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Chapitre N°2 Le Processus d’achat Dans l’environnement actuel, l’importance de

Chapitre N°2 Le Processus d’achat Dans l’environnement actuel, l’importance de la fonction Achats n’est pas à démontrer. La principale conclusion que nous devons tirer de la précédente partie est que la fonction Achats n’a cessée de prendre de l’importance jusqu’à devenir une fonction stratégique que ce soit sur un aspect économique (la survie de l’activité d’exploitation dépend de la bonne gestion des achats) et surtout un d’un point de vue financier (une optimisation des coûts est cruciale et peut constituer un avantage concurrentiel pour l’entreprise). L’achat passe par un processus, le processus d’achat, qui est constitué de plusieurs étapes coordonnées que nous essaieront d’analyser afin de déterminer leur rôle et leur importance dans la bonne gestion de la fonction Achats. Schéma : Le processus d’achat1 Cette représentation permet de mettre en évidence les différentes étapes de l’acte d’achat en mettant l’accent sur la valeur dynamique du processus. En effet, le processus d’achat est comme un système dans lequel l’élaboration des stratégies d’achat constitue un composant essentiel du processus stratégique. La mesure des performances des fournisseurs forme une première boucle d’évaluation du processus permettant de mesurer des écarts, évitant ainsi au système de tomber dans une boucle ouverte qui aurait des conséquences importantes sur la prise de décision. La mesure de la satisfaction des clients internes constitue la seconde boucle et permet de mesurer l’écart entre les besoins exprimer par les clients internes et les réponses apportées par la fonction Achats. 1 « Le manuel des achats : processus, Management et audit » p 55, R. Perrotin – F. Soulet de Brugière, EYROLLES 2007. UD CFC - Matière : Gestion des achats - L3 L.A.C.I – Chap. N°2: Processus et outils de l’achat Page 1/5 Matière : Gestion des achats Niveau : L3 L.A.C.I IUT TERTIAIRE - FORMATION CONTINUE Année universitaire : 2018/2019 – Semestre 2 I. Le processus d’achat opérationnel et ses outils La plupart des étapes constituant le processus stratégique s’appuient sur des outils que l’on peut résumer ci- dessous : Etape 1 : La définition des besoins Cette étape, première et importante, du processus vise à spécifier le besoin aux fournisseurs en leur donnant l’ensemble des informations nécessaires pour répondre au besoin des clients internes ; c’est l’objectif du cahier des charges. La définition des besoins est à la fois qualitative et quantitative et s’appui sur le cahier de charge qui peut adopter une analyse technique ou une analyse fonctionnelle:  Le cahier de charges technique : C’est un document qui permet d’exprimer le besoin en terme de « fait de » et impose une solution sans expliquer à quoi va-t-elle servir. Il s’agit donc d’un document regroupant toutes les caractéristiques que l’on impose aux fournisseurs. Il est composé d’une présentation générale du besoin et du marché (projet), des informations sur le prix – l’organisation de la procédure d’achat et les critères d’attribution du marché.  Le cahier de charges fonctionnel : ce type de cahier de charges est plutôt exprimé en terme de « fait pour » en recherchant un résultat basé sur une solution fournisseur. Il est composé d’une présentation générale du besoin exprimé et d’une analyse fonctionnelle du besoin c.-à-d. qu’on explicite les différentes fonctions que devra avoir la matière ou le service acheté. Ainsi cette expression de besoins est réalisée à partir d’un « quatuor » indissociable : - L’utilisateur pour son expérience terrain - Le prescripteur pour sa connaissance technique - L’acheteur par sa volonté d’assurer l’équilibre entre les exigences et les couts - Le fournisseur pour son offre L’acheteur est celui qui au centre de ce groupe et assure un subtil équilibre entre les parties prenantes. – en interne, il définit avec ses interlocuteurs les besoins de l’entreprise, – en externe, il cherche et traite avec les fournisseurs qui répondent le mieux à ces besoins. contrainte Etape 2 : La recherche des fournisseurs Cette étape constitue une démarche permettant de construire un panel fournisseurs c’est-à-dire une base de données fournisseurs décrivant par segment d’achats les fournisseurs susceptibles d’être consultés. Pour ce qui concerne les achats de production, une liste de fournisseurs désignée panel fournisseurs est préétablie selon des critères de qualification très précis dans une logique de réduction des risques à l’achat (qualité, logistique, capacité de production, pérennité de l’entreprise, …). Cette approche s’applique aux achats de production quand il s’agit de détecter de nouvelles sources d’approvisionnement, soit pour développer de nouvelles lignes de produits associées à de nouvelles technologies, soit – et le contexte économique l’impose de plus en plus – afin de détecter les fournisseurs les plus compétitifs dans les zones les plus économiquement