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Régle interne de la commande publique Cette règle interne cherche à cadrer l’ac

Régle interne de la commande publique Cette règle interne cherche à cadrer l’achat au sein de la collectivité en gardant à l’esprit les 3 principes de la commande publique : ➢ la liberté d’accès à la commande publique : toute personne doit avoir librement connaissance des besoins d'achat d'un acheteur public. Ce principe est garanti par la publicité et par la mise en concurrence que cette publicité engendre. ➢ l’égalité de traitement des candidats : le respect de ce principe interdit notamment toute discrimination et s'étend à tous les stades de la procédure : a) la rédaction du cahier des charges doit être objective et ne pas orienter le choix, b) toutes les offres arrivées dans le délai demandé doivent être examinées, quel que soit la nationalité ou l'implantation du candidat, c) tous les candidats doivent disposer d'une information équivalente et, si l'un d'entre eux pose une question complémentaire, l'acheteur public doit répondre à tous les candidats. ➢ la transparence des procédures : la transparence permet à tous les candidats, ou à toute personne intéressée, de s'assurer que l'acheteur public respecte des 2 premiers principes. Définition d’un marché public : Un marché public est un contrat administratif conclu à titre onéreux entre un organisme public et un fournisseur ou un prestataire pour répondre aux besoins d'un organisme public en matière de travaux, de fournitures ou de services. La commande publique est un terme générique relatif à l'ensemble des contrats passés par les acheteurs publics pour satisfaire leurs besoins. Marchés exclus de la législation des marchés publics ▪ acquisition ou location de terrains, de bâtiments existants ou d'autres biens immeubles ▪ recherche et développement ▪ transport de voyageurs par chemin de fer ou en métro ▪ incendie et secours ▪ certains services juridiques (par exemple, les services de certification et d'authentification de documents) ▪ achat d'énergie ou de combustibles destinés à la production d'énergie ▪ quasi-régie ▪ la subvention ▪ le mécénat ▪ l'autorisation d'occupation du domaine public MGo/MGo Règle interne de la commande publique Communauté de Communes du Briançonnais 2/10 Les étapes de passation d’un marché Un contrat de fournitures, de services ou de travaux, quel que soit son montant, passe nécessairement par les étapes suivantes : Réflexions préalables – Définition claire du besoin, réflexion sur le type de contrat adapté à la satisfaction du besoin, évaluation du montant du contrat. Décision de passer le marché – Inscription sur le TABLEAU PREVISIONNEL DES CONSULTATIONS – 2020 en accès libre sur le serveur Administratif/Commande publique et en informer le service des marchés, qui validera les délais. Transmettre la fiche de passation complétée et signée au service des marchés. Elaborer le cahier des charges + BPU / DQE/DPGF (service opérationnel) Dossier de consultation - 5 jours Rédaction des pièces administratives et élaboration du DCE par le service de la commande publique (CCAP, RC, AE) Publication du marché - Mise en concurrence – 1 jour SYNTHÈSE DES SEUILS EN MARCHES PUBLICS Seuils en euros HT Procédures Modalités de publicité Travaux, fournitures et services Jusqu’à 40 000 Chaque personne publique est libre de fixer ses propres règles de publicité et de mise en concurrence dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique. (Prévoir un délai d’au moins 7 jours pour la transmission des devis) Travaux, fournitures et services De 40 000 à 90 000 Procédure adaptée (MAPA) Publicité libre ou adaptée (*) : PROFIL ACHETEUR SITE CCB entre 14 et 21 jours Fournitures et services De 90 000 à 214 000 Travaux De 90 000 à 5 350 000 Procédure adaptée (MAPA) PROFIL ACHETEUR BOAMP ou JAL (coût 108 € TTC) SITE CCB 21 jours au minimum Fournitures et services Au-delà de 214 000 Travaux Au-delà de 5 350 000 Procédure formalisée PROFIL ACHETEUR BOAMP ou JAL JOUE (coût 864 € TTC) SITE CCB 30 jours obligatoire au minimum (*) Assurer une audience suffisante – Le choix du support de publicité doit être adapté à l’objet, à la nature, à la complexité, au degré de concurrence entre les entreprises concernées, à l’urgence du besoin et assurer une audience suffisante. Les mesures de publicité doivent donc être déterminées au cas par cas. Réception des plis - 1 jour Réception, enregistrement et ouverture des plis. Vérification des pièces de candidature par le service de la commande publique Analyse des plis – XX jours Rapport d’Analyse des plis selon les critères définis dans le dossier de consultation par le technicien demandeur MGo/MGo Règle interne de la commande publique Communauté de Communes du Briançonnais 3/10 Contrôle de légalité - 5 jours Le seuil de transmission au contrôle de