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DOCUMENTS COMMERCIAUX Objectifs pédagogiques A la fin de ce cours l’élève doit

DOCUMENTS COMMERCIAUX Objectifs pédagogiques A la fin de ce cours l’élève doit être en capable de : 1. Définir un document commercial ; 2. Citer les différents moyens de passation de commande ; 3. Etablir un bon de commande ; 4. Etablir une facture (doit et avoir) ; 5. citer les moyens de règlement au comptant ; 6. Remplir un chèque ; 7. Citer les moyens de règlement à crédit ; 8. Remplir une lettre de change ; 9. Remplir un billet à ordre. Généralités D’une grande utilité, les documents commerciaux sont obligatoires pour toute entreprise et doivent être conservés pendant au moins 10 ans après leur utilisation. On désigne par documents commerciaux les écrits constatant les opérations ou transactions passées entre les tiers. Ce sont soit de simples lettres soit des imprimés spéciaux. Ils sont des imprimés qui servent de base à l’enregistrement des documents comptables. Ils sont d’une grande importance car ils : 1. Fixent les obligations des contractants ; 2. Peuvent servir de preuve en cas de différend ; 3. Constituent la base des enregistrements administratifs 4. Rendent plus commodes les opérations. Au départ beaucoup de documents commerciaux se présentaient sous forme de simples lettres. Mais à un moment donné, l’AFNOR a décidé de normaliser certains d’entre eux c’est-à-dire de spécifier les caractéristiques de chacun d’eux quant à la nature et à l’emplacement des mentions, le format du papier… de manière à unifier et simplifier leur présentation. Nous étudierons successivement les documents relatifs à l’achat – vente, les documents relatifs au règlement au comptant et les documents inhérents au règlement à crédit : les effets de commerce. I. LES DOCUMENTS RELATIFS A L’ACHAT-VENTE A. LA COMMANDE  La commande peut être faite verbalement par téléphone ; il est alors recommandé que le client la confirme par écrit ;  Les ventes importantes ou à modalités d’exécution complexe se constatent par un contrat appelé marché signé par les deux parties ;  Plus couramment la commande est passée soit par lettre soit au moyen d’un imprimé spécial appelé Bon de Commande ou Bulletin de commande. a. Le Bon de Commande Le bon de commande est un document commercial qui, sous une forme simple, permet au client de demander au fournisseur la fourniture de matériels, d’objet ou de services. Imprimé à l’en-tête du client, le bon de commande est établi en plusieurs exemplaires ; l’original est adressé au fournisseur, les autres restants chez le client pour lui permettre de contrôler les marchandises au moment de la livraison. Il porte les mentions suivantes :  Numéro et date de la commande  condition de livraison et de paiement  désignation des marchandises, leur prix et quantité  la signature du client. Présentation du bon de commande ……………………………………………………..……………………………………………………….. …………………………………………….……………………………………………. ………………………………………………………………………………. BP: .................................. RC: ............................................ TEL: ................................ CCB: ......................................... FAX: ............................... CCP: .......................................... E-MAIL : ........................ NINEA : .................................... Comme suite à notre demande de prix N°……… nous vous passons commande des fournitures indiquées au tableau ci-dessous aux conditions suivantes ............................................................................. ............................................................................. ............................................................................. Mode de livraison : .............................................................................. Délai de livraison : ............................................................................... Mode d’expédition : ............................................................................. Destinataire : ........................................................................................ Facturation : ......................................................................................... Mode de paiement : ............................................................................. COMMANDE N°…………. Votre offre du .......................... A……………le………………… Le Chef de Service Achat Réf. Désignations Unité Qté PU Montant Observations Application : BINIROD, société anonyme au capital de 4 000 000 F CFA et sise au 2 avenue Faidherbe, répondant aux coordonnées suivantes : BP : 456DK, Tel : 33 822 28 22, Fax : 33 822 28 23, CCB : 001475 CBAO, RC 2004 B 1400. Suite à sa documentation n°074 du 07 janvier adressée à UMOU INFO, BINIROD commande les articles suivants : un photocopieur Sharp, référence S843 à 850 000 F HT, 4 ordinateurs HP complets, référence HP343 à 300 000 F HT l’unité, 4 imprimantes HP LaserJet réf : LJ314 à 250 000 F HT l’une, douze biblorhaptes, référence B732 à 12 000 F HT l’un. Les conditions de vente se présentent comme suit : Délai de livraison : 8 jours date de commande. Mode d’expédition par route en port payé. Mode de paiement : par traite, délai de paiement : 60 jours date de livraison. T.A.F.: En vous servant des informations ci-dessus, présentez ce jour le bon de commande n°043 de BINIROD. b. Le bulletin de commande Tout comme le bon de commande, le bulletin sert à passer une commande. Cependant, il est établi par le fournisseur et le client s’en sert pour passer commande. Le bulletin de commande diffère du bon de commande par sa présentation qui varie suivant les entreprises : il n’est pas normalisé. Sur le bulletin de commande figure la liste des articles commercialisés par l’entreprise avec leur prix et les conditions de vente. Le client ne fait que cocher les colonnes ou les cases des marchandises qu’il désire commander. Le bulletin de commande comprend :  le titre du document : bulletin de commande.  