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www.systemique.com © Henry Roux de Bézieux La méthodologie systémique 1 www.systemique.com Dossier!: La Méthodologie Systémique Présentation des outils systémiques à partir du récit d’un projet en Préfecture. Par! : Henry Roux de Bézieux Ingénieur EPF-Z, DEA Formation des Adultes, Directeur FranceManagement Version 1.0 Version 1.0 © Mai 2004 La systémique : une démarche rustique en interaction constante avec le terrain. www.systemique.com © Henry Roux de Bézieux La méthodologie systémique 2 Licence d’utilisation de cette œuvre Cette œuvre, intitulée “La méthodologie systémique : Présentation des outils systémiques à partir du récit d’un projet en Préfecture” est protégé par copyright : • © 2004, Henry Roux de Bézieux, déposé auprès de la Société des Gens de Lettre, Paris, France. Le bénéficiaire de la présente licence est libre : • de reproduire, de photocopier, de distribuer et d’utiliser cette œuvre sans devoir verser aucune rémunération à quiconque. A condition de respecter les conditions suivantes : • Attribution : - La paternité de l’oeuvre doit être clairement reconnue à Henry Roux de Bézieux sur les pages de titre de l’œuvre ainsi qu’en bas de chacune des pages par les mentions “© 2004 Henry Roux de Bézieux” et “www.systemique.com”. • Non Exploitation Commerciale : - Aucune exploitation commerciale directe de cette œuvre ne peut être faite, par exemple en vendant les droits ou en y donnant accès contre rémunération. - Si le bénéficiaire de ce contrat de licence utilise cette œuvre dans le cadre de services payants qu’il propose par ailleurs, il doit néanmoins veiller à ce que l’accès à l’œuvre elle-même soit libre de droits. Est seul toléré le remboursement à prix coûtant des frais de reproduction de l’œuvre (photocopie, …). • Partage à Nouveau : - Lorsque ce document est redistribué, il doit l’être avec la même licence que celle-ci, qui y sera intégralement reproduite. - Le bénéficiaire de cette licence est dans l’obligation de faire comprendre à tout tiers auquel il donne cette oeuvre qu’il sera lui-même tenu par la présente licence. - Le bénéficiaire de cette licence ne peut offrir ou imposer des conditions sur cette oeuvre qui altèrent ou restreignent les termes de la présente licence ou l’exercice des droits qui y sont accordés envers quiconque. L’auteur se réserve intégralement les droits de publication de l’œuvre originale. Les droits du bénéficiaire de la présente licence sur cette œuvre sont non exclusifs et il ne dispose d’aucun recours ni contre l’auteur, ni contre tout autre utilisateur quel qu’en soit le motif. L’œuvre est mise à disposition en l’état sans garantie d’aucune sorte, y compris à l’égard de son contenu ou de son exactitude. L’auteur se réserve le droit de proposer l’œuvre à des conditions différentes de celles énoncées dans la présente licence ou de cesser sa diffusion, sans pour autant que cette possibilité ne vienne affecter les droits et devoirs énoncés dans la présente licence. Le présent contrat ne couvre pas les images incorporées dans cette œuvre. Tout manquement à cette licence peut être signalé à Henry Roux de Bézieux, FranceManagement, 6 rue du Labech, 34110 Vic la Gardiole, France. Cette licence est une adaptation française non officielle de la Creative Commons License, Attribution / Non Commercial / Share Alike version 1.0, disponible en anglais sur le site internet : http://creativecommons.org/ www.systemique.com © Henry Roux de Bézieux La méthodologie systémique 3 Table des Matières Page 4 Préambule 4 Introduction 4 • Le point de départ dans le concret Etape 1! : La Modélisation 5 6 7 8 8 9 10 11 12 13 14 • La préparation de l’observation • L’analyse des partenaires • Les fonctions du système • L’environnement du système • L’histoire du système • Une synthèse provisoire • Les compétences et les règles • Le positionnement des intervenants • La dynamique du système • Synthèse : les formulations alternatives • La validation du modèle 15 Etape 2! : La Scénarisation 15 16 16 17 17 • Les axes d’intervention • Le choix des objectifs • Les principes d’intervention • La construction du story board • Le choix des indicateurs 18 Etape 3! : L’Action 18 19 20 21 • Le lancement de l’action • Les projets menés par l’encadrement • Les premiers résultats • Le bilan provisoire 22 Conclusion www.systemique.com © Henry Roux de Bézieux La méthodologie systémique 4 La Roue de Deming Agir Plannifier Développer Contrôler Le Cycle Systémique Modéliser Scénariser Agir Préambule Février 2002. Belle journée hivernale. Le téléphone sonne. A l’autre bout, la voix d’une femme. Renseignements pris, la DRH d’une Préfecture du Nord de la France. - Je vous contacte parce