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Livres Outils PERFORMANCE Appels d'offres Rédiger. Répondre. Analyser Michel Ro

Livres Outils PERFORMANCE Appels d'offres Rédiger. Répondre. Analyser Michel Roux APPELS D'OFFRES Rédiger • Répondre • Analyser EYROLLES ------------ •---------- Éditions d'Organisation SOMMAIRE INTRODUCTION .............................................................................. xm À qui s'adresse cet ouvrage? ............................................................................................ XIII Quels enjeux? ..................................................................................................................... XIV L'appel d'offres, XIV - La proposition commerciale, XIV - Le dépouillement d'une offre commerciale, XIV Quel est le fil directeur? .................................................................................................... XV De quoi parle-t-on? ........................................................................................................... XVII PARTIE 1 RÉDIGER UN APPEL D'OFFRES 1 - SITUER LES APPELS D'OFFRES DANS LE PROJET .................................... 3 Le phasage d'un projet ........................................................................................... 3 Le plan directeur, 4 - L'avant-projet sommaire, 5 - L'avant-projet détaillé, 5 - Les dos- siers de consultation des entreprises, 6 - L'assistance à contrat de travaux, 6 - Le contrôle général des travaux, 7 - Recettes et décomptes définitifs des travaux, 7 - Dossiers des ouvrages exécutés, 8 Les multiples appels d'offres ........................................................................................... ............................................................................................................................................. 8 2 - DÉFINIR LE NOMBRE DE LOTS ......................................................................... 11 La formule «clé en main» ................................................................................................. 11 L'ensemblier ....................................................................................................................... 12 Combien de lots? ............................................................................................................... 12 Le bon nombre, 12 - Des limites, 13 3 - LANCER DES APPELS D'OFFRES ........................................................................ 15 Les appels d'offres dans la vie du projet ................................................................. 15 VII SOMMAIRE La constitution d'un appel d'offres ......................................................................... 16 La lettre d'envoi, 16 - La réquisition, 16 - Les spécifications générales, 17 - Les spéci- fications particulières. 18 - Le questionnaire, 20 - Le cadre de réponse, 21 - Le calendrier prévisionnel, 23 - Les conditions commerciales, 23 - Les clauses juridiques, 24 - Les conditions de recette, 24 - Les cahiers de recette, 26 Cahiers des charges produits et cahiers des charges projets .................................... 27 Le monde des produits et le monde des projets, 27 - La norme NFC X 50-151, 27 Les cahiers des charges de consultation .................................................................. 28 Cahier des charges et qualité, 28 - Le cas le plus général, 29 - Obligation de résultats ou obligation de moyens, 29 - Des cas intermédiaires, 30 - Les cahiers des charges de com- mande, 30 4 - RECENSER LES BESOINS .............................................................................. 33 La méthode intuitive .............................................................................................. 33 La méthode des inter-acteurs ................................................................................ 34 La méthode SAFE .................................................................................................. 36 La méthode FAST .................................................................................................. 38 Les interviews ......................................................................................................... 39 Les check-list .......................................................................................................... 40 Le retour d'expérience ............................................................................................ 40 5 - COMMENT EXPRIMER SES BESOINS ..................................................... 4 1 S'exprimer de façon à être compris ......................................................................... 41 La lisibilité, 41 - La taille du dossier, 41 - Les différents modes d'expression, 42 L'expression des besoins en informatique ............................................................... 42 Les ordinogrammes, 42 - La méthode Merise, 43 - La méthode SADT©, 47 Les besoins en automatisme .................................................................................... 49 Les logigrammes, 49 - Le GRAFCET, 49 - Les chronogrammes, 52 - GEMMA, 52 6 - CHOISIR UN MODE DE CHIFFRAGE ..................................................... 5 5 Le forfait ................................................................................................................. 55 Le bordereau ........................................................................................................... 56 La série des architecte............................................................................................. 57 La régie ................................................................................................................... 57 Le cost plus fee ........................................................................................................ 57 7 - ORGANISER LA CONSULTATION ......................................................... 5 9 Les consultés ........................................................................................................... 59 La liste des consultés, 59 - Nombre de consultés, 59 - Le phasage RFI-RFP, 60 - L'appel à candidature, 60 - Compétence et confiance, 61 - Disponibilité, 61 - La pérennité de la société, 61 - La taille du projet versus la taille du consulté, 62 Le délai accordé pour la réponse ............................................................................ 62 La remise des dossiers ............................................................................................ 