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GESTION DE PROJET 2. Définition Contenu, Priorités, SDP, Organigramme Cycle de

GESTION DE PROJET 2. Définition Contenu, Priorités, SDP, Organigramme Cycle de vie d’un projet J.-S. Tancrez Gestion de Projet 2 Degré d’activité Fin Début Initialisation Planification Exécution Contrôle Clôture Obstacles au succès d’un projet 3 1654 gestionnaires de projet Source: D.H. Gobeli et E.W. Larson Que contient le cahier des charges ? Contenu du projet J.-S. Tancrez Gestion de Projet 4 Aussi appelé cahier des charges ou mandat du projet. Le contenu du projet donne avec précision le résultat final ou la mission du projet (produit ou service), ainsi que les livrables destinés à l’utilisateur final. Il est décrit dans un document publié, utilisé par toutes les parties prenantes pour évaluer et planifier le projet. La description du contenu est fondamentale et essentielle mais souvent négligée. Il existe une corrélation étroite entre succès et description précise du contenu. Il faut des rapports étroits avec le client, via une description claire, complète et succincte du contenu du projet. Liste de vérification du contenu du projet J.-S. Tancrez Gestion de Projet 5 Objectifs du projet Quoi, quand et combien. Expl: Produire un système de traitement des eaux en 14 mois, pour moins de 10 millions d’euros. Livrables Résultats tangibles prévus au cours du projet. Expl: Successivement, une liste des spécifications, le codage d’un logiciel, puis le manuel technique, les résultats de tests de prototypes, et le logiciel final. Jalons Moments importants et précis du projet, qui servent à mieux diviser les parties principales d’un travail. Ils sont liés aux livrables. Première estimation grossière de la durée et des ressources. Points de contrôle naturels et importants. Initialisation Planification Exécution Clôture Liste de vérification du contenu du projet J.-S. Tancrez Gestion de Projet 6 Les exigences techniques Pour une performance conforme aux exigences du client. Expl: Surface d’un bâtiment, fonctionnant à 220 volts, compatible avec d’autres systèmes, d’une capacité de 20Gb. Les limites et les exclusions Pour éviter de décevoir le client et éviter le gaspillage. Exemple de limite : formation pendant un mois. Exemple d’exclusion : l’aménagement paysager d’une maison. La révision du contenu avec le client Pour s’assurer que les attentes sont comprises et acceptées. C’est la dernière étape de l’établissement du contenu. Une surcharge du contenu entraîne coûts élevés et retards. Expl: Transrapid de Shanghaï, logiciels perdant en convivialité. Contenu du projet J.-S. Tancrez Gestion de Projet 7Exemple Priorités du projet J.-S. Tancrez Gestion de Projet 8 Connaître les priorités permet de prendre des décisions avisées, en évitant les malentendus. Il s’agit de trouver un compromis entre coûts (budget), temps (plan) et performance (contenu). NB: la corrélation coûts-temps n’est pas toujours positive. Matrice des priorités: les critères peuvent être contraints, optimisés ou acceptés. Contrainte: les spécifications doivent être respectées. Amélioration: il est bon de réduire la durée. Acceptation: s’il le faut, le budget peut être dépassé. Exemples pour la matrice ? Jeux olympiques ? Session d’examens ? Quid après le contenu ? Structure de Découpage du Projet (SDP) J.-S. Tancrez Gestion de Projet 9 Une fois le contenu et les livrables déterminés, l’ensemble du projet est divisé en éléments de travail de plus en plus petits. La SDP définit tous les éléments du projet selon une structure hiérarchique et établit des liens avec les livrables du projet. Elle focalise sur les livrables (non une unité ou un système comptable). Elle permet de s’assurer que tous les produits et tous les éléments du travail sont bien définis. Elle facilite l’évaluation des coûts, du temps et de la performance technique à tous les niveaux de l’organisation et tout au long du projet. Au fil de l’élaboration de la SDP, les tâches et les responsabilités sont attribuées aux unités et individus. La SDP définit les voies de communication et aide à comprendre et coordonner les parties du projet. Elle offre une vue d’ensemble, et amène ou confirme la compréhension commune du contenu du projet. Structure de Découpage du Projet (SDP) J.-S. Tancrez Gestion de Projet 10 Appartement Salon / Cuisine Chambre Salle de bain Espace lavabo Baignoire Meuble sous lavabo Vasque Cuisine Salon Espace chaud Bar Toilettes Miroir + spots RobinetterieExemple Structure de Découpage du Projet (SDP) J.-S. Tancrez Gestion de Projet 11Exemple Principaux regroupements d’une SDP J.