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Pratique du secrétariat Le traitement du courrier L L e e t tr ra a i it te e m

Pratique du secrétariat Le traitement du courrier L L e e t tr ra a i it te e m m e e n n t t d d u u c c o o u u r rr ri ie e r r Pratique du secrétariat Le traitement du courrier Page 2 sur 65 T able des matières I. Introduction ............................................................................................................................ II. Le courrier entrant .................................................................................................................. 1. Les différents moyens de réception ..................................................................................... 2. Préparation du plan de travail ............................................................................................. 3. L’ouverture du courrier ........................................................................................................ 4. L’examen du courrier .......................................................................................................... 5. L’enregistrement du courrier ............................................................................................... 6. Le tri et la distribution du courrier ....................................................................................... III. Le traitement du courrier sortant ........................................................................................ 1. Les lettres types .................................................................................................................. 2. La signature du courrier ...................................................................................................... 3. Le regroupement ................................................................................................................. 4. L’enregistrement ................................................................................................................. 5. Le tri et la vérification ......................................................................................................... 6. Pliage et mise sous enveloppe ............................................................................................ IV. Conclusion ........................................................................................................................... V. Sources ................................................................................................................................... Pratique du secrétariat Le traitement du courrier Page 3 sur 65 I. Introduction T oure entreprise, grande ou petite, reçoit et expédie quotidiennement du courrier. Elle doit organiser minutieusement le traitement du courrier. Quels sont les objectifs du traitement du courrier ? Traiter le courrier entrant et sortant. C'est-à-dire : le courrier reçu et le courrier à envoyer. Suivant la taille de l’entreprise, le courrier sera traité différemment :  Dans une petite entreprise, le traitement du courrier est assuré, en principe, par une se personne. Ce travail n’est pour elle qu’une tâche parmi d’autres. Exemple : Un magasin, un hôtel…  Dans des entreprises plus importantes, le traitement du courrier nécessite la collabora ou plusieurs personnes à temps plein. Exemple : L ’hôtel de ville de Tournai Quels sont les différents moyens de réceptionner le courrier ? a. La Poste (le facteur, la boîte postale) b. Les firmes privées c. La navette interne d. Le fax e. Le courrier électronique f. Le fax internet Pratique du secrétariat Le traitement du courrier Page 4 sur 65 II. Le courrier entrant 1. Les différents moyens de réception a. La Poste Voici les différents services de la Poste utilisés le plus fréquemment par les entreprises : La boîte postale Ce sont des boîtes aux lettres numérotées qui sont louées par la poste à tous ceux qui en fo demande dans la mesure des disponibilités, moyennant un payement annuel. Plus généralem utilisée par les professionnels, ce service n’est pas cher et est également très utile pour ceux q n'ont pas de boite aux lettres ou qui veulent plus de discrétion. Ils vont donc chercher leur co la poste en ouvrant leur boîte au moyen d’une clé ou un code numérique. Si votre bureau de Poste ne dispose pas de boîtes postales, le courrier est conservé au guichet Si on souhaite louer une boîte postale au nom d'une entreprise, il faut donner à La Poste la pre que l’on dispose du mandat ad hoc. Sinon, c'est le gérant en personne qui devra se rendre au b de poste, muni des documents confirmant sa désignation. Pour des raisons d'organisation, les locations de boîtes postales sont comptabilisées trimestriellement. On peut donc payer la location pour un trimestre, ou directement pour un an exemple. Le prix par trimestre (entamé) est de 15 €. Il faut y ajouter une garantie de 12,50 € par clé. Ci-dessus, quelques boîtes postales Pratique du secrétariat Le traitement du courrier Page 5 sur 65 La solution 3-en-1 qui fait gagner du temps ! Peser les lettres, coller les timbres, se rendre à la boîte aux lettres la plus proche ou au bureau poste pour un recommandé… T out ça prend du temps, beaucoup de temps! Sans compter que n’est même pas toujours certain que le courrier est correctement affranchi. qu'est ce que c'est? Servipost vient chercher le