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1 COMMISSION EUROPÉENNE DG EMPLOI, AFFAIRES SOCIALES ET EGALITE DES CHANCES Dialogue social, droits sociaux, conditions de travail, adaptation au changement Santé, sécurité et hygiène au travail Luxembourg, le ……… EMPL F/4 jh Objet : Lettre d'invitation à soumissionner n° VT/2008/063 Madame, Monsieur, 1 1. . La Commission européenne a le plaisir de vous transmettre, suite à votre demande, le dossier relatif à l'appel d'offres ouvert n° VT/2008/063 2. Si vous souhaitez participer à cet appel, il vous est demandé de faire parvenir votre offre au plus tard le 18/09/2008. Le soumissionnaire peut à son gré transmettre son offre: a) soit par lettre recommandée (y compris par messagerie privée) postée au plus tard le 18/09/2008 la date de la poste faisant foi. L'offre doit être envoyée à l'adresse postale suivante: Commission européenne DG Emploi, Affaires sociales et Egalité des Chances, unité F/4 L – 2920 LUXEMBOURG b) soit en la déposant (directement ou par tout mandataire du soumissionnaire) au plus tard le 18/09/2008 à 16 heures au service mentionné ci-dessous: Commission européenne DG Emploi, Affaires sociales et Egalité des Chances, unité F/4 Bât. EUROFORUM – bureau 2195A Rue Stumper L – 2920 LUXEMBOURG Dans ce cas, le dépôt de l'offre sera établi au moyen d'un reçu daté et signé nominativement par le fonctionnaire du service susmentionné à qui les documents ont été remis. Une copie de ce reçu sera retenue par le service susmentionné. 3. Présentation de l'offre L'offre comprendra, 1 original et 2 copies. L'envoi doit être fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront également fermées à l'aide de bandes adhésives au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur. L'enveloppe extérieure devra porter, en plus de l'adresse du service destinataire comme indiqué ci-dessus, les mentions suivantes: “APPEL D'OFFRES n° VT/2008/063 A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER A NE PAS OUVRIR PAR LE COMITE D'OUVERTURE AVANT 30/09/2008". 2 L'enveloppe intérieure devra quant à elle, porter les mentions suivantes: “APPEL D'OFFRES n° VT/2008/063 A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER A NE PAS OUVRIR PAR LE COMITE D'OUVERTURE AVANT 30/09/2008" (NOM DU SOUMISSIONNAIRE) 4. Le Cahier des charges relatif à l'appel d'offres sous rubrique est joint à la présente invitation à soumissionner (voir Annexe 1 - Cahier des charges). 5. Toute offre vaut acceptation des dispositions prescrites par: a) cette lettre d'invitation à soumissionner; b) le Cahier des charges (Annexe 1); c) les conditions générales applicables aux contrats d'entreprise de la Commission européenne. Ce document est inclus au modèle de contrat ci-joint (Annexe 2). 6. Toute offre doit : - être signée par le soumissionnaire ou son mandataire dûment habilité; - être parfaitement lisible afin d'éliminer le moindre doute sur les termes et les chiffres; 7. Délai de validité de l'offre: − 12 mois à compter du 18/09/2008 − l'ouverture des offres aura lieu le 30/09/2008. 8. Les soumissionnaires seront informés de la suite réservée à leur offre. 9. Les candidats, qui n'ont pas l'intention de soumettre une offre, sont priés de nous en informer par écrit à l'adresse mentionné au point 2 ci-dessus avant la date limite. 10. Les offres ne peuvent en aucun cas dépasser la somme totale de 500.000 €. 11. Tout contact entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire est interdit pendant le déroulement de la procédure, sauf à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes: a) avant la date de clôture du dépôt des offres, pour le cahier des charges et pour les documents et renseignements complémentaires, le pouvoir adjudicateur peut: − à l'initiative des soumissionnaires, fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature du marché qui sont communiqués à la même date à tous les soumissionnaires qui ont demandé le cahier des charges; − de sa propre initiative, s'il s'aperçoit d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction de l'avis de marché, de l'invitation à soumissionner ou du cahier des charges, en informer les intéressés à la même date et dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel à la concurrence; b) après l'ouverture des offres, dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre, le pouvoir adjudicateur peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire; ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes de l'offre. 12. Les conditions de visite sur place, le cas échéant, sont les suivantes: ………………………………… 3 13. La présente invitation à soumissionner ne constitue aucun engagement de la part de la Commission. Celui-ci ne prend acte qu'au moment de la signature du contrat avec l’attributaire retenu. Le service adjudicateur peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché, sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Le cas échéant, cette décision serait motivée et portée à la connaissance des candidats ou soumissionnaires. 14. Le suivi de votre réponse à l'invitation à soumissionner impliquera l'enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (par exemple, nom, adresse, CV). Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Sauf indication contraire, les réponses aux questions et les données à caractère personnel demandées sont nécessaires pour l'évaluation de votre offre, conformément aux spécifications de l'invitation à soumissionner, et seront traitées uniquement par le département responsable de l'appel d'offre. Sur demande, vous pouvez obtenir la communication de vos données à caractère personnel et vous pouvez rectifier toute donnée personnelle inexacte ou incomplète. Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez vous adresser au département de la Commission à qui l'offre doit être transmise. Vous avez le droit de saisir à tout moment le contrôleur européen de la protection des données en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel. 15. Des renseignements complémentaires peuvent être demandés à: M. Antonis ANGELIDIS (tél. 4301 33747) ou M. Alick MORRIS (tél. 4301 36552) fax +352-4301 34259 J.R. BIOSCA DE SAGASTUY Ordonnateur Subdélégué Annexes: − Annexe 1: Cahier des charges VT/2008/063 + Annexe I (art. 93 et 94), Annexe II (Déclaration sur l'honneur) et annexe III (Récapitulatif du cadre de mesure de performance du programme PROGRESS) − Annexe 2: Modèle de Contrat (y compris les annexes, qui font partie intégrante du contrat). Les soumissionnaires porteront une attention particulière aux "Conditions générales applicables aux contrats de services attribués par la Commission des Communautés Européennes" à l'annexe III (Rémunération et frais remboursables – Détail des prix), ainsi qu'à l'annexe IV (CV et classification des experts) − Annexe 3 : Formulaire d'identification bancaire − Annexe 4 : Formulaire "entité légale". uploads/s1/ invite.pdf