qu’on m’a parlé de l’opération que vous avez mené chez des collègues, commença-t- elle… - Oui, effectivement, j’y ai conduit un gros chantier, répondis-je prudemment. - Nous avons ici, il me semble, une problématique assez similaire, poursuivit-elle. - Ah bon ? - Et j’aimerais étudier avec vous la possibilité de vous faire intervenir… - En effet, fis-je en me déridant. Nous passâmes une heure au téléphone ce jour là. Deux mois plus tard, je me retrouvai dans une grande ville du Nord pour le début de l’aventure. Introduction Présenter la méthodologie systémique de façon concise, c’est un défi. Faire un exposé synthétique de ses concepts, de ses théories, de ses outils ? Impossible. Ceux qui s’y sont essayé ne l’ont jamais réussi en moins de 200 pages. Cet article prend donc le parti de présenter la systémique à travers le récit d’un chantier concret, mené en l’occurrence dans une Préfecture. Il s’agit de faire toucher du doigt en montrant les étapes de l’avant projet et du projet. De dresser une fresque vivante. Les éclairages théoriques ne feront qu’éclairement brièvement ce récit, afin d’expliquer pourquoi on a procédé comme on l’a fait. Le point de départ dans le concret Depuis les années 1980, la Qualité Totale a popularisé sa méthodologie connue sous le nom de “roue de Deming” ou PDCA : Plan–Do–Check-Action (Planifier, Développer, Contrôler, Améliorer). La Qualité part donc d’une situation qu’on pense connaître et s’oriente d’entrée de jeu vers un geste volontariste : la planification. A l’inverse, l’approche systémique s’applique en premier lieu aux situations confuses ; celles qui renvoient à de multiples perceptions contradictoires ; celles qui résistent à l’action et qu’on désespère de faire évoluer. En conséquence, on préférera les méthodologies de la qualité pour les problèmes clairs et bien identifiés. Et l’approche systémique pour les situations floues, confuses et ambiguës. Situations que les organisations doivent d’abord apprivoiser avant de réussir à trouver les bons modes d’action. L’approche systémique s’appuie sur son propre cycle : Model–Scenarise–Act, c’est-à-dire modéliser, scénariser, agir. Sa particularité, c’est l’étape de modélisation qui permet de construire des points de repère pour naviguer la situation au mieux. Joker ! La systémique s’impose pour simplifier les projets complexes. www.systemique.com © Henry Roux de Bézieux La méthodologie systémique 5 1.1. Tracer les frontières approximatives du système. „ Pourquoi ? Pour tracer les contours de ce qui va être observé. „ Questions utiles : Qu’est-ce qui est réputé être à l’intérieur du système ? Quels acteurs, quels processus, quels niveaux ? „ Conseil : Réviser le tracé après coup si nécessaire. Etape 1! : La modélisation Impossible à la Préfecture d’appliquer ce cycle. Il n’y avait pas de client à l’horizon pour cela. Qu’importe ! Il y avait un client pour autre chose, en l’occurrence une formation aux techniques d’organisation dans l’administration. - Bonjour… Le stagiaire prend de justesse la main qui lui est tendue. Mardi matin, 9 heures. La salle de réunion de la Préfecture est petite, sombre et lugubre. Son nom “salle verte”, doit faire référence à une couleur qui éloigne les mouches. Dix fonctionnaires sont là, chefs de bureau, chargés de missions et Directeurs de Préfecture. Ils ne savent pas à quoi s’attendre. Ils ne bougent pas, ils ne s’animent pas, il faudra la matinée pour les dérider. Inutile de raconter cette formation par le menu. Elle dura trois jours ; fut basée sur l’étude des situations concrètes amenés par les stagiaires ; et permit de faire un embryon de modélisation. D’élaborer quelques hypothèses sur le “système Préfecture”. De les tester auprès des stagiaires, de réunions avec la DRH et le Secrétaire Général de la Préfecture. La modélisation sert à construire des points de repère qui permettront d’élaborer un avant-projet. Mais pourquoi donc modéliser ? Pour donner un sens plus vaste à la formation commencée ? Pour réagir à l’immobilisme ambiant ? Pour répondre à une curiosité partagée avec la DRH ? Pour relever un défi : concevoir un projet susceptible de prendre racine dans ce milieux particulier ? La préparation de l’observation Première étape de la modélisation : cerner d’un peu plus près ce qu’on compte observer. Tracer, même vaguement, les contours du système à modéliser. On procède de façon pragmatique. Puisque, dans ce cas précis, il n’était pas envisagé de faire débarquer une armée de consultants en Préfecture… Puisqu’on ne pouvait exploiter que la petite entrouverte par le stage, on fit simple. On inclurait dans le système considéré les niveaux supérieurs de la hiérarchie (Chef uploads/Litterature/ methode-systemique.pdf