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Les Cahiers TeChniques de L’afte cOntrôle interne et bOnnes pratiques de trésOr

Les Cahiers TeChniques de L’afte cOntrôle interne et bOnnes pratiques de trésOrerie Commission « Contrôle interne et bonnes pratiques de trésorerie » OctObre 2013 Les de L’afte oCtoBre 2013 1 > sommaire L’AFTE remercie chaleureusement les personnes qui ont contribué à la rédaction de ce cahier technique : Nathalie Battista - Danone arNaud BruNetoN - SyrtalS SI Nathalie Buée - alStom HolDIng sylvie CalsaCy - WorlDlIne isaBelle Catusse - CItIzen Can séBastieN CoNvers - FonDatIon De FranCe sylvie deveNyNs - logISta FranCe SaS FrédériC duFFour - tHyxoS ConSultIng group JeaN-MiChel GaGNier - g rISk ConSeIl PhiliPPe Guillet - mgen unIon PasCale GuiNot - eDF PasCal huMBert - Danone GilBert laBBe - eDF eMMaNuelle laGueux - ubISoFt CoriNNe laJardie - generalI VIe Marie-Charlotte laMoureux - réSeau Ferré De FranCe GréGory lauriN - antHora ConSeIl aNthoNy leFeuvre - DaSSault SyStèmeS eriC lissaJoux véroNique Mellier - allIanz FranCe IarD FloreNCe Pottier - générale De Santé Sa aNNe roiNsoN - aIr lIquIDe laure rozés - total Sa valérie saiNsaulieu - groupe laFarge CoriNNe saNChez - DeloItte ConSeIl ChristiNe taBaraCCi - total Sa Charles-heNri tauFFlieB - regulatIon partnerS valérie voisiN - aFte l’aFte et la commission Contrôle interne adressent leurs remerciements chaleureux à Charles-Henri taufflieb pour sa contribution à la rédaction, relecture et finalisation du cahier la commission Contrôle interne remercie richard Cordero - aFte pour sa relecture. « La présente publication est protégée dans toutes ses composantes par les dispositions du Code de la propriété intellectuelle, notamment celles relatives aux droits d’auteur. Ces droits sont la propriété exclusive de l’AFTE. Toute reproduction intégrale ou partielle, par quelque moyen que ce soit, non-autorisée par l’AFTE, est strictement interdite. A ce titre, toute reproduction et diffusion sont régies par le Code de la propriété intellectuelle, au titre des articles L 122-4 et L 122-5, et, pour certaines de ses dispositions pénales, par ses articles L 335-2 et L 335-3. L’AFTE se réserve également tous droits, au titre de la reproduction par reprographie destinée à réaliser des copies de la présente œuvre, sous quelque forme que ce soit, aux fins de vente, de location, de publicité, de promotion ou de toute autre utilisation commerciale, conformément aux dispositions de l’article L.122-10 du Code de la propriété intellectuelle relatives à la gestion collective du droit de reproduction par reprographie. » © 2013 by l’association Française des Trésoriers d’entreprise. dépôt légal : 11360 - 4ème trimestre 2013 Les de L’afte 2 cOntrôle interne et bOnnes pratiques de trésOrerie intrOductiOn 5 1. relatiOns bancaires 9 1.1 Ouverture de comptes 11 1.2 Clôture de comptes 14 1.3 Contrats / conventions avec les banques 15 1.4 Relations bancaires, y compris suivi des relations bancaires 19 1.5 Négociations bancaires 26 1.6 Frais bancaires 30 1.7 Pouvoirs bancaires 31 2. GestiOn des financeMents et des placeMents 35 2.1 Financement intra-groupe 36 2.2 Financement externe 39 2.3 Placements 43 3. GestiOn des risques de Marché et de cOntrepartie 49 3.1 Gestion administrative et comptable des produits dérivés 50 3.2 Risque de change 54 3.3 Risque de taux d’intérêt 59 3.4 Risque matières premières 61 3.5 Risque de contrepartie sur les banques 64 4. GestiOn des paieMents et des encaisseMents 69 4.1 Gestion des paiements 72 4.2 Gestion des encaissements 78 Les de L’afte oCtoBre 2013 3 cOntrôle interne et bOnnes pratiques de trésOrerie 5. GestiOn de trésOrerie 84 5.1 Cash management 84 5.2 Cash pooling 87 5.3 Netting 91 5.4 Prévisions de trésorerie 93 prévisions de trésorerie à court terme 93 prévisions de trésorerie à moyen / long terme 96 6. systèMes d’infOrMatiOn 98 6.1 Architecture technique 98 6.2 Administration technique 99 6.3 Administration fonctionnelle 100 6.4 Exploitation opérationnelle 101 annexes 102 Charte des bonnes pratiques en matière de gestion de trésorerie (source IGTA) 102 Modèle de fiche banque 108 Questionnaire MIF 109 Sigles et Glossaire 111 Les de L’afte oCtoBre 2013 5 intrOductiOn “la maîtrise des risques devient prioritaire” et “la trésorerie à l’aune de la gouvernance”, tels étaient les titres d’enquêtes sur le contrôle interne, parues dans la “lettre du trésorier”1 depuis le déclenchement de la crise financière en 2007. le contexte dans lequel évolue le trésorier depuis quelques années nécessite de renforcer le contrôle interne de la trésorerie. Plus que jamais, l’adage “la trésorerie n’attend pas la prochaine mission d’audit” reste d’actualité et rend plus impérative la mise en place d’un contrôle permanent dans les entreprises, quelle que soit leur taille, à l’instar des banques et en s’inspirant de leur longue expérience dans la gestion des risques financiers, intrinsèque à leur cœur de métier. Pour répondre à ces besoins, l’aFte a créé en 2010 une commission « Contrôle