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Prise de notes, rédaction du plan, présentation générale Michelle Fayet Réussir

Prise de notes, rédaction du plan, présentation générale Michelle Fayet Réussir ses comptes rendus Couverture : Studio Eyrolles / Shutterstock © Éditions Eyrolles Code éditeur : G56686 ISBN : 978-2-212-56686-4 Réussir ses comptes rendus Renforcez l’impact de vos comptes rendus L’art du compte rendu est une des clés de l’efficacité professionnelle. Mais savoir rédiger des comptes rendus de qualité n’est pas si simple. Spécialiste de cette question, Michelle Fayet vous guidera pour mieux choisir le compte rendu adapté aux besoins de votre service, pour prendre des notes et présenter matériellement le texte final selon les normes voulues. L’auteure vous donnera également les conseils de style et de vocabulaire pour réussir cette synthèse écrite. En vous fournissant les repères méthodologiques nécessaires, ce guide facilitera votre tâche rédactionnelle et vous aidera à établir des documents utiles, lisibles et percutants.➤ ➤ Cinq types de comptes rendus accompagnés de leurs méthodologies spéci- fiques, à adapter selon vos besoins➤ ➤ Des conseils clairs et précis qui expliquent précisément comment faire➤ ➤ Des exemples éclairants et des matrices d’aide à la présentation Michelle Fayet est formatrice et consultante en communication. Elle effectue des audits et anime des formations autour des écrits professionnels, de la rhétorique et de la culture générale en France et à l’étranger. Auteure de plusieurs ouvrages et de supports pédagogiques e-learning sur ces sujets, elle effectue également des accompagnements individuels et organise régulièrement des ateliers d’écriture littéraire. © DR Réussir ses comptes rendus Michelle Fayet Réussir ses comptes rendus Troisième édition Cinquième édition 2017 CHEZ LE MÊME ÉDITEUR Michelle FAYET, RédigerS sans complexes Michelle FAYET, LS e courrier d’entreprise Renée SIMONET, La prise de notes En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque sup- port que ce soit, sans autorisation de l’Éditeur ou du Centre Français d’Exploitation du Droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris. Éditions d’Organisation Groupe Eyrolles 61, bd Saint-Germain 75240 Paris cedex 05 www.editions-organisation.com www.editions-eyrolles.com Cet ouvrage a fait l'objet d'un reconditionnement à l'occasion de son cinquième tirage (nouvelle couverture). Le texte de l'ouvrage reste inchangé par rapport au tirage précédent. © Groupe Eyrolles, 1994, 2000, 2005 pour le texte de la présente édition © Groupe Eyrolles, 2017 pour la nouvelle présentation ISBN : 978-2-212-56686-4 V © Éditions d’Organisation Sommaire Introduction : Mais enfin, qu’est-ce qu’un compte rendu ? ............... IX Un document rarement enseigné par les parcours de formation .......... IX La confusion entre compte rendu et rapport : un classique .................. X Une définition des comptes rendus de réunions de travail ................... XII Cinq types de comptes rendus pour une efficacité maximum ............... XII Écoute, objectivité et synthèse : les trois mots clés des comptes rendus .. XIII chapitre 1 : 5 objectifs clés sous-tendant les comptes rendus .......... 1 Rédiger pour les absents .................................................................. 1 Raviver la mémoire des participants .................................................. 2 Fournir un outil de travail efficace ..................................................... 2 Créer une mémoire écrite d’un vécu collectif ...................................... 3 Renforcer la qualité de la cohésion interne ........................................ 3 chapitre 2 : Savez-vous qu’il existe 5 types de comptes rendus ?..... 5 Remettre en question ses habitudes ................................................... 5 Qualités requises pour rédiger des comptes rendus ............................ 6 chapitre 3 : Points d’ancrage d’écoute en réunion............................. 17 Quatre moments à repérer ............................................................... 17 Le contexte : bien définir le cadre ..................................................... 19 Moment de participation : les propositions ........................................ 19 La décision, tête pensante des comptes rendus ................................... 20 L’action comme volonté opérationnelle .............................................. 21 Votre joker d’efficacité : les détails de fonctionnement ........................ 21 chapitre 4 : Comment prendre des notes utiles ? .............................. 23 Prendre des notes linéaires à l’ancienne ............................................ 23 Les notes en tableau pour davantage de performance ........................ 24 R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S VI © Éditions d’Organisation Comment prendre ses notes dans le tableau ? .................................... 26 Le mot clé au service de la prise de notes efficace .............................. 27 Respectez une unité grammaticale lors de vos prises de notes ............. 29 Réflexions sur le passage obligatoire de l’oral à l’écrit ........................ 30 Densité des contenus émis lors des exposés ....................................... 30 chapitre 5 : Reporter fidèlement des échanges oraux en réunion ..... 33 Le compte rendu de type 1 Le compte rendu de type 1 : enregistrement par écrit de l’expression exacte de l’oral ............................................................................ 33 Affiner la forme en reformulant un peu ............................................. 41 Commentaires critiques sur les comptes rendus de type 1 ................... 