légalité des marchés publics est de 214 000 euros HT à compter du 1er janvier 2020. Cette transmission se fait sous format papier par le service des marchés. Attribution du marché -14 jours Dans le cadre d’un MAPA (marché à procédure adaptée), les candidats non retenus sont informés du rejet de leur offre par courrier. Les candidats non retenus sont également informés sur l’entreprise attributaire (nom, adresse) et du montant du marché). De la même façon, l’entreprise sélectionnée reçoit un courrier de notification l’informant de la décision de la CCB de la retenir pour la conclusion de ce contrat. Rematérialisation de l’offre (aucun acte d’engagement en PDF ne sera autorisé) Dans le cadre d’un marché passé selon la procédure d’appel d’offres, une CAO (Commission d’Appel d’Offres) est réunie, et ses membres attribuent le marché. Le Service des marchés rédige ensuite un procès-verbal attestant de toutes leurs remarques et de leur décision. Celui-ci doit être signé par la totalité des membres de la CAO. Comme pour les MAPA, une lettre de rejet est envoyée aux candidats évincés et un courrier de notification est transmis à l’entreprise retenue. Rematérialisation de l’offre (aucun acte d’engagement en PDF ne sera autorisé) Suivi exécution du marché - Durée du marché ➢ Suivi au quotidien Le suivi technique est généralement assuré par la personne initialement en charge du dossier. C’est elle qui gère l’exécution, les relations commerciales, les commandes… Il s’agit de mettre en œuvre le marché d’après les conditions du contrat. ➢ Suivi en cas de changement de situation Si, au cours du marché, il s’avère que les besoins ont évolué et que les termes du contrat ne correspondent plus exactement à la réalité, il convient alors à la personne en charge du suivi, après concertation avec son responsable de pôle si différent, de se rapprocher du Service des Marchés. Selon l’ampleur et la nature des modifications à opérer, il sera décidé le statu quo, la passation d’un avenant, ou le marché sera relancé si les changements sont jugés trop importants. ➢ Suivi en cas de manquements Si la prestation fournie par l’entreprise titulaire du marché ne correspond pas aux termes du contrat, des éléments de recours existent, et pourront être employés selon le grief constaté. Il est important de conserver ou de rassembler toute trace de mécontentement rencontré MGo/MGo Règle interne de la commande publique Communauté de Communes du Briançonnais 4/10 Bons de commande (< XXX € HT ) Inférieur à XXX € ?? HT (pas de devis achat direct) Entre XXX € HT et 25 000 € HT , (demande de 3 devis) Légende Définition des besoins et des caractéristiques techniques Définition des besoins et des caractéristiques techniques Commande directe auprès du fournisseur Formalisation d’une simple demande de devis (mail, téléphone…) Demande de devis Réception des devis Analyse des devis Notification à l’entreprise Signature du bon de commande par la DGS Mise à la signature du bon de commande Rédaction d’un bon de commande avec numérisation du devis Remise d’un bon de livraison ou d’un reçu Existence du contrat Suivi technique des prestations Suivi comptable des prestations Techniciens Service commande publique Service comptabilité Elus/Direction générale MGo/MGo Règle interne de la commande publique Communauté de Communes du Briançonnais 5/10 Marchés publics entre 25 000 € HT et 40 000 € HT Légende Définition des besoins et des caractéristiques techniques Conseil sur les critères de choix et quelques éléments de procédure Rédaction des éléments techniques Cahier des charges)/DPGF/BPU/DQE Rédaction des éléments administratifs (CCAP simplifié /lettre de consultation/AE) Envoi direct aux entreprises par mail Et/ou possibilité publication profil acheteur Réception de l’ensemble des offres soit sous format papier soit par voie dématérialisée (mail ou sur profil acheteur si la publication a été faite) Ouverture des offres et transmission au service concerné Analyse technique des offres Vérification des éléments administratifs et quantitatifs (prix, délai…) Rédaction du rapport d’analyse Mise à la signature de la lettre de notification Mise à la signature d’une décision du Président Signature du marché public par la DGS (délégation de signature) Notification des résultats aux entreprises (lettres de rejet et attribution) Numérisation du marché public Transmission au service comptabilité (format numérique uniquement et au service concerné (format numérique et papier pour archivage dans le service) Suivi technique des prestations Suivi comptable des prestations Suivi administratif des prestations (avenant, OS, pénalités…) Techniciens Service commande publique Service comptabilité Elus/Direction générale MGo/MGo Règle interne de la commande publique Communauté de Communes du Briançonnais 6/10 uploads/s1/ guide-interne-commande-publique-ccb.pdf