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PROCEDURE Gestion des documents Code : PR-M-01 Version : 00 Date : Page : 1/7 LABORATOIRE D’ETALONNAGE Procédure Gestion des documents Rédacteur Vérificateur Approbateur Nom/Prénom Fonction Date Visa Modification PROCEDURE Gestion des documents Code : PR-M-01 Version : 00 Date : Page : 2/7 Révision Nature de la révision Champ/Page Date SOMMAIRE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Objet Domaine d’application Abréviations utilisées Référentiel utilisés Définitions Responsabilité Mode opératoire Structure des documents qualité Gestion des documents qualité Enregistrements associés 02 02 02 02 02 02 03 03 05 05 PROCEDURE Gestion des documents Code : PR-M-01 Version : 00 Date : Page : 3/7 1. Objet Cette procédure décrit les modalités de rédaction, de validation, d'approbation, de diffusion, d'archivage et de mise à jour de tous les documents spécifiant les règles de fonctionnement du Laboratoire d’étalonnage. Les documents concernent: procédures, instructions, modes opératoires ainsi que les documents support d'enregistrement (formulaires, imprimés….). 2. Domaine d’application Cette procédure s’applique à tout document relatif au SM du laboratoire (Support Papier ou électronique). 3. Référentiels utilisés - Norme ISO 9000: Système de management de la Qualité – Principes essentiels et vocabulaire. - Norme ISO/CEI 17025: Exigences générales concernant la compétence des laboratoires d'étalonnages et d'essais. Responsabilité Le RQ est chargé de la gestion de cette procédure et veille à son application au sein du laboratoire. Le personnel du laboratoire est chargé de l’application de la présente procédure. 4. Définitions (s’assurer que c’est conforme à la norme) !!!! ►Procédure: Manière spécifiée d'accomplir une activité ou un processus. ►Document: Support d’information et l’information qu’il contient. ►Instruction de travail: Manière détaillée décrivant les tâches permettant le bon déroulement d’une activité. Abréviations utilisées MQ : Manuel Qualité RQ : Responsable qualité SM : Système management PROCEDURE Gestion des documents Code : PR-M-01 Version : 00 Date : Page : 4/7 5. Logigramme Quoi Oui Comment Preuve Tout le personnel RQ/Responsable technique Rédacteur (Personnel autorisé) RQ/DT/ Gérant Gérant RQ RQ RQ Formulaire de demande (Modification ou Création) Validé par le Gérant et le RQ Visa sur la page de garde Visa sur la page de garde Diffusion du document Espace d’archivage FO_M01_02 FO_M01_02 FO_M01_02 6. Structure des documents Non Oui Rédiger ou modifier de document Non Vérifier le document Oui Approuver le document Diffuser le document Classer l’original Archiver PROCEDURE Gestion des documents Code : PR-M-01 Version : 00 Date : Page : 5/7 Les documents du SM sont identifiés par leur titre. Ces documents sont rédigés avec le respect des éléments suivants :  En-tête de page dans lequel sont précisés : TYPE DE DOCUMENT Code : PR_M_xx Version : 01 Date :JJ/MM/AA Page : 1 sur 1 TITRE DU DOCUMENT -Le code qui est constitué de 3 parties permettant l’identification du document : 1ère 2ème 3ème 1ère partie : initiales du type de document : PR : procédure IN : instruction MO : mode opératoire FO : formulaire 2ème partie : type M : management T : Technique 3ème partie : le numéro d’ordre du document - La version de la procédure. -La date de la procédure. -Nombre de page de la procédure. -Type du document : procédure. -Titre de la procédure. -Le logo de l’entreprise. x M P PROCEDURE Gestion des documents Code : PR-M-01 Version : 00 Date : Page : 6/7 - En bas de page dans lequel sont précisés : - Le rédacteur - Le vérificateur - L’approbateur - Date et visa Rédacteur Vérificateur Approbateur Nom/Prénom Fonction Date Visa 6.1. Description 6.2. Rédaction des documents Seul le personnel autorisé par la Direction a la possibilité de rédiger les documents du système management du laboratoire afin de proposer sa mise en œuvre. Le nom du rédacteur apparaît sur les documents rédigés. Règles de mise en forme : - Police de taille 12 - Police « Times new roman » - Espace « 1 » Vérification et approbation des documents Tous les documents du Système Management sont approuvés par le Gérant. Le nom de l'approbateur apparaît sur les procédures et instructions. Tous les documents du Système Management sont vérifiés par le personnel autorisé : RQ/RT/Gérant 6.3. Diffusion des documents Après approbation, les documents sont diffusés au personnel concerné (support papier/électronique). La liste de diffusion est mise à jour par le RQ. Le destinataire du nouveau document signe le formulaire de diffusion, l’ancien document est retiré et détruit. Seule la copie originale est gardée par le RQ pour archivage (durée 03 ans) avec la mention « PERIME » sur touts les pages. PROCEDURE Gestion des documents Code : PR-M-01 Version : 00 Date : Page : 7/7 6.4. Modification des documents La modification d'un document suit le même cheminement que sa création (Mêmes fonctions, approbation, rédaction et vérification). Un document modifié voit son numéro de version incrémenté d’une unité lors de sa diffusion et la date d’application est mise à jour. La prise en compte des modifications est mentionnée dans le paragraphe « Nature de la modification » et par la diffusion de la nouvelle version. 7. Annexes FO-M-01-00 !!!!: Formulaire de création / modification / suppression des documents SMQ ; FO-M-02 : Formulaire de diffusion / retrait. uploads/s1/ gestion-des-documents.pdf