courrier (jusqu'à 270 kg) dans les entreprises ou les bureaux, veille l’affranchir correctement et à l’envoyer dans les temps. Il suffit de leur communiquer le moment de la journée auquel on souhaite que La Poste enlève courrier. On bénéficie d’une importante remise si l'enlèvement a lieu avant 15h00. Servipost se charge de l’affranchissement correct du courrier. T out ce qu’il est demandé, c’est de procéder à un rapide tri préalable, de manière à ce que le s sache quel tarif il leur faut appliquer. On reçoit tous les mois une facture détaillée. Pas de surprise désagréable, donc ! On peut aussi déposer son courrier national ou international dans un centre Servipost (jusqu’à Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de payer des frais d’enlèvement. Servipost Pratique du secrétariat Le traitement du courrier Page 6 sur 65 Avantages Inconvénients  Gain de temps : Plus besoin de se charger de l’affranchissement du courrier. Vous ne devez plus vous déplacer jusqu’au bureau de poste ou à la boîte aux lettres, même pas pour vos envois recommandés ! Vous pouvez donc vous concentrer sur les activités de base de votre entreprise. Et vous gagnez non seulement du temps, mais aussi de l’argent!  Facilité : Vous ne devez procéder qu’à un rapide tri préalable de votre courrier. Servipost s’occupe de tout le reste !  Coût avantageux : Vous pouvez occuper votre personnel de manière plus efficace puisque nous nous chargeons de préparer votre courrier pour vous et que nous venons l’enlever chez vous. Et de plus, vous ne payez pas un cent d’affranchissement en trop.  Simplicité : Pas de paperasserie administrative inutile et plus besoin de stocks de timbres!   Rapidité : Le courrier est traité le jour même !  Clarté et précision : Un contrat unique et personnalisé, des accords clairs et précis, des tarifs sans surprise. Notre système de facturation mensuelle vous offre en outre un aperçu clair et précis et vous ne payez que ce que vous utilisez réellement.  Affranchissement correct : l’affranchissement est confié à des experts. Servipost ne traite pas :  les envois contre remboursement  les envois avec valeur déclarée (envois de valeur, envois assurés)  les envois Kilopost internationaux, à moins qu’ils ne soient déjà affranchis et que tous les documents douaniers ne soient remplis  les quotidiens et magazines  les envois non adressés  les imprimés électoraux  les envois express Pratique du secrétariat Le traitement du courrier Page 7 sur 65 T axipost   Le dispatching central veillera à ce que la livraison intervienne rapidement, et ce, jusque dan coins les plus reculés du pays. T axipost gère chaque année plus de 3 millions d’envois expres compte ce faisant parmi les principaux services de coursiers de Belgique. Port payé Le système d'affranchissement "Port Payé" représente une solution simple et attrayante pour le envois déposés en masse. Il suffit pour cela de demander un numéro Port Payé au bureau de poste et de l'imprimer sur les enveloppes. Ce numéro peut être utilisé pour tous les envois san autre autorisation préalable. Le montant total des affranchissements (aux tarifs préférentiels o conventionnels) est payé lors du dépôt des envois ou par facturation. Envois admis à ce mode d'affranchissement  Les lettres, imprimés, échantillons-réclames et Maxipost déposés aux tarifs préférentiels ou aux tarifs conventionnels ;  Les paquets postaux (Kilopost) déposés aux tarifs conventionnels ;  Les journaux et écrits périodiques adressés (reconnus comme tels par LA POSTE) déposés à raison de 100 exemplaires identiques au moins ;  Les imprimés électoraux ;  Les journaux et écrits périodiques adressés (reconnus comme tels par LA POSTE) bénéfician du port des abonnements-poste ;  Les envois prioritaires et non prioritaires en service international déposés aux tarifs T arifs Les tarifs Servipost sont extrêmement avantageux et reposent sur trois éléments :   Enlèvement : Un montant fixe par mois, en fonction du moment de l’enlèvement, avant après 15 heures. Vous pouvez bénéficier d’une réduction supplémentaire dans la mesure vous disposez d’une adresse d’enlèvement commune avec d’autres entreprises. Il va de que vous ne devez pas payer cet enlèvement dès lors que vous déposez vous-même vot courrier dans l’un de nos centres Servipost.   Traitement : Pratique, dans le cadre de la préparation de votre courrier, d’un tarif quoti dégressif, en fonction du poids total.  Affranchissement : Un montant fixe par envoi, en fonction des caractéristiques de vos postaux : PRIOR ou NON PRIOR, destination nationale ou internationale, format normalis non. Pratique du secrétariat Le traitement du courrier Page 8 sur 65 Dépôts (tarifs préférentiels) Il s'agit d'envois destinés à un même canton postal et déposés exclusivement dans le bureau distributeur qui dessert le canton postal. Le déposant dispose de deux possibilités : o  Soit il imprime dans le coin supérieur droit des envois et dans le cadre dont les dimensio peuvent être inférieures à 1,5 cm x 2 cm (hauteur x longueur) la mention "PORT PAYE" s du numéro du code postal et du nom du bureau distributeur. Le cadre et les mentions doivent être préimprimés ou apposés au moyen d'un cachet ou d'une étiquette autocollante. Dans ce cas, aucune autorisation préalable n'est requise.  Soit il possède déjà une autorisation "PP" dans uploads/Sante/ traitement-du-courrier-pratique-du-secretariat.pdf