le nom et l’adresse du fournisseur qui constitue l’adresse de réexpédition du bulletin de commande.  les données relatives à la commande : désignation des articles, quantité, prix unitaire, montant. Le bulletin de commande doit être rempli en deux exemplaires par le client et l’original est envoyé au fournisseur. B. LA LIVRAISON Parmi les obligations du vendeur une fois l’acceptation de la commande faite, figure la livraison. D'un point de vue juridique, la livraison ne signifie pas transfert de la marchandise du domicile du vendeur à celui de l'acheteur, mais simplement sa mise à disposition au client, car le vendeur n'est pas obligé de transporter la marchandise. Deux documents accompagnent la livraison. Il s’agit du Bordereau ou Bon de Livraison / Réception et de la Facture. 1. Le bon ou bordereau de livraison C’est un document commercial qui permet au fournisseur d’indiquer le contenu de la livraison et au client de vérifier si la livraison est conforme à la commande. Il est toujours joint à la marchandise. 2. Le bon ou bordereau de réception Le client une fois en possession des marchandises signe un exemplaire du bon de livraison et le renvoie au fournisseur. Ce nouveau document signé porte le nom de bon de réception. Il atteste que le client a effectivement réceptionné les marchandises. Le bon de réception est retourné au fournisseur, signé et daté tandis que le bon de livraison reste chez le client. NB : Le port des marchandises Il existe trois modalités de transport des marchandises :  Port payé : le fournisseur paie le transport et le facture au client.  Port dû : le port n’est pas facturé. Le client paie les frais de transport à la livraison  Franco de port : le fournisseur paie le transport mais ne le facture pas au client. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . ………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. BP: ....................................................... RC: ...................................................................... Tel.: ...................................................... CCB: ................................................................... Fax: ..................................................... CCP: .................................................................... E-mail: ................................................. NINEA: .............................................................. Chef de service expédition A (client) .................................................................... .................................................................... .................................................................... Vos réf. : Commande N° Date : BON DE LIVRAISON N°……. A…………… Le : ......................... ... Nos réf. : N° d’enregistrement de la commande : Expédition : Date : Ville de départ : Poids total : Nombre de colis : Réf. Désignations Quantités commandées Quantités Livrées Quantités Restant à Livrées Observations Reçu le ............................. Réserve sur la livraison Livré le…………………. 3. La facturation : les factures a. Définition La facture est écrit ou un document commercial par lequel le fournisseur ou le vendeur fait connaître au client ou acheteur le détail et le prix des marchandises vendues. La facture est généralement établie en 2 exemplaires dont l’original sera adressé au client et le double, véritable moyen de preuve est conservé par le fournisseur pendant au moins 10 ans. b. Les différents types de factures i. Les factures usuelles ou courantes  La facture simple ou facture sur place Elle est établie et remise au client lorsqu’il y a livraison directe des marchandises par le fournisseur au client. Elle peut servir de bon de livraison.  La facture d’expédition Elle est relative aux marchandises envoyées au client par l’entremise d’un transporteur.  La facture d’avoir Elle constate les avoirs que doit le fournisseur à son client. L’avoir intervient soit à la suite d’un retour de marchandise par le client, soit à la suite d’un constat d’avarie, soit à la suite de toute forme de livraison non conforme. Dans l’établissement de la facture d’avoir, en cas de réduction ou de facturation des taxes (TVA), le calcul est repris tel que présenté sur la vente relative à laquelle se fait l’avoir. La facture d’avoir est encore appelée note de crédit. ii. Les factures spéciales  La facture pro-forma ou simulée Elle est établie lorsqu’un client veut connaître le montant total qu’il aura à payer pour un certain nombre d’articles avant passer une commande ferme. C’est une facture ordinaire qui porte le titre de facture pro-forma. En cas d’achat, la uploads/Industriel/ cours-les-documents-commerciaux.pdf