Interne et bonnes pratiques de trésorerie ». Pendant trois ans, ses travaux ont consisté à : • identifier les risques et leurs conséquences, • définir les politiques de couverture des risques des activités trésorerie / financement des entreprises industrielles et commerciales et proposer des parades. les bonnes pratiques de trésorerie ont été rappelées dans le cadre d’une analyse comparative, de type benchmarking. tous ces travaux ont été effectués en concertation étroite et active avec la commission « Conformité et Code de Bonne Conduite » de l’aFte. les risques de trésorerie / financement ont été structurés en 6 chapitres, eux-mêmes subdivisés en processus. Pour chaque processus, la commission a adopté une démarche transversale, sous forme de tableaux de synthèse, en renvoyant le lecteur qui souhaiterait approfondir plusieurs points aux cahiers techniques de l’aFte, aux enquêtes et aux articles de « la lettre du trésorier ». Chacun de ces chapitres peut être abordé de façon indépendante des autres et c’est la raison pour laquelle le lecteur du cahier technique dans son intégralité pourra retrouver quelques redites d’un chapitre à l’autre. Ces travaux permettent non seulement aux trésoriers de procéder à une auto-évaluation de leurs risques, mais constituent également une matrice des risques pour le directeur financier, les risk managers, les auditeurs internes et externes et les comités d’audit. ils visent à développer dans chaque entreprise des réflexes autour de certains principes fondamentaux. a ce titre, cette publication contribue à sécuriser la gouvernance et à améliorer la transparence des activités de trésorerie / financement. Valérie sainsaulieu corinne sancheZ Présidente de la commission vice-présidente de la commission Contrôle interne et Bonnes Pratiques de trésorerie > sommaire 1 La Lettre du Trésorier n° 256 / mars 2009 et n° 278 / mars 2011 cOntrôle interne et bOnnes pratiques de trésOrerie 6 remarques liminaires le présent cahier technique est un guide permettant à chaque entreprise de se poser les bonnes questions et d’acquérir certains réflexes de contrôle interne. Néanmoins, nous attirons l’attention du lecteur sur les éléments qui suivent. - un dispositif de contrôle pertinent doit être documenté et appliqué en fonction de l’organisation et de la culture de l’entreprise : la façon d’appréhender le contrôle interne entre une organisation centralisée et une organisation décentralisée comporte donc des différences ; - un dispositif de contrôle interne doit être revu de façon régulière pour tenir compte des évolutions de l’entreprise (croissance externe, implantations géographiques, etc.), mais également des opérations traitées ; - enfin, de nouvelles évolutions réglementaires peuvent avoir des impacts sur les processus et engendrer dans leur sillage des adaptations du dispositif de contrôle interne. Celles qui sont attendues à très court terme sont sePa2, eMir3, MiF4 sans oublier les recommandations de l’esMa5 et de l’aMF6. tous ces cas de figure n’ont pas été abordés dans ce cahier technique pour des raisons évidentes de synthèse et de lisibilité. Nous invitons donc le lecteur à prendre en compte les éléments mentionnés ci-dessus dans les réflexions qu’il mène sur son dispositif de contrôle interne. > sommaire 2 SEPA : Single Euro Payments Area ou espace unique de paiements en euro. 3 EMIR : European Market Infrastructure Regulation, règlement européen sur les infrastructures de marché 4 MIF : réglementation Marchés d’Instruments Financiers (MiFID en anglais) 5 ESMA : European Securities Market Authority ou Autorité Européenne des Marchés Financiers 6 AMF : Autorité des Marchés Financiers Les de L’afte oCtoBre 2013 7 périmètre retenu le cahier technique abordera 5 processus, chacun décliné en tâches et contrôles – clés : • relations bancaires, • gestion des financements et des placements, • gestion des risques de marché (change, taux d’intérêt, matières premières et contrepartie), • gestion des flux d’exploitation (paiements et encaissements), • gestion de la trésorerie courante. les thèmes suivants sont exclus de ce présent cahier technique : • credit management (poste clients, BFr…), • trade finance (comme la Stand by letter of Credit, les cautions de marché), l’affacturage, le reverse factoring, titrisation, crédits documentaires, … • relations investisseurs (communication financière), • gestion des engagements (cautions et garanties), • assurances, • incidences comptables. > sommaire Gestion des ﬁnancements moyen / long terme Financement du commerce international (trade ﬁnance) Credit management relations avec les investisseurs (y compris agences de notation) Gestion des engagements (cautions et garanties) Gestion de trésorerie relations bancaires Gestion des ﬂux d’exploitation (encaissements / paiements) Gestion des risques (change, taux, matières premières) Périmètre retenu cOntrôle interne et bOnnes pratiques de trésOrerie 8 > sommaire uploads/Management/ 2013-10-controle-interne-et-bonnes-pratiques-de-tresorerie.pdf