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MANUEL DE REDACTION DES DOCUMENTS COMMUNAUX MANUEL DE REDACTION DES DOCUMENTS C

MANUEL DE REDACTION DES DOCUMENTS COMMUNAUX MANUEL DE REDACTION DES DOCUMENTS COMMUNAUX REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA Tanindrazana - Fahafahana - Fandrosoana MINISTERE DE LA DECENTRALISATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE Madagascar 3 PREFACE 5 4 Ce document a été réalisé pour améliorer la qualité de l'écriture des documents administratifs communaux et leur lisibilité par la définition des règles simples de présentation et de rédaction. De ce fait, la rédaction d'une lettre administrative ne paraîtra plus difficile ni rebutante. Le travail sera facilité dans toute la mesure du possible et il ne reste plus qu'à l'adapter à son usage personnel. Dans ses relations avec les usagers ou avec l'administration, la Commune est tenue à l'obligation de demander, de donner et de communiquer des renseignements nécessaires et utiles à la vie en société. Il appartient au Maire de rédiger soit en malgache, soit en français. Ce qui a été constaté jusqu'ici, c'est que dans la plupart des cas, on n'apporte pas trop de soin, ni à l'esthétique de la présentation, ni à la formulation du texte. Pourtant la rédaction des correspondances administratives est soumise à des règles définies par l'usage. Il y a un style propre à cette rédaction. Ce style utilise des phrases parfois toutes faites et des expressions consacrées. Dans toute rédaction administrative il faut être clair, concis, précis et courtois. Ce livre offre donc aux responsables communaux un enseignement des techniques d'expression, ainsi qu'une vision d'ensemble des différents types de correspondance à utiliser dans les communes. INTRODUCTION 7 6 CHAPITRE 1 LE COURRIER ADMINISTRATIF PARAGRAPHE 1 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE 1.1 LA FORME DE LA LETTRE ADMINISTRATIVE 1.1.1 Le format 1.1.2 La qualité du papier 1.1.3 La lettre dactylographiée 1.1.4 La marge 1.1.5 Les espaces 1.1.6 La ponctuation 1.1.7 Le changement de feuille 1.1.8 Le contenu de la lettre administrative et la disposition du texte PARAGRAPHE 2 : LES REMARQUES SUR LE FOND 2.1 LE STYLE GENERAL D'UNE LETTRE ADMINISTRATIVE 2.1.1 L'aspect de la rédaction 2.1.2 La spécificité du style administratif 2.1.3 Les règles générales de la communication écrite 2.1.4 La rédaction d'une lettre administrative 2.2 LA GESTION PRATIQUE DE LA CORRESPONDANCE 2.3 LES EXEMPLES DE LETTRES ADMINISTRATIVES CHAPITRE 2 TABLE DE MATIERES TITRE 1 LA REDACTION DES CORRESPONDANCES ADMNISTRATIVES 21 21 21 21 21 21 22 22 23 28 28 29 29 31 36 37 9 8 PARAGRAPHE 5 : LE RAPPORT 5.1 l'aspect d'un rapport 5.2 La présentation d'un rapport 5.3 Les différents types de rapport 5.4 Les modèles de rapports PARAGRAPHE 6 : LE PROCES VERBAL 6.1 Les différents types de PV 6.2 La présentation du document PARAGRAPHE 7 : LE COMPTE RENDU 7.1 La forme d'un compte rendu 7.2 La présentation d'un compte rendu 7.3 Les modèles de compte rendus PARAGRAPHE 8 : L'AVIS - LE COMMUNIQUE 8.1 La spécificité d'un avis et du communiqué 8.2 Les modèles des avis et communiqué PARAGRAPHE 9 : LA FICHE DE PROCEDURE PARAGRAPHE 10 : LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE CHAPITRE 2 LES AUTRES TYPES DE REDACTION DE LA COMMUNE PARAGRAPHE 1 : LA CIRCULAIRE 1.1 La spécificité de la circulaire 1.2 L'utilité de la circulaire 1.3 Les modèles de circulaires PARAGRAPHE 2 : LE TELEGRAMME 2.1 L'utilité et les inconvénients 2.2 La présentation d'un télégramme PARAGRAPHE 3 : LA TRANSMISSION 3.1 La transmission simple 3.2 Le soit transmis 3.3 Les exemples types de transmission 3.4 Les exemples de mentions utilisées dans les transmissions 3.5 Le Bordereau PARAGRAPHE 4 : LA NOTE ADMINISTRATIVE 4.1 Présentation de la note 4.2 Différents types de notes 4.3 Les modèles de notes 53 53 53 54 63 63 64 65 65 65 66 68 69 71 71 71 73 77 77 78 78 79 81 81 81 87 87 87 88 89 89 89 92 92 11 10 LA REDACTION DES ACTES ET DES AUTRES DOCUMENTS COMMUNAUX 2.1 LA LEGALISATION DES SIGNATURES 2.1.1 La légalisation simple 2.1.2 La légalisation en la forme foncière 2.1.3 la disposition d'une formule de légalisation dans un texte 2.2 LA REDACTION DES ACTES D'ETAT CIVIL 2.2.1 Les actes de l'état civil 2.2.2 Les modèles de rédaction des différents actes de l'état civil 2.3 L'INSCRIPTION DES MENTIONS MARGINALES SUR LES ACTES DE L'ETAT CIVIL 2.3.1 Modèles de rédaction de mentions 2.3.2 Enregistrement et disposition des mentions marginales dans un registre de naissance TITRE 2 LA REDACTION DANS LES ATTRIBUTIONS SPECIFIQUES ET QUOTIDIENNES DU MAIRE 101 102 102 