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L'outil photo d'Excel permet d'effectuer une photo dynamique d'une plage de cel

L'outil photo d'Excel permet d'effectuer une photo dynamique d'une plage de cellules et de pouvoir la coller sur une autre avec l'avantage d'être mis à jour dynamiquement lorsque le contenu des cellules ou du graphique changent. Cette fonctionnalité est très utile pour pouvoir créer des tableaux de bord car on peut ainsi composer librement la mise en page de ceux-ci en position les éléments selon la mise en page voulue sans être contraint par les cellules de la feuille Excel qui sert de trame au tableau de bord. Par défaut l'outil Photo n'est pas inclus dans les outils du ruban Excel. Avant de pouvoir l’utiliser, vous devez l'ajouter à votre barre d'outils d'accès rapide. La barre d'outils accès rapide est une barre d'outils personnalisable dans laquelle vous pouvez stocker des commandes fréquemment utilisées afin qu'elles soient toujours accessibles avec un simple clic. Vous pouvez suivre les étapes suivantes pour y ajouter l'outil Photo : 1. Cliquez sur l'icône de bureau dans le coin supérieur gauche d’Excel 2. Cliquer sur le bouton Options Excel. 3. Cliquez sur le l'onglet Personnaliser. 4. Dans la liste déroulante Choisir les commandes dans les catégories suivantes, sélectionnez Commandes non présentes sur le ruban. 5. Faites défiler la liste alphabétique des commandes vers le bas et sélectionnez Photo, double-cliquez sur le bouton Ajouter > > 6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options d’Excel Lorsque vous avez effectué ces étapes, vous verrez l'icône de l'outil Photo dans votre barre d'outils accès rapide. Pour réaliser une Photo, il suffit ensuite de sélectionner une plage de cellules dans une feuille et de cliquer sur le bouton Photo Vous pouvez ensuite sélectionner une autre feuille de votre classeur et cliquer à l'emplacement ou voulez positionner la "photo" ainsi prise. Vous noterez que la barre de formule contient une expression qui constitue une référence vers les cellules photographiées ce qui permet à Excel de conserver un lien vers les cellules photographiées. Tutoriel PowerPivot en français L'Echo Pilote, blog tenu par les équipes Microsoft France, vient de publier un tutoriel en français sur PowerPivot. Ayant participé à son élaboration, je ne peux que vous encourager à le consulter :) Il sera publié en 2 parties: 1. Conception du modèle de données 2. Création de la partie graphique (tableau de bord) Dans cette première partie, vous apprendrez à intégrer des données provenant de sources de données hétérogènes (Access, Excel, Txt); créer des relations entre ces données et enfin à enrichir modèle avec des colonnes calculées. Dans la deuxième partie, vous découvrirez comment créer des tableaux croisés dynamiques, les enrichir avec des mesures calculées (YTD par exemple), créer des graphes, filtrer les données, manipuler les slicers etc. Tuto : powerpivot pour excel Nous avions présenté sur ce blog PowerPivot, nous vous proposons désormais de le tester par vous même au travers d'un tutoriel complet en deux parties Ce tutoriel a pour but de construire un model PowerPivot se fondant sur plusieurs sources de données : Base Access, Fichier Excel et fichier Texte ; de créer des relations entre ces différentes données et enfin de créer des colonnes calculées pour enrichir le model. Scenario Une personne d’une entreprise souhaite réaliser un tableau de bord croisant à la fois des données provenant des systèmes informatiques (Ventes, CRM) avec d’autres données non structurées (Budget Excel, fichier Texte RH). PowerPivot, add-in d’Excel 2010 est donc l’outil idéal pour réaliser cette opération. Voici une liste des données qui sont à sa disposition : · Base Access : ERP.accdb Cette base de données Access contient des informations sur les clients de l’entreprise (CRM) ainsi que sur les ventes 2009 (CA, COGS, Unités) et une table calendrier. · Fichier Excel : BUDGET.xlsx Ce fichier Excel contient le budget de l’entreprise pour 2009 par client et par commercial (CA, Quantité) · Fichier Texte : RH.txt Ce fichier texte a été fourni par le service RH et contient des informations plus complètes sur les commerciaux (Nom, Ville, Salaire) Toutes ces données vont devoir être importées dans PowerPivot avant d’être utilisées dans la construction de tableaux de bord. Intégration des données Access · Ouvrir Excel 2010 · Aller sur l’onglet PowerPivot · Cliquer sur « PowerPivot Window » pour accéder à l’écran de chargement des données. Une nouvelle fenêtre apparait. · Nous souhaitons