63 La réponse aux consultés ........................................................................................ 63 Les enchères inversées ............................................................................................ 64 VIII SOMMAIRE 8 - TRAITER QUELQUES CAS PARTICULIERS ............................................... 67 Les articles sur catalogue ................................................................................................. 67 Les progiciels ..................................................................................................................... 67 9 - EXEMPLES COMMENTES - ANNEXES DE LA PARTIE 1 ............................ 69 Exemple du contenu d'un DOE ...................................................................................... 69 Exemple d'un cahier de recettes ...................................................................................... 70 Exemple d'un appel d'offres pour la fourniture de bacs de manutention .................. 71 Ce que l'on rencontre souvent, 71 - Une bien meilleure approche, 72 PARTIE 2 RÉPONDRE À UN APPEL D'OFFRES 10 - SITUER LA PROPOSITION COMMERCIALE DANS LE CYCLE DE VIE D'UN PROJET......................................................................................... 8 7 1 1 - A QUELLES CONDITIONS REPONDRE? ............................................... 8 9 Peut-on répondre? ............................................................................................................. 89 La compétence, 89 - Les ressources, 89 Doit-on répondre? ............................................................................................................. 90 La motivation, 90 - Le contexte client, 90 - L'absence de cahier des charges, 91 12 - COMMENT REPONDRE? ................................................................. 9 3 Accuser réception .............................................................................................................. 93 Comprendre le besoin ........................................................................................................ 93 Rassurer le client ................................................................................................................ 94 La qualité, 94 - Les délais, 95 - Le coût, 95 Respecter le cadre de réponse ........................................................................................... 96 La complétude du dossier, 96 - La décomposition des prix, 96 - Les marchés publics, 97 Le fond ................................................................................................................................. 97 Définir les «livrables» et les exclusions, 97 - Lever les ambiguïtés, 97 - Des exemples et des références, 97 - Une aide aux calculs, 98 La forme .............................................................................................................................. 98 Le mode d'expression, 98 - La lisibilité, 98 L'offre, pièce jointe à la commande ................................................................................. 99 En cas d'absence de cahier de charges ............................................................................ 99 13 - COMMENT REMETTRE SON OFFRE? ................................................ loi Quand? ................................................................................................................................ 101 Par quel moyen? ................................................................................................................ 102 IX SOMMAIRE 14 - EXEMPLES DE DOCUMENTS ANNEXES A FOURNIR ............................... 1 0 3 Attestations fiscales ........................................................................................................... 103 Lettre de candidature et habilitation du mandataire DC4 ........................................... 105 Déclaration du candidat DC5, 106 PARTIE 3 ANALYSER UNE OFFRE COMMERCIALE 15 - COMMENT DEPOUILLER LES OFFRES? ............................................... 1 1 3 Les difficultés à surmonter .............................................................................................. 114 L'objectivité, 114 - Les cahiers des charges «ouverts» et la pluralité des variantes, 114-La pluralité des lots, 115 - Les besoins «implicites», 1 15 L'absence de cahier des charges .............................................................................. 116 17- COMMENT UTILISER LA COMPARAISON MULTICRITERES? ................... m Remarque préliminaire ..................................................................................................... 117 La méthode ......................................................................................................................... 117 Le choix des critères .......................................................................................................... 118 Critères de choix et critères d'élimination, 118 - La norme NFC X 50-151, 119 - Quels critères de choix?, 119 - Moins-disant et Mieux-disant, 119 Le choix des sous-critères ................................................................................................. 121 La pondération ................................................................................................................... 123 Le mode de notation .......................................................................................................... 124 Le principe 124 - Exemple de comparaison sur le critère prix, 125 - Exemple de compa- raison sur l'autonomie d'une batterie de chariot élévateur, 126 Exemple de comparaison pour un chariot de manutention ......................................... 127 La grille, 127 - La représentation graphique, 130 Exemple de comparaison pour une prestation logistique ............................................. 131 18 - SE CONCENTRER SUR LA SHORT LIST ................................................ 1 3 3 19- TENIR COMPTE DE LA PRESENTATION DE L'OFFRE ............................. 1 3 5 La qualité de la présentation .................................................................................. 135 La ponctualité de la remise ..................................................................................... 135 Le respect du cadre de réponse .............................................................................. 136 La «cravate du commercial» .................................................................................. 