103 104 104 105 118 119 121 12 2.5 LES AUTORISATIONS ET LES PERMIS 2.5.1 Les autorisations 2.5.2 Les permis 2.5.3 Les modèles d'autorisations 2.6 LES RECEPISSES 2.6.1 Les différents types de récépissés 2.6.2 Les formes des récépissés 2.7 LA REDACTION DES ACTES REGLEMENTAIRES 2.7.1 Les exemples d'arrêtés 2.7.2 Les exemples de décisions 2.8 LE CONTRAT ET LA CONVENTION 2.8.1 Le contrat 2.8.2 La convention 2.8.3 Les exemples de contrats et de convention 2.4 LES CERTIFICATS 2.4.1 Les certificats liés aux actes de l'état civil 1. Le certificat de recherches fructueuses 2. Le certificat de non divorce et de non séparation de corps 3. Le certificat de vie collectif 4. Le certificat de non remariage et de non concubinage 5. Le certificat d'indigence 6. Le certificat de vie et d'entretien 7. Le certificat de filiation 8. Le certificat de garde et de charge 9. Le certificat d'hérédité 10. Le certificat de célibat 11. Le certificat de mariage 12. Le certificat d'originalité 13. Le certificat de bonne conduite et de bonnes mœurs 14. Le certificat d'individualité 15. Fiche familiale d'état civil 2.4.2 Les certificats liés aux constructions et à l'habitation 1. Le certificat de conformité 2. Le certificat d'habitabilité 2.4.3 Les autres certificats 1. Le certificat de travail, attestation 2.4.4 Les modèles de certificats APPENDICE QUELQUES REGLES DE CONDUITES DANS LES RELATIONS PUBLIQUES DU MAIRE 146 146 146 147 151 151 152 154 155 160 162 162 162 163 169 123 123 123 123 124 124 124 124 124 124 125 125 125 125 125 125 126 126 126 126 126 126 127 13 15 14 Modèle 41 : Les extraits d'acte d'état civil (1ère présentation) Modèle 42 : Les extraits d'acte d'état civil (2ère présentation) Modèle 43 : Acte de jugement supplétif Modèle 44 : Demande d'un jugement supplétif Modèle 45 : Acte d'adoption judiciaire Modèle 46 : Déclaration d'adoption simple Modèle 47 : Déclaration d'adoption Modèle 48 : Déclaration d'adoption Modèle 49 : Avis de mentions marginales Modèle 50 : Transcription dans un registre de naissance avec les mentions marginales Modèle 51 : Le certificat de recherches infructueuses Modèle 52 : Le certificat de non divorce et de non séparation de corps Modèle 53 : Certificat de vie collectif Modèle 54 : Certificat de non remariage et de non concubinage Modèle 55 : Certificat d'indigence Modèle 56 : Certificat de vie et d'entretien Modèle 57 : Certificat de filiation Modèle 58 : Certificat de garde et de charge Modèle 59 : Certificat d'hérédité Modèle 60 : Certificat de célibat Modèle 61 : Certificat de mariage Modèle 62 : Certificat d'originalité Modèle 63 : Certificat de bonne conduite et de bonnes moeurs Modèle 64 : Certificat d'individualité Modèle 65 : Certificat d'individualité Modèle 66 : Certificat de travail Modèle 67 : Certificat d'habitabilité Modèle 68 : Attestation Modèle 69 : Autorisation de transfert de corps Modèle 70 : Autorisation ou permis d'inhumer Modèle 71 : Autorisation pour la tenue d'une cérémonie coutumière Modèle 72 : Demande de permis de lotir et d'aménager par un particulier Modèle 73 : Récépissés de la demande d'accord préalable de construction Modèle 74 : Récépissé à la demande d'alignement et de nivellement Modèle 75 : Arrêté municipal accordant permis de construire Modèle 76 : Arrêté Municipal portant sur l'interdiction de stationner sur la place de marché Modèle 77 : Arrêté Municipal autorisant une location de pavillon Modèle 78 : Décision municipale Modèle 79 : Décision communale Modèle 80 : Contrat de travail Modèle 81 : Convention entre deux communes Modèle 1 : Lettre d'un Maire à un Ministre Modèle 2 : Lettre de réponse d'un Ministre à un Maire Modèle 3 : Lettre du Maire à un député Modèle 4 : Lettre du Maire à un particulier Modèle 5 : Lettre du Maire à un particulier Modèle 6 : Lettre du Maire à un particulier Modèle 7 : Lettre d'un employé de la mairie au Maire Modèle 8 : Lettre du Maire à un employé de la mairie Modèle 9 : Lettre du Maire à un employé de la mairie Modèle 10 : Lettre du Maire à un bailleur de fonds Modèle 11 : Lettre de rappel Modèle 12 : Formulaire de demande de congé Modèle 13 : Réponse à une demande de congé Modèle 14 : Circulaire Modèle 15 : Circulaire du Ministre de l'Intérieur relative à la perception de ristourne* Modèle 16 : Note Circulaire concernant l'ordre et la sécurité publique* Modèle 17 : Circulaire concernant la dotation d'équipement et fonctionnement de 30 millions de Fmg par commune* Modèle 18 : Circulaire concernant la subvention aux Collectivités Territoriales Décentralisées (Provision santé)* Modèle 19 : Télégramme avisant une déviation uploads/Finance/ redaction-documents-commnaux-mada.pdf