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La lettre de mission Vade- mecum D O S S I E R T E C H N I Q U E La lettre de m

La lettre de mission Vade- mecum D O S S I E R T E C H N I Q U E La lettre de mission [Guide pratique] 2eme édition / Janvier 2012 2 Sommaire 1 AVERTISSEMENT.......................................................4 2 INTRODUCTION........................................................4 3 LE RÉGIME JURIDIQUE DU CONTRAT...........................6 3.1 Règles de fond.......................................................................................................6 3.1.1 Le consentement des parties.................................................................................6 3.1.2 La capacité de contracter.......................................................................................6 3.1.3 Un objet certain qui forme la matière de l'engagement.......................................7 3.1.4 Une cause licite dans l'obligation..........................................................................7 3.2 Le formalisme contractuel.....................................................................................7 3.2.1 Validité et preuve du contrat.................................................................................7 3.2.2 Devoir déontologique de l’écrit.............................................................................9 3.2.3 Vérification déontologique et pré-contractuelle...................................................9 3.3 Le contenu du contrat..........................................................................................10 3.3.1 Identification des parties : enjeu et régime.........................................................10 3.3.2 Clauses décrivant la prestation............................................................................14 3.3.3 Durée du contrat, renouvellement, préavis........................................................16 3.3.4 Obligations du client............................................................................................19 3.3.5 Rémunération......................................................................................................20 3.3.6 Clause de non-sollicitation d’un collaborateur....................................................25 3.3.7 Clauses exclusives ou limitatives de responsabilité.............................................26 4 LA FORMALISATION DU CONTRAT : UN OUTIL DE COMMUNICATION AVEC LE CLIENT...........................28 4.1 PrÉalable au contrat : l’entretien avec le client....................................................28 4.1.1 L’expression des besoins du client.......................................................................28 4.1.2 L’entretien............................................................................................................28 4.2 Les vertus de la lettre de mission.........................................................................29 La lettre de mission [Guide pratique] 4.2.1 Les objectifs de la lettre de mission.....................................................................29 4.2.2 La lettre de mission doit répondre aux attentes du client...................................30 5 LE CONTRAT : UN OUTIL DE GESTION INTERNE DU CABINET................................................................31 5.1 La lettre de mission outil de planification des travaux..........................................31 5.1.1 Les pré requis pour accepter les travaux.............................................................31 5.1.2 Un outil de gestion de la production du cabinet (planification, intervenants…).32 5.2 La lettre de mission outil de valorisation de la production du cabinet..................33 5.2.1 Le forfait...............................................................................................................33 5.2.2 Le temps passé....................................................................................................34 5.2.3 À budget révisable...............................................................................................35 5.2.4 À l’acte.................................................................................................................35 5.3 CONCLUSION..............................................................................................................36 4 La lettre de mission [Guide pratique] 1 AVERTISSEMENT Sur une idée de Joseph ZORGNIOTTI et dans la continuité des forums ECF 2008, nous avons élaboré ce guide pratique à destination de nos adhérents mais également de l’ensemble des professionnels, afin de mettre à leur disposition un outil pratique et pédagogique. Ce guide est assorti de modèles de documents commentés, afin que le pourquoi des principaux termes de la lettre de mission soit mieux appréhendé. Si rédiger une lettre de mission répond désormais à une obligation déontologique, nous y voyons surtout le moyen de créer et d’entretenir avec le client une relation claire. C’est en ce sens que nos propositions de lettres ont été rédigées, faites pour être lues à haute et intelligible voix et compréhensibles par le client afin de répondre à ses attentes. Le présent document est accompagné de fichiers word sur lesquels figurent des spécimens de lettres de mission de présentation des comptes annuels, d’examen limité et de missions complémentaires ; ces spécimens viennent en complément des modèles préconisés par le Conseil Supérieur de l’Ordre des experts-comptables, avec lesquels ils peuvent être mixés au gré des souhaits de chaque cabinet. Ces documents n’ont bien sûr aucune valeur officielle, la prérogative d’élaboration des normes revenant au Conseil Supérieur de l’Ordre des experts-comptables. 2 INTRODUCTION 2.1.1.1Lettre ou contrat de mission ? 