charger des données d’une base ACCESS donc cliquer sur « From DataBase » et sélectionner « From Access » · Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier ERP.accdb · Laisser les champs « Nom Utilisateur » et « Mot de passe » à vide · Tester la connexion en cliquant sur le bouton correspondant en bas à droite de l’écran ; le message suivant doit alors apparaître : · Cliquer sur Ok pour fermer la fenêtre de test de connexion · Cliquez sur Suivant · Choisir « Sélectionner les données à importer dans une liste de tables et de vues » · Cliquer sur « Suivant » · Sélectionner les 3 tables sources · Renommer la table « CRM » avec un nom convivial « Clients » · Cliquer sur « Terminer » · Cliquer sur « Fermer » Les données des 3 tables de la base Access ont été importées dans PowerPivot. Ces données sont réparties dans 3 onglets de la fenêtre PowerPivot, un par table (Calendrier, Clients, Ventes). Intégration des données Excel Nous allons maintenant enrichir notre application PowerPivot en intégrant les données du fichier Excel BUDGET.xlsx · Toujours dans ce même écran « PowerPivot Window », cliquer sur « From Files » · Sélectionner « From Excel » · Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier BUDGET.xlsx · Tester la connexion en cliquant sur le bouton correspondant en bas à droite de l’écran ; le message suivant doit alors apparaître : · Cliquer sur Ok pour fermer la fenêtre de test de connexion · Cliquez sur Suivant · Cliquer sur Terminer · Cliquer sur « Fermer » Les données de Budget sont désormais chargées dans notre application PowerPivot. Un nouvel onglet « Budget » est apparu dans la fenêtre PowerPivot. Intégration des données Texte Nous allons maintenant intégrer les données du fichier texte RH.txt · Toujours dans ce même écran « PowerPivot Window », cliquer sur « From Files » · Sélectionner « From Text » · Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier RH.txt · Bien sélectionner le séparateur de colonnes « Point-virgule (;) » · Cocher « Use first row as Column Headers » · Cliquer sur Terminer en bas à droite de l’écran. · Cliquer sur « Fermer » Création des relations Toujours dans cette même fenêtre PowerPivot, sélectionner l’onglet « Table » · Cliquer sur « Manage Relationship » On voit que les relations existantes dans la base ACCESS ont été importées automatiquement dans PowerPivot. Reste donc à créer les relations pour relier les données des fichiers Excel et Texte au model. · Cliquer sur Créer · Sélectionner les mêmes valeurs que sur l’image ci-dessus · Cliquer sur Créer · Renouveler l’opération pour créer les relations suivante : o Budget - Client No / Clients - Client No o Budget- Commercial No / RH - Commercial No o Ventes – Commercial No / RH – Commercial No · Cliquer sur «Fermer» Création d’une colonne calculée Notre application PowerPivot est maintenant prête à l’emploi. Cependant, avant de commencer à exploiter ces données en créant des tableaux croisés dynamiques, nous allons d’abord l’enrichir en créant une colonne calculée, « Marge ». · Cliquer sur l’onglet « Ventes » dans la fenêtre PowerPivot · Dans le tableau, cliquer sur « Ajouter une nouvelle colonne » · Saisir la formule suivante pour cette nouvelle colonne : « ='Ventes'[CA]-'Ventes'[COGS] » · Renommer la colonne « Marge » La construction du model de l’application PowerPivot est donc maintenant terminée. Dans le prochain article nous aborderons comment créer des tableaux de bord à partir de ce modèle… à suivre…. Vous pouvez récupérer gratuitement les fichiers d'exemple en nous écrivant.. Pour en savoir plus sur PowerPivot : Tutoriel PowerPivot pour Excel – Partie 2/2 : Construction d’un tableau de bord PowerPivot LionelB1 20 Mar 2010 12:42 AM • Comments 0 Voici la seconde partie de ce tutoriel (la première partie est ici) qui a pour but de construire un tableau de bord PowerPivot (Tableaux croisés dynamiques + Graphiques), de créer des mesures calculées et mettre en place des slicers (listes de sélection). Scenario Une personne d’une entreprise souhaite réaliser un tableau de bord croisant à la fois des données provenant des systèmes informatiques (Ventes, CRM) avec d’autres données non structurées (Budget Excel, fichier Texte RH). Ces données ont été intégrées dans la première partie du Tutoriel. Le tableau de bord devra contenir 4 onglets : · 1 onglet « Accueil» · 1 onglet «Tableau de bord général » · 1 onglet « Tableau de bord par Clients » · 1 onglet « Tableau de bord par Commerciaux » Repartir du model PowerPivot du Tutoriel 01. Celui-ci doit contenir les éléments suivants : · 5 onglets uploads/Finance/ power-pivot.pdf