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PTCI – Traitement de l’appel d’offres PTCI Séance 1 : Traitement de l’appel d’o

PTCI – Traitement de l’appel d’offres PTCI Séance 1 : Traitement de l’appel d’offres (A/O) A- Qu’est-ce qu’un appel d’offres ? 1- Définition L’expression AO exprime 2 choses en une : - procédure de conclusion de marché - document émis par un acheteur potentiel dans lequel il exprime ses besoins tant sur le plan technique, financier que commercial Ce sont les administrations publiques, les organisations internationales, les grandes entreprises, qui réalisent une partie de leurs achats en utilisant la procédure de l’appel d’offre. Cette procédure concerne surtout les grands projets industriels, les achats d ‘équipements, les travaux d’infrastructures, mais également l’achat de produits de base (matières premières...), de produits de consommation courante (denrées alimentaires...). Ce sont des achats qui sortent du processus classique par leur complexité, leur montant, leur durée, ou les 3 à la fois. Cette procédure permet { l’acheteur d’obtenir plusieurs offres pour un achat futur et donc de choisir celle qui correspond le mieux à ses besoins. Elle permet au fournisseur de se faire connaître et d’élargir son horizon de développement. 2- Structure L’appel d’offres est constitué de : - Cahier des charges : décrit la totalité du projet et ses contraintes (ou règlement de la consultation ou projet commercial) - Acte d’engagement 3- Les types d’appel d’offres 3 principaux : - Appel d’offres international ouvert : s’adresse { tout le monde - Appel d’offres restreint : s’adresse { certains pays seulement ou certains exportateurs potentiels qui ont les compétences et les capacités nécessaires (problèmes politiques entre pays ou capacités insuffisantes) - Appel d’offres passé de gré { gré : restriction poussée { l’extrême puisque l’acheteur sélectionne un fournisseur pour négocier et signer. 4- Mécanismes d’A/O - Adjudicateur : organisme publique ou privé qui définit le projet, recherche le financement, rédige le cahier des charges et choisit le fournisseur après la remise des offres. (= acheteur) - Soumissionnaires : les entreprises intéressées désireuses de répondre à tout ou une partie de l’appel d’offres en remettant leur offre. (= fournisseurs) - Adjudicataire : entreprise retenue pour exécuter le marché 5- Dossier de préqualification a- Rôle et but A/O restreint : Présélection : l’acheteur choisi plusieurs fournisseurs avant que ceux-ci ne lui envoient le dossier de préqualification. PTCI – Traitement de l’appel d’offres Seules les entreprises présélectionnées peuvent envoyer un dossier de préqualification. Préqualification : ce dossier existe mais n’est pas systématique. Se fait dans le cas d’un appel d’offre restreint sur compétences techniques. La présélection des fournisseurs est précisée dans l’avis d’appel d’offres. Compte tenu des cas suivants, marchés complexes techniquement, lourds financièrement, requérants des compétences spécifiques et des capacités de production importante par exemple, le dossier de préqualification est une sorte de filtre permettant { l’acheteur de se voir soumettre des offres futures optimales. (Le dossier de préqual° peut aussi servir à homologuer un fournisseur, le faire enregistrer comme fournisseur agréé auprès des autorités de certains pays). A/O Intl° ouvert : L’acheteur lance l’avis. Les fournisseurs intéressés par l’e projet demandent le cahier des charges. Ils deviennent donc des soumissionnaires et envoient ensuite le dossier de préqualification { l’acheteur. b- Structure Ce dossier a un but marketing de mise en valeur de l’entreprise : - Présentation générale de l’entreprise (produits, organigramme...) - Présentation financière de l’entreprise (bilan des 3 dernières années, recommandation bancaire...) - Présentation juridique de l’entreprise (statut, numéros...) - Présentation de la position de l’entreprise face au marché, aux projets futurs c- Procédure B- Le traitement de l’appel d’offres 1- Comment retirer un appel d’offres ? Avis d’appel d’offres : Publié dans certains organismes publiques, revues spécialisées.. Les annonces d’appel d’offres publiques sont consultables au Journal Officiel et plus précisément dans le Bulletin Officiel des Annonces de Marché Publiques (BOAMP) Le document complet de l’appel d’offre sur les marchés publics est gratuit. Celui des marchés privés est payants (prix variables en fonction des acheteurs). Cela permet d’amortir les frais d’étude et d’éviter la diffusion des informations auprès de fournisseurs non intéressés par le projet. 