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Guide de Gestion de Projets de Supervision ~ Supervision courante de Contrats d

Guide de Gestion de Projets de Supervision ~ Supervision courante de Contrats de Construction Internationaux II-4. SUPERVISION COURANTE Ce Chapitre fournit les directives pour la supervision courante durant l’exécution d’un Contrat de Travaux. Y sont traités : o Les Instructions de l’Ingénieur o Les Réunions Régulières d’Avancement o Le Maintien de validité de la Garantie de Bonne Exécution, de la Garantie de Remboursement de l’Avance et des Assurances de l’Entrepreneur o La Vérification du Personnel et de l’Equipement de l’Entrepreneur o Les Echantillons et les Essais des Matériaux, du Matériel et de l’Exécution du Travail o Le Contrôle, les Essais et l’Acceptation des Travaux o Les Travaux inacceptables, la Notification de Vices et les Réparations o Le Programme des Travaux et les Révisions du Cash-Flow o Le Recours contre la Lenteur d’Exécution des Travaux par l’Entrepreneur o Les Suspensions des Travaux o La Documentation, la Détermination et l’Evaluation des Réclamations o Les Délais, la Prolongation du Délai d’Exécution et les Coûts Associés o Les Dommages-Intérêts Forfaitaires et la Prime pour Achèvement Anticipé o Les Différends et le Règlement des Différends II-4.1 Les Instructions de l’Ingénieur Sans accord préalable sur des procédures propres et sans la cohérence de ces procédures, l’efficacité du contrôle du coût, du planning, de l’avancement et des délais de réalisation des travaux est amoindrie. Très souvent, les résultats de toutes les instructions données durant l’exécution des travaux n’apparaissent au grand jour qu’après le relevé de comptes final et une fois que l’Entrepreneur a reconstitué a posteriori les étapes de ces travaux de façon à pouvoir se prononcer sur des demandes de prolongation de Délais (pour éviter des Dommages-Intérêts forfaitaires) et/ou de coûts additionnels. Pour pouvoir juger de la valeur de telles réclamations, l’Ingénieur devra établir un relevé de toutes les instructions. Les Instructions de l’Ingénieur ou de ses adjoints délégués auprès de l’Entrepreneur (voir Section II-2.2 ‘Délégations de l’Ingénieur...’], doivent être données par écrit à ce dernier. Cela peut se faire par lettre mais il est recommandé d’utiliser une lettre-standard portant en en-tête “Instruction de Chantier de l’Ingénieur”, qui sera ensuite chronologiquement numérotée et à laquelle serait (si nécessaire) attaché un dessin ou une photographie. Exemple d’une telle lettre à Appendice J. The Louis Berger Group, Inc. 20-1/59 Guide de Gestion de Projets de Supervision ~ Supervision courante de Contrats de Construction Internationaux Les instructions verbales sur le Chantier ne doivent être données qu’en cas d’urgence. Au cas où une instruction verbale est donnée, l’Ingénieur doit :  La faire suivre d’une instruction écrite spécifiant quand (date et temps) l’instruction verbale a été donnée, par qui et à qui.  D’anciennes versions de contrat FIDIC stipulent que si l’Entrepreneur confirme par écrit une instruction verbale dans les 7 jours suivant sa formulation et si l’Ingénieur ne s’oppose pas à cette confirmation dans un délai de 7 jours après l’avoir reçue, cela sera considéré comme un feu vert de l’Ingénieur à la poursuite des travaux par l’Entrepreneur. La même disposition existe dans les versions récentes de contrat FIDIC mais les délais de réponse y ont été réduits à 2 jours. Il est indispensable que les adjoints de l’Ingénieur (i.e. Ingénieur Résident, Ingénieurs de Section, Contrôleurs) habilités à donner, en lieu et place de l’Ingénieur, des instructions à l’Entrepreneur, soient autorisés à le faire par écrit (avec copie à l’Entrepreneur). [Voir Section II-2.2 relatif à ‘Délégation de Devoirs et Autorisations par l’Ingénieur’] II-4.2 Les Réunions Régulières d’Avancement Les réunions sur l’état d’avancement des travaux devraient suffire à répondre aux besoins du Marché et il est recommandé que de telles réunions aient lieu au moins une fois par mois. Dans la mesure où le Marché peut avoir imposé à l’Entrepreneur de soumettre des rapports mensuels à l’Ingénieur (de même que l’Ingénieur peut être également tenu de soumettre des rapports mensuels au Maître de l’Ouvrage et à l’Institution de Financement), il est recommandé de :  Tenir des réunions régulières sur l’état d’avancement des travaux à chaque fin de mois. Ces réunions se tiendront en présence de représentants du Maître de l’Ouvrage, de l’Entrepreneur et de l’Ingénieur, sous la présidence de l’Ingénieur qui en fera un compte-rendu. Les personnes tenues d’assister à ces Réunions Régulières d’Avancement sont : celles qui peuvent fournir des informations ; et celles qui peuvent prendre (et sont autorisées à le faire) des décisions et à déléguer le pouvoir de décision. L’Ingénieur devra établir un projet d’ordre du jour et le distribuer, avant chaque réunion, au