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1 GUIDE DE CONTRÔLE DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES 2 Sommaire Problématique gé

1 GUIDE DE CONTRÔLE DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES 2 Sommaire Problématique générale................................................................................................................... 4 Module 1 : La connaissance de la collectivité ................................................................................. 5 Objectif de ce module ....................................................................................................................... 5 Méthodologie de contrôle ................................................................................................................. 6 Documents à obtenir ........................................................................................................................ 6 Module 2 : La qualité de la gouvernance et de la gestion interne .................................................. 7 Objectif de ce module ....................................................................................................................... 7 Méthodologie du contrôle de la gouvernance .................................................................................. 8 Documents à obtenir ........................................................................................................................ 9 Textes de référence ........................................................................................................................... 9 Méthodologie du contrôle interne .................................................................................................. 10 Documents à obtenir ...................................................................................................................... 12 Textes de référence ......................................................................................................................... 12 Module 3 : Le contrôle de la gestion des ressources humaines (GRH) ........................................ 14 Objectif de ce module ..................................................................................................................... 14 Méthodologie de contrôle ............................................................................................................... 14 Documents à obtenir ...................................................................................................................... 17 Textes de référence ......................................................................................................................... 17 Module 4 : Le patrimoine ............................................................................................................... 19 Objectif de ce module ..................................................................................................................... 19 1) La constitution du patrimoine ..................................................................................................... 19 Méthodes de contrôle ..................................................................................................................... 19 Les éléments de contexte ................................................................................................................ 19 La planification des investissements .............................................................................................. 20 Les opérations d’investissement :................................................................................................... 20 L’atteinte des objectifs : ................................................................................................................. 21 2) La gestion du patrimoine ............................................................................................................. 21 Méthodologie de contrôle ............................................................................................................... 22 Textes de référence ......................................................................................................................... 25 Module 5 : Les conditions d’élaboration et d’exécution du budget, la situation financière ....... 26 Objectif de ce module ..................................................................................................................... 26 Méthodologie de contrôle ............................................................................................................... 26 Documents à obtenir ...................................................................................................................... 28 Module 6 : Les services publics locaux .......................................................................................... 30 Objectifs de ce module ................................................................................................................... 30 Méthodologie du contrôle .............................................................................................................. 30 Documents à obtenir ...................................................................................................................... 33 Textes de référence ......................................................................................................................... 33 3 Module 7 : La commande publique ............................................................................................... 35 Objectif du module ......................................................................................................................... 35 Méthodologie du contrôle .............................................................................................................. 35 Sujets du contrôle : ......................................................................................................................... 36 Points de vérification...................................................................................................................... 37 Module 8 : Le contrôle des systèmes d’information ...................................................................... 39 Objectifs de ce module ................................................................................................................... 39 Méthodologie de contrôle ............................................................................................................... 40 Documents à obtenir ...................................................................................................................... 41 ANNEXES : Fiches détaillées des modules relatifs au guide de contrôle des collectivités territoriales ................................................................................................................. 