-S. Tancrez Gestion de Projet 12 Les principaux regroupements sont: Projet Livrables principaux Livrables secondaires (préalables) Livrables du niveau le moins élevé Comptes de coûts de revient  Regroupement de lots par type de travail Lots de travaux L’ensemble du projet est divisé jusqu’à ce que les livrables soient suffisamment petits pour être attribués à un seul gestionnaire, pour atteindre le niveau de détail nécessaire au succès du projet. Tous les éléments de la SDP ne doivent pas être au même niveau. Chaque niveau correspond à un niveau de gestion distinct. Chaque élément a un seul responsable. Plusieurs éléments peuvent avoir le même responsable. Lots de travaux J.-S. Tancrez Gestion de Projet 13  Les lots de travaux consistent en des tâches de courtes durées (avec un début et une fin), exigeant des ressources et impliquant des coûts.  Ils constituent des points de contrôle importants.  Un lot de travaux ne devrait pas nécessiter plus de 10 jours. Dans le cas contraire, des points de surveillance doivent être établis.  Les lots sont indépendants. Un lot est décrit dans un seul livrable.  Le lot de travaux constitue une unité de mesure de base pour la planification et le contrôle du projet. Il permet de:  Définir le travail  Déterminer le temps nécessaire  Dresser un budget  Déterminer les ressources nécessaires  Désigner un responsable  Etablir des points de surveillance  Un livrable n’a pas de durée, coût ou ressource à proprement parler, mais ceux-ci viennent des lots de travaux le composant (addition ascendante). Structure de Découpage du Projet (SDP) J.-S. Tancrez Gestion de Projet 14 Source: PMBOKExemple Structure de Découpage du Projet (SDP) J.-S. Tancrez Gestion de Projet 15Exemple Intégration de la SDP dans l’organisation J.-S. Tancrez Gestion de Projet 16 Un des buts essentiels de la SDP est de définir les unités organisationnelles chargées de l’exécution du travail. L’organigramme fonctionnel (OF) révèle la façon dont l’entreprise a délégué les responsabilités. Il définit les unités responsables des lots de travaux. La SDP et l’OF permettent au gestionnaire de projet de trier différemment les données. Le contrôle peut s’effectuer en fonction des résultats (SDP) ou des responsabilités (OF). Tri à l’aide de la SDP ou de l’OF J.-S. Tancrez Gestion de Projet 17 Tri à l’aide de Structure de Découpage du Projet Tri à l’aide de Organigramme FonctionnelExemple Intégration de la SDP et de l’OF J.-S. Tancrez Gestion de Projet 18Exemple Compte de coûts de revient J.-S. Tancrez Gestion de Projet 19 Groupe de lots de travaux d’un même livrable regroupés par type, par unité organisationnelle. Un ou plusieurs lots de travaux. Point d’intersection des lots de travaux et de l’unité organisationnelle. Point de contrôle qui intègre travail et responsabilité. Comme le lot de travaux, il sert de base à la planification et au contrôle. Structure de Découpage du Projet (SDP) J.-S. Tancrez Gestion de Projet 20 Comptes de coûtsExemple Les comptes de coûts comme unité de base J.-S. Tancrez Gestion de Projet 21 Addition ascendante: les comptes de coûts sont notamment utilisés pour calculer les coûts de main d’œuvre. Construction de la SDP J.-S. Tancrez Gestion de Projet 22 La conception d’une SDP est un effort collectif. Elle est souvent établie par le chef de projet en liaison avec le planning et les services fonctionnels. Elle peut se baser sur la structure de décomposition standard ou celle d’un projet antérieur. Elle se fait par niveaux successifs jusqu'à l'obtention de lots suffisamment limités en temps et en coût pour être gérés par un responsable unique. La clarté des informations de chaque élément est nécessaire à la maîtrise des coûts, des délais et des performances techniques. La liste des tâches doit être exhaustive. Le découpage peut être étendu jusque chez les sous- traitants afin de pouvoir contrôler leur activité. Codage de la SDP pour le système d’information J.-S. Tancrez Gestion de Projet 23 Le codage doit être spécifique pour chaque élément. Le codage le plus courant est l’alinéa numérique. Dans de gros projets, le codage peut être plus développé. 1.0 Projet 1.1 Unité de stockage 1.1.1 USB externe 1.1.2 Disque laser 1.1.3 Disque dur 1.1.3.1 Moteur … 1.1.3.2 Tête de lecture-écriture 1.1.3.4.1 Compte de coûts 1.1.3.4.2 Compte de coûts 1.1.3.4.2.1 LT 1.1.3.4.2.2 LT … Codage de la SDP J.-S. Tancrez Gestion de Projet 24Exemple Matrice d’affectation des responsabilités J.-S. Tancrez Gestion de Projet 25 Aussi appelée « diagramme des responsabilités hiérarchique », elle indique qui fait quoi. Elle permet l’attribution des responsabilités dans des petits projets, des sous-projets ou au sein d’un compte de coûts. NB : Similaire à la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) La définition d’un projet J.-S. Tancrez Gestion de Projet 26 La définition du contenu, des priorités et de la SDP sont essentiels pour pouvoir gérer un projet avec succès. Ils donnent la compréhension commune et la structure nécessaires uploads/Ingenierie_Lourd/ 2-definition.pdf