avantageuses. Pour les achats hors production, cette approche de panel fournisseurs s’applique parfaitement aux achats récurrents et à enjeux, mais une partie significative de l’activité de l’acheteur consiste aussi à rechercher les bons fournisseurs susceptibles de répondre à un besoin ponctuel. La recherche de nouveaux fournisseurs est communément désignée sous le terme sourcing ou re-sourcing quand il s’agit de redynamiser le panel fournisseurs. L’acheteur dispose de différents moyens pour prospecter les marchés fournisseurs: - Les moteurs de recherche généralistes ou spécialisés sur un domaine d’activité UD CFC - Matière : Gestion des achats - L3 L.A.C.I – Chap. N°2: Processus et outils de l’achat Page 2/5 - Les bases de données consultables moyennant abonnement, telles que Kompass ou gratuites telles que celles pour l’Europe d’Europages ou ABC (http://www.abc-d.fr) ou à l’international Thomas Register (www.thomasnet.com) ou Alibaba (www.alibaba.com) - La veille concurrentielle et en particulier la connaissance des sources d’approvisionnement utilisées par les concurrents est une démarche répandue - Les salons professionnels – tels que le MIDEST qui a lieu tous les ans à Villepinte et qui est dédié à la sous-traitance industrielle – sont le lieu privilégié pour un premier contact. Une fois que la liste des fournisseurs est prête, le véritable travail de sélection des fournisseurs commence en se basant sur des critères préalablement définis: respect de normes, niveau de qualification qualité, savoir-faire et parc machines associé, références clients, CA (l’acheteur définira un niveau de CA minimum vis-à-vis du marché potentiel concerné), …etc en envoyant un document appelé RFI (Request For Information). A la fin de cette analyse, il reste à qualifier les fournisseurs potentiels sur la base de critères plus poussés, ce qui peut déboucher sur une visite des installations industrielles et un audit des processus industriels des fournisseurs potentiels. Cet audit peut être réalisé par des ressources internes – par exemple des bureaux d’achats locaux dans les zones principalement concernées – ou sous-traité à des prestataires comme Véritas, SGS ou Intertek spécialisés dans l’évaluation de la conformité et la certification. Etape 3 : La consultation et le dépouillement des offres des fournisseurs La recherche de la liste des fournisseurs débouche sur la constitution d’un dossier de consultation des offres. Le dossier de consultation est un dossier composé de plusieurs documents (acte d’engagement, règlement de consultation,…etc) et qui permet de détailler les caractéristiques et les conditions d’exécution de la prestation. Il a pour objectif de permettre aux entreprises consultées de fournir une offre commerciale et technique qui réponde au besoin client et ce, en toute connaissance de cause. Il doit donc bien préciser les critères selon lesquels seront évaluées les réponses des fournisseurs. Ces critères doivent être hiérarchisés selon leur importance et selon le besoin à satisfaire ; dans le cas d’une offre moins-disant le prix sera le principal critère mais dans le cas d’une offre mieux-disant d’autres critères techniques comme la qualité seront avantagés. La consultation est une interrogation du marché (sur la base du panel fournisseurs) grâce à une procédure (règlement de la consultation) et un dossier de consultation (aspects administratifs, technique, mode de décomposition des prix). Après avoir récolté une masse d’informations sur les fournisseurs et constitué une liste des offres les plus pertinentes, on doit procéder au dépouillement ; c’est une modalité d’analyse comparative des offres reçues. Cette évaluation sera abordée sous différents angles, sous un aspect économique d’une part– comparaison des prix remis – et sous un aspect technique d’autre part– conformité au besoin exprimé et analyse de la performance et de la qualité proposées. On établira un tableau comparatif des offres basé sur un système de notation selon les différents critères d’évaluation. Cette étape débouchera sur la création d’une liste réduite des fournisseurs les plus pertinents Etape 4 : La négociation La négociation est une relation de face à face (acheteur/fournisseur) aboutissant à choisir un fournisseur après avoir déﬁni avec lui les éléments clés de la contractualisation. La négociation peut être menée par l’acheteur de l’entreprise ou même par le client interne lui-même. Un directeur d’usine peut négocier l’achat d’équipements industriels dans de bonnes conditions de qualité car il maitrise l’aspect technique de la transaction mais il ne pourra pas profiter de toute l’expérience et les techniques que possède un acheteur professionnel. Certaines entreprises ont recours à des technico-commerciaux possédant à la fois les qualifications techniques et disposant aussi d’une expérience en terme de négociation. Il est un paradoxe difficile à maîtriser : c’est l’idée qui consiste à uploads/Industriel/ chap-n02-processus-de-l-x27-achat-1.pdf