136 jS 1 20 - ANALYSER L'OFFRE TECHNIQUE ....................................................... 139 f La complétude de l'offre......................................................................................... 139 1 La sûreté de fonctionnement .................................................................................. 140 Q SOMMAIRE 21 - POUVOIR COMPARER LES OFFRES GRACE A L'ALIGNEMENT TECHNIQUE.... 143 Le constat ............................................................................................................................ 143 La satisfaction de tous les besoins .................................................................................... 143 La confidentialité ............................................................................................................... 144 22 - ANALYSER LA PARTIE COMMERCIALE DE L'OFFRE ..................................... 145 Le mode de chiffrage......................................................................................................... 145 Le délai d'option ................................................................................................................ 146 Les conditions de paiement .............................................................................................. 146 L'acompte à la commande, 146 - L'échéancier, 146 - Les pénalités de retard, 147 - La réception des travaux et la retenue de garantie, 148 La formule de révision ....................................................................................................... 148 La formule de réactualisation .......................................................................................... 150 La garantie ......................................................................................................................... 151 L'étendue de la garantie, 151 - La durée de la garantie, 151 23 - S'ASSURER DE LA CREDIBILITE DE L'ORGANISATION PROPOSEE .............. 153 Le responsable de l'équipe ............................................................................................... 153 L'équipe pressentie ............................................................................................................ 154 Le back-up .......................................................................................................................... 154 L'implication du client ..................................................................................................... 154 Les outils et les méthodes .................................................................................................. 155 Le planning ........................................................................................................................ 155 L'existence du planning, 155-Les informations fournies, 155-La forme, 156 24 - CONSIDERER LES REALISATIONS ET LES CERTIFICATIONS ......................... 157 Les réalisations comparables ........................................................................................... 157 Description succincte des projets, 157 - Liste des clients pouvant témoigner, 157 - La visite de sites, 158 Les certifications ................................................................................................................ 158 Certifications ISO 9 000, 158 -Certifications ISO 14 000, 159-Certification HQE, 159 Des compétences annexes ................................................................................................ 159 25 - REPERER LES CLIGNOTANTS ............................................................ 1 6 1 Des prix hors normes ........................................................................................................ 161 Les interprétations tendancieuses ................................................................................... 162 Planning mal structuré, incomplet et/ou utopique ........................................................ 162 Exhaustivité des exclusions ............................................................................................. 163 26 - ANALYSER LES RISQUES ............................................................................ 165 La méthode AMDE ........................................................................................................... 165 La norme, 165 - La méthode, 166 XI SOMMAIRE L'inventaire des risques .................................................................................................... 168 Qualité du cahier des charges, 168-La compétence, 168-Disponibilité des moyens, 168 - Santé financière et pérennité de l'entreprise, 168 - Climat social, 168 Exemple d'un recensement des risques .......................................................................... 169 27 - ÉVITER LES PIECES ................................................................................... 181 «Ou similaire» ................................................................................................................... 181 Le changement d'acteurs.................................................................................................. 181 La rectification de dernière minute ................................................................................. 182 Les caractéristiques du sol et du sous-sol ....................................................................... 183 Le taux de travail, 183 - Le diagnostic archéologique, 183 - La pollution du sol, 183 Les «renseignements complémentaires» ........................................................................ 183 La pratique, 183 - Le diagnostic, 184 - Les parades, 184 Les brevets d'invention ..................................................................................................... 185 La «surqualité» .................................................................................................................. 185 Les avenants potentiels ..................................................................................................... 186 Travaux supplémentaires, 186 - Pièces de rechange, 186 La cascade de sous-traitants ............................................................................................. 186 28 - TRAITER LES CAS PARTICULIERS ...................................................................... 189 Les marchés publics ........................................................................................................... uploads/Ingenierie_Lourd/ appels-doffresredigerrepondreanalyser.pdf