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ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES PROCÉDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS Août 201

ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES PROCÉDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS Août 2013 Préparé par JKMT le 12 août 2013 Approuvé par NB le 13 août 2013 Page 1 ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES PROCÉDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS Préambule • Les documents dont il est question dans cette procédure, les modèles de contrats et les différents appels d’offres sont disponibles sur l’intranet ministériel à l’adresse suivante : http://www.intrameq/gestion/ress-mat/approvisionnement.php • Les étapes du processus doivent être effectuées selon les principes de la Règle de gestion relative à la gestion contractuelle du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport. • Une entente de services entre organismes gouvernementaux ne constitue pas un contrat au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics, nous n’avons donc pas besoin de rédiger de contrat. L’entente de services doit être signée par le gestionnaire et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Le processus de paiement s’effectue comme celui d’une facture (à la demande du gestionnaire, le paiement peut s’effectuer tel celui d’un contrat, en faisant une demande d’acquisition dans SAGIR). • Le Registre de suivi des contrats de la Commission doit toujours être utilisé pour noter les dates d’émission et de réception des documents échangés. • Consigner dans le Registre de correspondance tous les échanges avec le fournisseur. Surtout, ne prendre aucune initiative et attendre les indications du gestionnaire. Première étape : Pertinence 1. S’assurer de la pertinence de rédiger un contrat (voir le document intitulé Règle relative à la gestion contractuelle du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport ou l’aide- mémoire de cette règle) Deuxième étape : Engagement financier dans le système SAGIR 1. Le responsable des contrats (RC) élabore une « demande d’acquisition (DA) hors catalogue» à partir du module Libre-service acquisition (LSA). Il joint à sa demande le projet de contrat et ses annexes. 2. Le gestionnaire doit approuver la « DA hors catalogue» à partir de son accès à SAGIR. 3. Un agent acheteur de la Direction des ressources matérielles (DRM) crée un bon de commande. Il remet un numéro de contrat au RC, lequel doit être écrit dans le pied de page du document, inséré dans le titre du fichier électronique sauvegardé et inscrit au registre de suivi des contrats. Préparé par JKMT le 12 août 2013 Approuvé par NB le 13 août 2013 Page 2 Troisième étape : Vérifications suivant l’obtention du numéro de contrat 1. Le RC vérifie que le numéro de contrat apparaît sur toutes les pages et annexes du contrat et s’assure que le numéro d’engagement est le même. 2. Le RC vérifie la pagination sur le contrat et les annexes. 3. Le RC vérifie s’il y a autant de lignes pour les initiales dans les bas de page qu’il y a de signataires à la fin du contrat. 4. Le RC regarde attentivement la numérotation des articles, les puces, les lettres, les chiffres, les espaces insécables et la ponctuation. 5. Le RC vérifie l’alignement des marges. 6. Le RC vérifie s’il y a toutes les annexes mentionnées au contrat et que leur numérotation correspond à celle indiquée au contrat. 7. Après avoir effectué toutes les vérifications pertinentes, le RC fait imprimer le nombre de copies requises pour signature (originaux) en fonction du nombre de signataires. 8. En guise de repères pour les signataires, le RC colle des « mains jaunes » aux endroits prévus pour les initiales et les signatures requises. Quatrième étape : Signature du gestionnaire 1. Le RC prépare une lettre de transmission au contractant sous la signature du gestionnaire afin de transmettre les originaux du contrat au contractant pour obtenir sa signature. Ne pas oublier d’inscrire les pièces jointes (p. j.) sur la lettre. 2. Le RC fait approuver et signer la lettre de transmission ainsi que toutes les copies du contrat par le gestionnaire. 3. Le RC inscrit la date de la signature du gestionnaire au registre de suivi des contrats. Cinquième étape : Signature du contractant 1. Le RC envoie par Purolator ou Dicom (selon préférences) les originaux du contrat au contractant pour obtenir sa signature (ne pas oublier de joindre la lettre de transmission). Puis, il inscrit la date de l’envoi au registre de suivi des contrats. 