Maître de l’Ouvrage et à l’Entrepreneur (et si utile, à l’Institution de Financement), les priant de signaler les autres sujets que les Parties souhaiteraient soulever à la réunion. Il serait bon à cet effet de disposer d’un ordre du jour standard sur lequel seraient ajoutés ces autres sujets. Pour que les réunions d’avancement soient efficaces, il est important de : o Obtenir l’accord de toutes les Parties sur l’ordre du jour et assurer une présidence efficace de la réunion ; o Disposer des comptes-rendus d’actions entreprises (ou en voie d’exécution) dans le cadre de réunions précédentes ; The Louis Berger Group, Inc. 20-2/59 Guide de Gestion de Projets de Supervision ~ Supervision courante de Contrats de Construction Internationaux o Etablir un compte-rendu précis et complet ; o Prendre des décisions ; o Identifier les responsabilités quant aux actions à entreprendre ; o Etablir des prévisions et des projections précises ; o Etablir des minutes précises et les distribuer rapidement. Des indications générales pour la préparation de Minutes se trouvent dans la Section I-3.6 ‘Compte-rendu de Réunions’. En plus des Réunions mensuelles d’Avancement (auxquelles le Maître de l’Ouvrage et, si possible, l’Institution de Financement devraient être conviés), de plus fréquentes réunions entre l’Ingénieur et l’Entrepreneur seront sans doute nécessaires sur le Chantier. Ces réunions seront probablement hebdomadaires et il serait souhaitable qu’elles aient lieu quand l’Entrepreneur devra soumettre son rapport hebdomadaire sur son plan de travail, les états relatifs à son équipement et à sa main d’œuvre, etc…Ces réunions devront être présidées également par l’Ingénieur et consignées par lui dans des Minutes. Il ne faut pas oublier que les Minutes de réunions ne constituent pas des communications formelles relatives au contrat. Les Minutes de réunions ne peuvent donc servir à donner des instructions formelles, des accords, des approbations, des déterminations, des décisions, des notices et des requêtes, mesures qui doivent faire l’objet de communications séparées et écrites. Si des accords ayant des retombées substantielles sur le Marchée sont convenus durant des réunions (i.e. la clarification de formulations et de procédures du contrat prêtant à équivoque), ces accords doivent être portés dans des protocoles signés par les représentants désignés des Parties (Maître de l’Ouvrage et Entrepreneur). Chaque Partie conservera une copie originale, dûment signée, de ces protocoles. II-4.3 Le Maintien de Validité de la Garantie de Bonne Exécution, le Versement Anticipé de Garantie et l’Assurance Garantie de Bonne Exécution La question de la remise par l’Entrepreneur, au début du Marché, d’une ‘Garantie de Bonne Exécution’ au Maître de l’Ouvrage, est traitée en Section II-2.6. La validité de cette Garantie de Bonne Exécution doit être maintenue jusqu’à l’émission du ‘Certificat de fin du Délai de Garantie’ (appelé Certificat de Bonne Exécution dans les versions récentes de contrat FIDIC) [voir Section II-6.9]. Durant toute la durée du Marché, le CDM doit :  Contrôler la conformité et la validité de la Garantie de Bonne Exécution. The Louis Berger Group, Inc. 20-3/59 Guide de Gestion de Projets de Supervision ~ Supervision courante de Contrats de Construction Internationaux En cas d’octroi de Prolongations du Délai d’Exécution ou si l’Entrepreneur n’a pas rempli ses obligations dans le Délai d’Exécution convenu ou durant le Délai de Garantie, le CDM doit :  informer le Maître de l’Ouvrage de l’obligation contractuelle pour l’Entrepreneur de prolonger la validité de sa Garantie de Bonne Exécution;  aider le Maître de l’Ouvrage à rédiger une lettre demandant à l’Entrepreneur de fournir sous sa propre caution une prolongation valide de la Garantie de Bonne Exécution. Dans les contrats FIDIC, le montant de la Garantie de Bonne Exécution est spécifié, dans l’Appendice Soumission, comme pouvant être un montant fixe ou un pourcentage du Montant du Marché. Dans les anciennes versions de contrat FIDIC, le Montant du Marché est un montant fixe. De ce fait, le montant de la Garantie de Bonne Exécution, s’il est estimé en pourcentage du Montant du Marché, est également un montant fixe. Mais dans les récentes versions de contrat FIDIC, le Montant du Marché est considéré sujet à réajustements en fonction du Marché. Ce qui signifie que le Montant du Marché peut varier en fonction des addenda au Marché, des modifications des Travaux, de l’évaluation de la quantité des travaux déjà exécutés, et de toute autre réajustement et variation. De ce fait, si la Garantie de Bonne Exécution est exprimée dans l’Annexe à la Soumission en pourcentage du Montant du Marché, son montant est susceptible également de réajustement. Dans ce cas, le CDM de Projet doit :  contrôler si des réajustements du Montant du Marché, par Addenda au Marché, des uploads/Ingenierie_Lourd/ 20-section-ii-4-supervision-courante.pdf