1. L’institution, mue par des questions relatives à la responsabilité civile professionnelle, ne s’est véritablement intéressée à la relation juridique existant entre l’expert-comptable et son client qu’à compter des années 1960. Dans un premier temps, il s’est agi de définir les diligences normales d’un professionnel afin de mieux circonscrire les comportements pouvant entraîner la mise en cause de l’expert-comptable. Dans un second temps, l’institution a souhaité promouvoir la formalisation de la relation contractuelle entre l’expert-comptable et son client, en particulier par la rédaction d’une lettre de mission décrivant notamment la prestation faisant l’objet de l’accord et l’étendue des obligations réciproques de chacune des parties. 6 La lettre de mission [Guide pratique] Cette lettre établie par l’expert-comptable, véritable compte rendu des éléments essentiels de l’accord des parties, pouvait faire l’objet d’une simple remise ou bien d’une remise avec retour d’un exemplaire paraphé par le client. 2. Désormais l’article 11 du code de déontologie impose un « contrat écrit ». Forts de cette terminologie, certains souhaiteraient bannir le vocable « lettre de mission » pour celui de « contrat de mission ». L’enjeu est sémantique et non juridique. Car auparavant, la lettre de mission, peu importe la forme employée, formalisait bien l’existence d’un accord de volonté entre les parties sur les éléments essentiels de leur relation, c'est-à-dire d’un contrat entre l’expert-comptable et le client peu important que cette lettre ne soit pas dénommée « contrat ». A ce titre, l’article 12 du nouveau code de procédure civile, fait obligation aux juges pour statuer de ne pas s’arrêter à la dénomination que les parties ont entendu donner à leur relation, mais de se référer à la situation de fait pour donner l’exacte qualification juridique à leur relation. Point n’est besoin de préciser que tout document écrit, qu’il soit intitulé lettre ou contrat de mission, remis et agréé par le client, répond parfaitement à cette obligation déontologique. Nous verrons d’ailleurs que sur le plan civiliste, la validité et l’existence de ce contrat ne nécessitent pas plus aujourd’hui qu’hier, un écrit, la prescription de l’article 11 du code de déontologie n’ayant de portée que sur le plan déontologique. 3. En conclusion, chacun peut donc choisir la dénomination qu’il entend donner au document qui matérialisera la relation entre les parties : il peut aussi bien s’agir de lettre de mission que de contrat de mission. 2.1.1.2Un contrat nommé ? Quelle législation appliquer à la relation juridique existant entre le client et l’expert-comptable ? Aucune législation particulière ne vient réglementer spécifiquement et exclusivement ce contrat. Il faut donc se reporter au droit commun des contrats, ainsi qu’au droit spécial applicable aux contrats d’entreprise. Car, il s’agit bien d’un contrat d’entreprise et, plus précisément encore, d’un contrat de service. Telle est la qualification juridique qui permet d’en déterminer le régime juridique. En ce sens, il s’agit bien d’un contrat « nommé » c'est-à-dire reconnu et traité comme tel par le législateur. S’il existe des législations particulièrement contraignantes, ne laissant que peu de place à la libre détermination du contenu du contrat en raison de 7 La lettre de mission [Guide pratique] l’état de faiblesse présupposé de l’une des parties1, tel n’est pas le cas du contrat d’entreprise. Minimalistes, la réglementation et la jurisprudence subséquente ne se contentent que de quelques jalons, tant sur la forme que sur le fond. Une importante liberté créatrice est ainsi laissée aux parties pour déterminer les termes de leur relation contractuelle. A vrai dire, il n’est pas certain que cette liberté soit pleinement utilisée, les parties favorisant souvent, par confort et souci de sécurité, les modèles – fruits d’expérience et d’expertise juridique mutualisée - qui leur sont proposés. C’est ce que nous nous proposons d’exposer pratiquement et brièvement. 3 LE RÉGIME JURIDIQUE DU CONTRAT 3.1 RÈGLES DE FOND Nous l’avons vu, le contrat entre un expert-comptable et son client est un contrat d’entreprise qui répond tout particulièrement aux règles de droit commun contenues dans le code civil. Il s’agit principalement de l’article 1108 du code civil qui relève quatre conditions essentielles à la validité d'une convention :  le consentement des parties ;  la capacité de contracter ;  un objet certain qui forme la matière de l'engagement ;  une cause licite dans l'obligation. Nous envisagerons brièvement chacune des conditions de validité du contrat. 3.1.1 Le consentement des parties Article 1109 du code civil : « Il n'y a point de consentement valable si le consentement n'a été donné que par erreur ou s'il a été extorqué par violence ou surpris par dol. » La violence ou le dol - en tant que manœuvre visant à provoquer la signature du contrat - sont des circonstances suffisamment rares pour que l’on ne s’y attarde pas. L’erreur, à condition qu’elle concerne la substance même du contrat est un cas plus épineux. Il se peut, notamment en l’absence d’écrit, que les parties n’aient pu faire correspondre leur volonté, l’offre de l’expert- 1 Voir notamment le contrat de travail. 8 La lettre de mission [Guide pratique] comptable ne correspondant pas à la prestation demandée par le client. Reste un problème de preuve pour celui qui allègue l’erreur. La nullité est la sanction d’une telle erreur si elle est avérée. La difficulté va également exister sur la preuve de ce consentement. Elle devra souvent être rapportée par écrit. La formalisation du contrat avec le paraphe de chacune des parties est le meilleur moyen de solutionner cette difficulté. La contresignature d’un devis établi par écrit est également un moyen de preuve efficace, bien qu’imparfait. 3.1.2 La capacité de contracter L’article 1123 du code civil dispose que « toute personne peut contracter si elle n'en est pas déclarée incapable par la loi. » Ainsi sont principalement considérés comme incapables dans la mesure définie par la loi :  les mineurs non émancipés ;  les majeurs protégés au sens de l'article 488 du présent code. 3.1.3 Un objet certain qui forme la matière de l'engagement L’article 1126 dispose que « tout contrat a pour objet une chose qu'une partie s'oblige à donner, ou qu'une partie uploads/S4/ guide-lettre-de-mission-2 1 .pdf