du candidat ; le cas échéant, des comptes-rendus d’entretien rédigés par le recruteur et reproduisant les réponses du candidat références concernant le candidat et obtenues auprès des tiers (anciens employeurs, collègues dans le cadre d’un processus interne, relations professionnelles, personnes pouvant être contactées et indiquées par le candidat à titre de référence, etc.) consultation des services tiers (CV- thèques, réseaux sociaux professionnels, annuaires des anciens étudiants ou des membres d’associations, plateformes collaboratives), obtention des références auprès des anciens employeurs vérifications des CV, diplômes et expériences professionnelles via des prestataires spécialisées Données « dérivées », déduites par le recruteur résultats d’évaluations des réponses du candidat (sous forme d’attribution des scores, notes, catégories, observations diverses, etc.) par l’employeur ou des tiers comptes-rendus des entretiens, des tests réalisés (personnalité, aptitudes, etc.), des mises en situation, etc., contenant des appréciations subjectives du recruteur (par exemple sur la présentation, l’assurance, les qualités professionnelles du candidat, etc.) constitution des profils des candidats à partir des informations disponibles sur des sources ouvertes ou non (résultats d’interrogation de moteurs de recherche, consultation des profils et des activités sur des réseaux sociaux, recherches, etc.) D’autres exemples de traitements utilisés à des fins de recrutement incluent la constitution des viviers de candidats, la gestion de plateforme permettant le dépôt de candidatures, la réutilisation des données collectées pendant la phase de recrutement à des fins de gestion RH (pour les candidats retenus), etc. (Pour plus d’informations sur les finalités des traitements utilisés à des fins de recrutement, nous vous invitons à consulter la fiche n° 2 de ce guide). Attention : La notion de traitement de données à caractère personnel ne fait pas de différence en fonction du support : que les informations relatives à un candidat soient contenues dans un dossier « papier » ou dans un fichier informatisé via une solution logicielle, les opérations qui s’y rapportent constituent des traitements de données à caractère personnel. Il est à noter que le RGPD ne s’applique pas qu’aux traitements qui sont effectués à l’aide de moyens informatiques. Ainsi par exemple, une simple prise de notes manuscrites lors d’un entretien d’embauche est un traitement de données soumis au RGPD dès lors que ces prises de notes sont conservées ou classées dans un dossier. A l’inverse, ne constitue pas un traitement de données à 5 caractère personnel soumis au RGPD une prise de notes sur une feuille « volante » qui ne serait pas conservée après l’entretien. Quelles sont les conséquences ? Les traitements de données à caractère personnel déployés par les recruteurs doivent être conformes aux dispositions du RGPD et de loi « Informatique et Libertés ». Cela signifie que lorsque le recruteur manipule des informations concernant les candidats, il doit veiller à respecter certains principes, garants du respect de leur vie privée : les informations personnelles fournies par les candidats doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente. Ainsi, l’utilisation par un recruteur d’un dispositif de classement des candidatures engendrant des pratiques discriminatoires en lien avec l’âge, le sexe, l’origine, le handicap ou encore avec le lieu de résidence des candidats, ne correspond en principe pas à un traitement licite des informations transmises par ces derniers, sauf dans l’hypothèse où les différences de traitement répondent à une exigence professionnelle essentielle et déterminante et pour autant que l’objectif soit légitime et l’exigence proportionnée. Par ailleurs, le fait de filmer un entretien d’embauche sans en informer le candidat ne constitue pas une collecte loyale et transparente des données ; il en de même lorsqu’un détective mène, pour le compte d’un futur employeur, une enquête sur les candidats afin de connaître leur passé syndical, politique, etc. les informations concernant les candidats doivent être collectées et uploads/Sante/ projet-de-guide-recrutement.pdf
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Licence et utilisation
Gratuit pour un usage personnel Attribution requise- Détails
- Publié le Mai 29, 2021
- Catégorie Health / Santé
- Langue French
- Taille du fichier 2.1417MB