2. Le RC doit faire un suivi auprès du contractant s’il n’a pas reçu les copies signées dans les 10 jours ouvrables. Préparé par JKMT le 12 août 2013 Approuvé par NB le 13 août 2013 Page 3 3. Le RC inscrit la date de réception de la signature du contractant au registre de suivi des contrats. 4. Le RC numérise le contrat signé par toutes les parties et l’enregistre dans le dossier électronique prévu à cet effet. 5. Le RC fait imprimer deux copies du contrat signé et les classe dans les dossiers prévus à cet effet, à savoir le dossier général des contrats et le dossier lié au contrat. Sixième étape : Paiement et classement 1. Le RC envoie l’original du contrat à la Direction des ressources financières, et, le cas échéant, il indique qu’il y a une facture à payer. 2. Les documents reçus, utilisés ou produits (soumissions, appels d’offres, tableaux comparatifs, etc.) pour élaborer le contrat ne sont pas envoyés à la Direction des ressources financières, mais conservés au Secrétariat de la Commission dans un dossier prévu à cet effet (voir plan de classement). 3. Le RC fait la mise à jour du registre de suivi des contrats de la CEST en vérifiant que toutes les données déjà inscrites sont justes et y ajoute les données manquantes. 4. Le RC maintient constamment à jour le Fichier ministériel des contrats et complète les tableaux au fur et à mesure de la signature des contrats (voir le Guide à l’intention des unités administratives dans le cadre de la mise à jour du fichier ministériel des contrats) 5. Le RC détruit les documents contenant des renseignements personnels des contractants. 6. Dossier terminé. Addenda Un addenda doit suivre exactement le même processus que celui d’un contrat. ANNEXES Août 2013 Gestion contractuelle - Tableau résumé selon les variables Type de contractant Catégories d’acquisition Montant estimé du contrat (Seuil d’appel d’offres) Autorisation requise Entreprises Contrat de services 0 $ à 24 999,99 $ = Gré à gré 25 000 $ à 89 999,99 $ = AO sur invitation 90 000 $ et plus = AO public Sous-ministre • Tous les cas prévus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements1 Contrat d’approvisionnement 0 $ à 4 999,99 $ = Gré à gré 5 000 $ à 24 999,99 $ = AO sur invitation 25 000 $ et plus = AO public (achat mandaté DGACQ) Personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle Contrat de services Gré à gré Possibilité d’appel d’offres sur invitation avec un contractant de même nature Le montant cumulatif des contrats ne doit pas dépasser 49 999 $ par personne physique pour l’ensemble du Ministère pour une même année financière Sous-ministre • Si la personne atteint 49 999 $ pour une année et se voit octroyer un contrat pour des mandats similaires l’année suivante • Tous les cas prévus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements Conseil du trésor • Montant égal ou supérieur à 50 000 $ Organismes à but non lucratif Contrat de services Gré à gré Possibilité d’appel d’offres sur invitation avec un contractant de même nature Sous-ministre • Tous les cas prévus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements Conseil du trésor • Montant égal ou supérieur à 100 000 $ Organismes publics Contrat de services Gré à gré Aucune Version 2011-06-08 1 Tous les cas prévus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements sont énumérés à la section 2.2.4.2 du Guide administratif en matière de gestion contractuelle Pour la Commission, l'autorisation requise est celle du Président (ou selon la délégation de signature en vigueur). Aide-mémoire - Gestion contractuelle 1 DRM, 8 juin 2011 1. Principes de gestion contractuelle 1. La transparence dans le processus contractuelle 2. Le traitement intègre et équitable des concurrents (équité) 3. La possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres du Ministère (accessibilité) 2. Seuil d’appel d’offres Contrat de services professionnels et de nature technique Moins de 25 000 $ = Gré à gré 25 000 $ à 89 999 $ = Appel d’offres sur invitation d’au moins 3 fournisseurs 90 000 $ et + = Appel d’offres public Contrat d’approvisionnement (achat de biens) Moins de 5 000 $ = Gré à gré 5 000 $ à 24 999 $ = Appel d’offres sur invitation d’au moins 3 fournisseurs 25 000 $ et + = Appel d’offres public (Achat mandaté par la DGACQ) 3. Contrat avec une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle L’attribution d’un contrat à une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle doit demeurer un régime contractuel d’exception. La méthode de calcul de la rémunération ainsi qu’une justification du choix de uploads/S4/ procedures-pour-le-suivi-des-contrats.pdf