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Utilisation d’Excel : gestion de compte bancaire Cyber Centre d’Helfaut Ecrit l

Utilisation d’Excel : gestion de compte bancaire Cyber Centre d’Helfaut Ecrit le 19/06/2009 Révisé le 24/08/2011 Page 1 TABLE DES MATIERES I – Présentation très succincte du programme Excel .................................................................. 2 II – Méthodes de sélection des cellules ...................................................................................... 4 III – L’application de gestion de compte bancaire ..................................................................... 6 A – Les titres des colonnes ..................................................................................................... 6 B – Totaux et soldes ............................................................................................................... 8 C – Les autre formules ........................................................................................................... 9 1 – Le remplissage automatique des débits et crédits bancaires ........................................ 9 2 - Explication synthétique des formules imbriquées ...................................................... 11 D – La mise en page du tableau ........................................................................................... 12 E – La protection des données .............................................................................................. 12 IV – La gestion des prévisions ................................................................................................. 14 A – Les colonnes du tableau des prévisions ......................................................................... 14 1 - Utilisation des colonnes .............................................................................................. 14 2 – Mise en forme des colonnes du tableau ..................................................................... 15 B – Les formules de calcul ................................................................................................... 17 1 - Colonne A ................................................................................................................... 17 2 – Colonne F ................................................................................................................... 18 3 – Colonne G .................................................................................................................. 19 4 – Colonne H .................................................................................................................. 20 5 – Colonne I .................................................................................................................... 21 6 – Colonne J .................................................................................................................... 22 7 – Colonne K .................................................................................................................. 23 8 – Colonne L ................................................................................................................... 24 9 – Colonne M .................................................................................................................. 25 10 – Attention à la ligne 4 ! .............................................................................................. 25 11 – Déploiement des formules jusqu’à la ligne 5000 ..................................................... 26 C – Masquage des colonnes « techniques » ......................................................................... 26 D – Protection de la feuille de calcul ................................................................................... 27 V – Enregistrement d’une « macro »........................................................................................ 28 VI – Les tableaux croisés dynamiques ..................................................................................... 30 VII – La fonction RECHERCHEV() ....................................................................................... 32 Utilisation d’Excel : gestion de compte bancaire Cyber Centre d’Helfaut Ecrit le 19/06/2009 Révisé le 24/08/2011 Page 2 Le programme Excel fait partie du « package » Microsoft Office. Il s’agit d’un tableur, c'est- à-dire d’un outil très puissant destiné à faire des tableaux, communément appelés aussi « feuilles de calcul ». En effet, les données numériques contenues dans les tableaux peuvent faire l’objet d’opérations arithmétiques et mathématiques diverses, et possiblement complexes. I – Présentation très succincte du programme Excel Quand on ouvre le programme, on obtient à l’écran - Dans la partie haute une zone qui contient la « barre des menus » et plusieurs « barres d’outils ». Selon les versions, la présentation peut être très largement différente, mais les fonctionnalités restent identiques. - Dans la version 2007, le système des menus est remplacé par un « ruban » qui comporte 7 onglets dans lesquels sont rassemblées, triées par thèmes, des icônes qui correspondent aux différents choix des menus des anciennes versions. - une grille contenant un très grand nombre de « cellules » répertoriées chacune par référence à leur « colonne » et à leur « ligne » Le nombre de lignes et de colonnes est quasiment illimité, au moins à l’échelle des utilisations habituelles du programme. En tout, il y a plus de 10 milliards de cellules