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Outil 3.19 Outil : Élaboration et mise en œuvre d’un budget général annuel Note

Outil 3.19 Outil : Élaboration et mise en œuvre d’un budget général annuel Note : Le présent document est fourni à des fins informatives seulement. Les associations professionnelles de la santé qui souhaitent utiliser cette ressource devraient la revoir et l’adapter à leurs circonstances particulières. Les modèles du budget général annuel et du Budget général annuel – Suivi du rendement sont également disponibles dans cette trousse d’outils (consulter Outils 3.18 et 3.20). Le processus d’élaboration du budget général annuel est vital au succès d’une association professionnelle de la santé. Son objectif principal est de permettre au conseil/comité exécutif et à la direction (lorsque l’association a du personnel) de planifier adéquatement les opérations financières de l’association pour l’année à venir. Il s’agit d’un outil de planification essentiel qui est utilisé aux fins de suivi et d’évaluation et qui assure ainsi l’utilisation des ressources limitées de l’association de la façon la plus efficace possible. Cet outil a été conçu pour aider les associations professionnelles de la santé à élaborer un budget général annuel qui fait état de ses opérations générales, y compris toutes les dépenses/coûts liés au maintien de son secrétariat national, à son personnel de base, à ses activités et à ses projets principaux. Le budget devrait cadrer avec le plan opérationnel de l’association et les deux doivent avoir trait au plan stratégique. Le tableau suivant souligne les principales étapes dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des ressources financières de l’association par l’intermédiaire d’un processus d’élaboration d’un budget général annuel. Comme pour tout nouveau processus, l’élaboration et l’utilisation du budget général annuel en vue de suivre les opérations financières de l’association pourraient être difficiles au cours de la première année mais, avec de la pratique, le processus deviendra plus facile. Étapes Suggestions pour aller de l’avant 1. Déterminer le cycle économique de votre association : • Choisir une période de 12 mois qui fait état des opérations de l’association. • Adopter le cycle économique le plus fréquemment utilisé dans votre environnement. 2. Planifier l’élaboration du budget avant le début de l’année : • Si l’exercice financier est de janvier à décembre, le budget devrait être en place (c.-‐à-‐d. approuvé par votre conseil/comité exécutif) avant novembre de l’année précédente. • L’élaboration d’un premier budget général annuel prendra environ de deux à trois mois. • Si l’association a un directeur exécutif/chef de direction, cette personne devrait superviser le processus. Il ou elle devrait travailler en étroite collaboration avec le trésorier et le comité des finances, s’il en existe un. • Si l’association n’a pas de directeur exécutif/chef de direction, le trésorier devrait superviser l’élaboration du budget général annuel, avec l’appui du comité des finances, Outil 3.19 s’il en existe un. • Le personnel administratif et les gestionnaires de projet devraient être mis en cause dans le cadre du processus. Ils pourraient offrir de précieux renseignements sur les catégories de dépenses et l’estimation des coûts. 3. Élaborer la première ébauche : • Examiner le modèle du budget et les sections sur les dépenses et les revenus afin de vérifier que les postes budgétaires énumérés font état de vos propres revenus et dépenses. Dans la négative, redresser. • Remplir la section sur les dépenses. • Remplir la section sur les revenus. • Veiller à ce que les revenus et les dépenses s’équilibrent. • Les prévisions des revenus et des dépenses devraient être fondées sur les revenus et dépenses réels (c.-‐à-‐d. servir comme guide pour évaluer les revenus et dépenses de l’année précédente) : o Ce qui a été reçu (de l’adhésion, de l’industrie/commanditaires, des activités de collecte de fonds, des projets, etc.) o Quelles ont été les dépenses (coûts liés à l’entretien du secrétariat, au personnel de base, au congrès annuel scientifique, à la séance de travail annuelle, etc.)? • Les budgets devraient être préparés d’un mois à l’autre pour 12 mois. Cela permettra de savoir quand et combien de liquidités seront nécessaires pendant l’année. • Annexer des notes au budget pour expliquer en détail comment vous arrivez à vos chiffres (les coûts liés aux réunions comprennent la location de la salle où aura lieu l’assemblée générale annuelle, une petite réception après l’assemblée, les coûts supplémentaires liés à l’impression/aux photocopies, etc.). • Envisager d’inclure le congrès scientifique annuel comme un projet en soi. • N’inclure que les revenus et les dépenses des projets pour lesquels un accord contractuel est signé ou est sur le point d’être signé. • Si le revenu suffisant ne peut pas être identifié, les dépenses doivent être réduites. 4. Dès que la première ébauche est terminée, la présenter au conseil/comité exécutif aux fins de discussion. Le cas échéant, modifier le document compte tenu des commentaires et soumettre à nouveau aux fins de discussion. • Si le processus d’élaboration du budget général annuel est mené par le directeur exécutif/chef de direction, il doit être revu en détail par le trésorier et le comité des finances (s’il en existe un) avant d’être soumis au conseil/comité exécutif. • Le trésorier devrait être en mesure de présenter le budget proposé et de répondre aux questions y étant liées devant le conseil/comité exécutif aux fins de discussion. 5. Adopter le budget général annuel. • Le conseil/comité exécutif doit veiller à ce que le budget soit équilibré et réaliste pour l’association. 6. Suivre le rendement en comparant les revenus et • Les écarts dans le budget (y compris les revenus et les dépenses) devraient être expliqués par : Outil 3.19 dépenses réels contre le budget approuvé pendant toute l’année. Cela devrait avoir lieu au moins à tous les trimestres. a. Le trésorier et/ou b. Le directeur exécutif/chef de direction et/ou c. Le comptable/commis-‐comptable. • Les écarts peuvent influer sur votre budget général annuel et, par conséquent, nécessiter un examen du budget de façon à ce que les dépenses ne dépassent pas les revenus. Cela peut se traduire par la compression des dépenses de base ou des activités non menées, par la création de plus de financement ou par la réassignation d’autres postes budgétaires. 7. Préparer un rapport financier à la fin de l’exercice. • À la fin d’une période de 12 mois (ou d’un exercice financier), préparer un rapport qui résume les résultats financiers de l’exercice par rapport au budget. • Si l’association a un directeur exécutif/chef de direction, cette personne devrait superviser le processus. Il ou elle devrait travailler en étroite collaboration avec le trésorier et le comité des finances, s’il en existe un. • Si l’association n’a pas de directeur exécutif/chef de direction, le trésorier devrait superviser le processus avec l’appui du comité des finances, s’il en existe un. • Le personnel administratif et les gestionnaires de projet devraient également être mis en cause dans le cadre du processus, surtout pour expliquer les écarts budgétaires. 8. Adopter le rapport financier détaillé annuel. • Le conseil/comité exécutif doit veiller à ce que le rapport soit complet avant son adoption. • Ce rapport peut être plus crédible s’il est vérifié ou examiné par un vérificateur externe. • Ce rapport devrait également être présenté et accepté par les membres à la séance de travail annuelle. 9. Répéter le processus • Avoir recours aux commentaires de l’année précédente pour élaborer le budget général de l’année suivante. • Les budgets pour les années ultérieures doivent tenir compte des revenus et des dépenses réels et de la façon dont ils sont sensés changer au cours de l’année suivante. uploads/Finance/ 3-19-howtoannualcompbudget-fr-pdf.pdf