43 Quelques situations imposent sa présence ......................................... 44 Les deux extrêmes par l’observation .................................................. 44 chapitre 6 : Mettre en valeur les opinions de chacun ........................ 47 Le compte rendu de type 2 ou procès-verbal Différence entre compte rendu et procès-verbal .................................. 47 Caractéristiques du compte rendu littéral reformulé de type 2 ............. 48 Mettre en valeur la position individuelle des participants .................... 48 Méthode de prise de notes pour ce type de compte rendu .................. 49 Comprendre le rôle de ce type de compte rendu ................................ 53 Insertion artificielle de titres par souci de lisibilité ............................... 54 chapitre 7 : Comprendre en synthèse les contenus ........................... 59 Le compte rendu de type 3 chapitre 8 : Visualiser les contenus de manière plus claire............... 65 Le compte rendu synoptique de type 4 Le compte rendu synoptique bouleverse les mentalités face à l’écrit ..... 66 Osez écrire autrement ! ................................................................... 66 Deux comptes rendus en tableau pour des situations différentes .......... 67 Découpage par colonnes : oui, mais quelles colonnes ? ...................... 68 Une synthèse systématique des propos tenus ...................................... 73 chapitre 9 : Effectuer pour les autres l’effort de synthèse................. 75 Le compte rendu très synthétique en tableau, de type 5 Un document avec secret de fabrication ............................................ 75 S O M M A I R E VII © Éditions d’Organisation Un document valable dans toutes les situations où l’opérationnalité doit primer .................................................................................. 76 Compte rendu de visite en tableau .................................................... 81 chapitre 10 : Comment présenter matériellement un compte rendu ? 85 Rompre avec d’anciennes façons de faire .......................................... 85 Optimiser l’impact de la première page ............................................ 86 Conseils utiles autour de l’organisation matérielle du compte rendu ..... 89 Prénoms et noms des participants ..................................................... 89 chapitre 11 : Adopter un style très professionnel .............................. 91 chapitre 12 : Renforcer la cohérence par les liaisons........................ 97 Les liaisons basiques au fil de la phrase ............................................ 97 Les liaisons plus subtiles et la variété stylistique .................................. 99 chapitre 13 : Nuancer ses textes par le verbe le plus juste ............... 103 chapitre 14 : Le vocabulaire professionnel transmet des messages sur le mode subliminal.................................................................... 113 chapitre 15 : Élargissement au compte rendu de lecture, de conférence ou de dossier........................................................... 119 Analyse réceptive ou analyse active ? ............................................... 120 chapitre 16 : 10 étapes incontournables pour réussir vos comptes rendus......................................................................... 127 Conclusion ......................................................................................... 131 Une diapositive par point à l’ordre du jour ........................................ 131 Pour aller plus loin dans l’efficacité… ................................................ 132 Bibliographie thématique ................................................................... 133 IX © Éditions d’Organisation Introduction Cette interrogation est celle de beaucoup de personnes confrontées pour la première fois à la rédaction d’un compte rendu. Ce document très utile pour stabiliser l’information est, en effet, peu déﬁni concrètement par les ouvrages de référence. Beaucoup d’utilisateurs par voie de consé- quence n’en cernent pas bien les contraintes et les fonctions. Un document rarement enseigné par les parcours de formation Un constat peut être cependant établi. Rares sont les formations propo- sant une approche pratique du compte rendu. De plus, en formation ini- tiale, ce type de document est rarement enseigné, même si le résumé de texte procède d’une démarche intellectuelle similaire. Plus tard, en milieu universitaire, il est implicite d’en avoir acquis les méthodes sans pour autant avoir rencontré l’opportunité d’être initié à sa rédaction au cours de son cycle d’études. Or, la rédaction de comptes rendus est souvent un signe d’évolution en contexte professionnel. Il est en effet fréquent de réclamer ce document Mais enfin, Mais enfin, qu qu’est-ce qu est-ce qu’un compte rendu un compte rendu ? R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S X © Éditions d’Organisation aux personnes exerçant des responsabilités, chargées de diffuser l’informa- tion au sein des services. De plus, la situation se complique actuellement par le fait que chacun peut être amené à transmettre par messagerie le compte rendu d’une précédente réunion. Nouveaux supports technologi- ques, donc nouvelles façons de faire ! Par conséquent, sans initiation préalable, les rédacteurs persistent à être mal à l’aise face à ce document que l’on présuppose connu de tous. Contraints d’en rédiger un, ils ressentent cette tâche comme un pensum ! Certains s’en déchargent vite d’ailleurs sur quelqu’un d’autre ! Quelques uns, plus cons- ciencieux, feuillettent les dossiers à la recherche de comptes rendus existants pour trouver rapidement un modèle quand ils ne savent comment s’y pren- dre. Il uploads/s1/ comptes-rendus.pdf