dans la version 2007 ! La référence de chaque colonne est constituée d’une ou plusieurs lettres. La référence de chaque ligne est constituée d’un nombre. Exemple : la référence de la cellule située à l’intersection de la ligne 12 et de la colonne C est : C12. C’est ce nom de cellule qui permet d’y faire référence dans les diverses formules, notamment de calcul. - Entre les barres d’outils (le « ruban » dans la version 2007) et la grille contenant les cellules, une zone particulière contient la référence à la cellule « courante », c'est-à-dire celle où se trouve actuellement le curseur. Si l’on tape dans cette zone la référence à une autre cellule et que l’on « valide » avec la touche « Entrée » du clavier, le curseur se place automatiquement dans la cellule que l’on a référencée. Exemples : o si l’on tape dans cette zone F500 et que l’on valide, le curseur viendra se placer automatiquement dans la cellule située sur la ligne 500 dans la colonne F o si l’on tape B2 :C50 et que l’on valide, toute la « plage » de cellules comprises entre la cellule B2 et la cellule C50 sont sélectionnées, c'est-à- dire : les cellules de la colonne B de la ligne 2 à la ligne 50 les cellules de la colonne C de la ligne 2 à la ligne 50 le curseur vient se positionner dans la première cellule de cette plage, à savoir B2 o si l’on tape B2 :C50;E2 :F50 les « plages » de cellules de B2 à C50 et de E2 à F50 sont sélectionnées le curseur vient se positionner dans la cellule E2 o En résumé : Utilisation d’Excel : gestion de compte bancaire Cyber Centre d’Helfaut Ecrit le 19/06/2009 Révisé le 24/08/2011 Page 3 pour sélectionner une plage de cellule, on tape la référence de la première cellule et celle de la dernière, séparées par un signe : pour sélectionner plusieurs cellules discontinues, ou plusieurs plages de cellules, on sépare les références par le signe ; - Au début de la barre d’outils appelée « édition », ou dans l’onglet « Accueil » du ruban de la version 2007, se trouve une « liste déroulable » au moyen de laquelle on peut choisir la « police de caractères » à utiliser (c'est-à-dire le modèle de formes de lettres et de chiffres désiré) ainsi que la taille des caractères. Cette zone affiche la police et la taille de caractères actuellement utilisés dans la cellule courante (celle où se trouve le curseur). S’il existe une sélection multiple (voir ci-dessous), c’est la police utilisée dans cette sélection qui est affichée. Si plusieurs polices différentes y sont présentes, il n’y a rien d’affiché. Pour changer la police et/ou la taille des caractères, il suffit de sélectionner la ou les cellules concernées et d’utiliser la liste déroulable pour faire son choix. Dès validation (c'est-à-dire quand on place le curseur dans une autre cellule), les cellules sélectionnées seront mises à jour avec la nouvelle police et la nouvelle taille de caractères. Dans la version 2007, Excel montre un aperçu du résultat avant même la validation du choix. - Cette même barre d’outils comporte quelques boutons importants : o Le bouton « Gras » qui permet d’augmenter l’épaisseur des caractères o Le bouton « Italiques » qui permet d’obtenir des caractères penchés o Le bouton « Souligné » qui permet de souligner les caractères o Les 6 boutons de « cadrage » qui permettent de disposer le contenu de la cellule à droite, à gauche, en haut, en bas, au centre (horizontalement ou verticalement) - Quelques autres boutons de barres d’outils sont très couramment utilisés : o Les boutons habituels sous Windows : Le bouton « Enregistrer » (équivalent : « Ctrl » + « S ») Le bouton « Imprimer » (équivalent : « Ctrl » + « P ») Le bouton « Copier » (équivalent : « Ctrl » + « C ») Le bouton « Couper » (équivalent : « Ctrl » + « X ») Le bouton « Coller » (équivalent : « Ctrl » + « V ») o Un bouton de « centrage multiple ». Il permet, quand plusieurs cellules concomitantes sont sélectionnées, de les fusionner en une seule et d’en centrer horizontalement le contenu o Un bouton qui permet de fusionner plusieurs cellules concomitantes o Un bouton qui permet de « défusionner » des cellules (opération inverse) o Plusieurs listes déroulables Une pour gérer les bordures des cellules (les traits de leur encadrement) Une pour choisir la couleur de fond des cellules Une pour choisir la couleur des caractères o Un bouton « Somme » matérialisé par la lettre grecque Σ (sigma). Il permet d’appeler la fonction arithmétique « somme » dont nous parlerons plus loin Utilisation d’Excel : gestion de compte bancaire Cyber Centre d’Helfaut Ecrit le 19/06/2009 Révisé le 24/08/2011 Page 4 II – Méthodes de sélection des cellules Quand on clique sur un « bouton » dans une « barre d’outils », sa fonction associée s’applique à la cellule ou aux cellules sélectionnées à cet instant précis. - Par défaut, la seule cellule sélectionnée est celle dans laquelle se trouve le curseur à un instant donné. Nota : Dans Excel, le curseur de la souris peut prendre plusieurs formes : o Par défaut, il est constitué d’une croix o Dans la colonne de gauche, où se trouvent les numéros des lignes : Sur la ligne, il est constitué d’une flèche horizontale, et il permet (clic gauche) de sélectionner la ligne entière Sur la limite entre deux lignes, il est constitué d’un tiret horizontal et de deux flèches verticales, et il permet de modifier la hauteur de la ligne qui se situe au-dessus du curseur o Dans la ligne du haut, où se trouvent les lettres des colonnes : Sur la colonne, il est constitué d’une flèche verticale, uploads/Litterature/ excel.pdf