2- Les cautions ou garanties bancaires Une caution est un engagement bancaire qui garantie au bénéficiaire (acheteur) la bonne exécution d’une prestation de l’émetteur (vendeur) qui la met en place. Une caution n’est pas un versement ou un dépôt d’argent. Ce n’est qu’un engagement bancaire, càd un engagement à payer en cas de défaillance. Une fois arrivée à son terme, et si les obligations contractuelles ont été remplies, on dit que la caution est levée et non pas remboursée. Les cautions sont au nombre de 5 : (on parle de caution directe ou indirecte) Caution directe : banque de l’acheteur intervient Caution indirecte : les 2 banques interviennent  double garantie Engagement bancaire : garantie { l’acheteur la bonne exécution d’une prestation Ces cautions sont utilisées tout au long de la procédure d’A/O et sont devenues indispensables pour sécuriser les transactions. PTCI – Traitement de l’appel d’offres Les 5 cautions : - Caution (ou garantie) de soumission Son objet est de garantir que le soumissionnaire, s’il est déclaré adjudicataire, signera le contrat conforme { sa soumission et fournira les garanties d’exécution demandées. Emetteur : vendeur Bénéficiaire : acheteur Montant : 1 à 5% du montant estimé du contrat Durée de vie : de la soumission à la signature du contrat - Caution de bonne fin (ou de bonne exécution) Donnée lors de la signature du contrat et garantie { l’acheteur que la livraison ou le montage sera mené à terme dans de bonnes conditions Emetteur : vendeur Bénéficiaire : acheteur Montant : 5 à 15% de la valeur du contrat Durée de vie : de la signature du contrat à la réception provisoire Réception provisoire : produit livré, valable jusqu'à fin de la garantie Réception définitive : garantie terminée - Caution de restitution d’acompte Donnée lors de la signature du contrat ou conjointement au versement de l’acompte, elle garantie à l’acheteur le reversement de l’acompte en cas de défaillance du fournisseur. Emetteur : vendeur Bénéficiaire : acheteur Montant : montant de l’acompte Durée de vie : jusqu’au paiement du solde (garantie provisoire) - Caution de dispense de retenue de garantie Donnée au moment de la livraison des marchandises (= réception provisoire de l’équipement), elle offre { l’acheteur une assurance au cas ou le matériel apparaitrait { l’usage soit de mauvaise qualité soit défectueux. Emetteur : vendeur Bénéficiaire : acheteur Montant : environ 5% du contrat Durée de vie : de la réception provisoire à la réception définitive. - Caution de découvert local  La variété des cautions est large pour permettre de répondre à la multiplicité des situations et sécuriser les transactions. Procédure de garantie directe et indirecte - Caution directe : Une seule banque intervenante. En cas de litige, c’est le droit du pays du vendeur qui s’applique PTCI – Traitement de l’appel d’offres -Caution indirecte : Deux banques intervenantes. En cas de litige, c’est le droit du pays de l’acheteur qui s’applique. Caution plus chère car il y a une double commission { payer (banque du vendeur + de l’acheteur). En général, ce sont les autorités du pays acheteur qui imposent cette forme de garantie. 3- La méthode de traitement  Compréhension de l’appel d’offre et de ses enjeux A réception de ce document, il faudra en faire une lecture très attentive afin d’en extraire les éléments importants. Le travail en équipe sera primordial (séparation des tâches  full comprehension)  Etablir une fiche de synthèse Le but est d ‘établir un document reprenant tous les points importants de l’appel d’offres sans les interpréter. On passe ensuite { l’analyse de la fiche de synthèse en relevant les points qui sont contradictoires, ceux qui paraissent anormaux et ceux qui sont inacceptables.  Mesures / Réactions immédiates 3 possibilités : - Appel d’offres acceptable tel quel - Appel d’offres globalement inacceptable (trop de divergences, on sait qu’on n’y répondra pas) décliner l’offre par écrit - Appel d’offres est acceptable si on peut apporter quelques modifications au cahier des charges. Dans le dernier cas, toutes les demandes de modifications doivent se faire par écrit. Toute modification demandée par l’acheteur est valable pour l’ensemble des concurrents. On fait donc une demande de dérogation. Celle-ci se fait par écrit et avant la date de remise des offres.  Planning en interne Il va falloir planifier et ordonner les actions et les tâches entre le moment où on décide de répondre { l’appel d’offres et la date de remise des offres. Demande de prorogation lorsque tout est planifié. Vendeur Emetteur Acheteur Bénéficiaire Banque Vendeur Contrat avc dde de garantie Directe Garantie accordée de manière inconditionnelle à l’acheteur sous forme de lettre de garantie Demande de garantie du vendeur à sa banque au profit de l’acheteur PTCI – Traitement de l’appel d’offres  Rédaction de l’offre Tout est prêt, c’est la rédaction de l’offre. Faire un clause by clause comment. Reprendre au maximum le style de l’acheteur. Cela permettra de faciliter la négociation.  Remise de l’offre Comme pour le dossier de préqualification. S’il n’y a pas d’instruction donnée dans le cahier des charges, aller sur uploads/Finance/ seance-1-traitement-de-l-x27-appel-d-x27-offres.pdf