43 4 Une collectivité, c’est un patrimoine d’équipements et de services publics que ses instances de gouvernance doivent faire fonctionner au mieux pour offrir une palette de services d’intérêts généraux à ses habitants. Son action doit être conforme au droit en vigueur et viser à optimiser les moyens humains, matériels, immobiliers et financiers dont elle dispose. Elle cherche également, si possible, à garantir une croissance des services et équipements en conformité avec les politiques publiques nationales et l’intérêt local et/ou, a minima à assurer l’optimisation et la pérennité de ceux dont elle dispose déjà. La collectivité territoriale s’inscrit dans la dynamique institutionnelle marquée par des niveaux de décentralisation, ce qui signifie que ses potentialités d’action sont susceptibles d’évoluer. Les contrôles doivent intégrer ce phénomène. Il ressort de ces éléments que la collectivité territoriale est schématiquement un organisme dont la gestion est structurée ou influencée tant par des éléments exogènes que par sa gestion propre. À partir de cette définition le contrôle s’organise ainsi : Problématique générale 5 Objectif de ce module Dresser un portrait synthétique de la collectivité pour identifier les grands enjeux auxquels elle est confrontée. Cette vue d’ensemble doit demeurer synthétique et permettre de donner du sens aux axes de contrôle retenus. Les éléments essentiels pourront être repris succinctement en introduction du rapport. Une telle présentation permet d’avoir une idée des forces (atouts) et faiblesses (contraintes) de la collectivité et d’identifier les grands enjeux de développement et/ou de gestion auxquels elle est confrontée1. Ce qui est attendu, c’est que chaque collectivité s’oriente en priorité vers les secteurs porteurs pour lesquels elle dispose d’atouts potentiels. Ceci lui permet non seulement de répondre aux aspirations de la population, mais aussi de diversifier ses ressources pour un meilleur développement du territoire. Ainsi par exemple, une collectivité constituée majoritairement de jeunes a besoin de réaliser des infrastructures et équipements qui répondent aux aspirations de cette catégorie de la population (équipements sportifs, culturels, éducatifs, de loisirs…). Si elle dispose d’une zone d’expansion touristique, la collectivité est appelée à développer des infrastructures d’accueil et d’activités ludiques. Une autre collectivité qui est riche en ressources minières est toute désignée pour développer une industrie adaptée, construire des zones industrielles ou d’activités et prendre les mesures nécessaires pour rendre son territoire de plus en plus attractif aux investisseurs. Celle qui dispose d’un potentiel solaire important peut exploiter cette énergie pour, au moins, produire l’électricité nécessaire à l’éclairage public. La collectivité qui est à vocation agricole ou pastorale gagnerait à prendre les mesures susceptibles de favoriser l’émergence d’industries agroalimentaires. D’autres éléments non moins importants peuvent être intégrés dans l’analyse socioéconomique de la collectivité, tels que la dimension environnementale, le développement durable, l’importance du chômage et de la pauvreté en relation avec les actions entreprises par les autorités locales (du point de vue quantitatif et qualitatif) pour contenir ou atténuer les difficultés et améliorer les conditions de vie des citoyens. 1 Cependant, à ce stade, il ne paraît pas nécessaire de s’engager dans une procédure d’évaluation de type « SWOT » (force, faiblesse, opportunités, menaces) telle que préconisée dans les manuels de « bonnes pratiques » de l’Union Européenne. Module 1 : La connaissance de la collectivité 6 Méthodologie de contrôle Il s’agira à ce stade de : - constituer une base de données sur l’entité à contrôler ; - rassembler et exploiter les informations d’ordre général sur la collectivité à contrôler, puis les différents textes législatifs et réglementaires en rapport avec la mission, les différentes conventions passées, les procédures appliquées, le dossier permanent, documents et rapports précédents de contrôle en rapport avec la mission. La base d’information constituée est complétée d’entretiens préliminaires avec les gestionnaires, voire, de comparaisons statistiques avec les autres collectivités de même taille. Documents à obtenir - Statistiques officielles (ONS) sur la démographie, l’économie, les questions sociales ainsi que sur les atouts géographiques du territoire (territoire de montagne, bord de mer, proximité d’une métropole…) - Les instruments d’urbanisme et de l’aménagement des territoires (plan directeur d’aménagement urbain-PDAU- et les plans d’occupation des sols -POS-) peuvent être également consultés ; ils renseignent, d’une part, sur l’adéquation des plans de développement de la collectivité avec ses potentialités et spécificités et assurent, d’autre part, localement, dans un cadre de développement durable, le triple équilibre de l’équité sociale, de l’efficacité économique et de la soutenabilité écologique tel que requis par le schéma national d’aménagement du territoire (SNAT). Ce sont là autant d’éléments susceptibles de contribuer, à la fois, à la détection des faiblesses de la gestion en relation avec la nature des investissements réalisés et à l’orientation des actions de contrôle vers les centres d’intérêt. Cette démarche doit permettre en plus, un recensement des risques à évaluer de type « cartographie des risques ». D’autres documents utiles peuvent être demandés par l’équipe de contrôle selon les besoins de la mission. La consultation des comptes administratifs et les comptes de gestion déjà à la disposition de la chambre ou à demander en plus des autres documents comptables et administratifs en relation avec la gestion de la collectivité, sont pour la phase de la préparation de la mission d’une utilité certaine. 7 Objectif de ce module Évaluer la capacité d’auto contrôle de la collectivité tant dans sa gouvernance que du fait du contrôle interne (CI). La bonne gouvernance d’une collectivité trouve sa légitimité dans la participation des différents acteurs, notamment les citoyens dans le développement du territoire. Il s’agit aussi de la pertinence des actions d’autocontrôle entreprises dans le seul but d’être de plus en plus performante dans la réalisation d’un développement local durable. Le contrôle interne est généralement défini comme étant un ensemble de procédures et de pratiques mises en place pour que tous les rouages du système fonctionnent au mieux, en minimisant les risques et en sachant y faire face. Il est défini de la manière suivante par l’INTOSAI « Le contrôle interne est un processus intégré mis en œuvre par les responsables et le personnel d’une organisation et destiné à traiter les risques et à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation, dans le cadre de la mission de l’organisation, des objectifs généraux suivants : - Exécution d’opérations ordonnées, éthiques, économiques, efficientes et efficaces; - Respect des obligations de rendre compte ; - Conformité aux lois et réglementations en vigueur ; - Protection des ressources contre les pertes, les mauvais usages et les dommages.» Autocontrôle et contrôle hiérarchique viennent compléter le dispositif de C.I dont ils sont partie intégrante en vue d’assurer sa fiabilité. Les collectivités ne se sont pas encore dotées de procédures écrites de contrôle interne, l’équipe de contrôle doit donc identifier et analyser les procédures mises en pratique (souvent, sans que les préposés sachent qu’il s’agit des procédures du contrôle interne). Les dispositions législatives et réglementaires en rapport avec la gestion des collectivités sont aussi assimilées par l’équipe de contrôle à des procédures de contrôle interne. La non application de ces dispositions entraine non seulement, une violation des règles mais aussi, un dysfonctionnement du dispositif qui doit être décrypté comme une faille et un risque dans la gestion. Module 2 uploads/s1/guide-des-collectevete-local 1 .pdf