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Page 1 REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA MINISTERE DE L’EAU ------------ DIRECTION GENE

Page 1 REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA MINISTERE DE L’EAU ------------ DIRECTION GENERALE ------------ MANUEL PROCEDURES D’AUDIT DU PROGRAMME D’ALIMENTATION EN EAU POTABLE ET ASSAINISSEMENT EN MILIEU RURAL (PAEAR) Page 2 SOMMAIRE 1. LE CONTROLE INTERNE ______________________________________________ 3 1.1. Définition ______________________________________________________________ 3 1.2. Objectifs du contrôle interne ______________________________________________ 3 1.3. Composantes du contrôle interne___________________________________________ 4 1.3.1. Environnement de contrôle ______________________________________________________ 4 1.3.2. Activités de contrôle ___________________________________________________________ 4 1.3.3. L'information et la communication ________________________________________________ 5 1.3.4. Pilotage _____________________________________________________________________ 5 1.4. Mise en oeuvre du contrôle interne _________________________________________ 6 1.4.1. Protection physique des actifs et des enregistrements__________________________________ 6 1.4.2. Système de définition des pouvoirs________________________________________________ 7 1.4.3. Plans financiers et budgets ______________________________________________________ 7 1.4.4. Informations et documentation ___________________________________________________ 7 1.4.5. Examen indépendant et contrôle de performance _____________________________________ 8 1.4.6. Séparation des tâches __________________________________________________________ 9 2. L’AUDIT INTERNE ___________________________________________________ 10 2.1. Définitions_____________________________________________________________ 10 2.2. Guide de l’audit ________________________________________________________ 10 2.2.1. Organisation ________________________________________________________________ 10 2.2.2. Obligations légales et fiscales ___________________________________________________ 11 2.2.3. Sécurité ____________________________________________________________________ 11 2.2.4. Ressources humaines__________________________________________________________ 11 2.2.5. Achats _____________________________________________________________________ 12 2.2.6. Fournisseurs ________________________________________________________________ 12 2.2.7. Immobilisations et investissements_______________________________________________ 12 2.2.8. Stocks _____________________________________________________________________ 13 2.2.9. Finance et trésorerie __________________________________________________________ 13 2.2.10. Comptabilité ______________________________________________________________ 14 2.2.11. Frais généraux ____________________________________________________________ 14 2.2.12. Informatique ______________________________________________________________ 14 2.3. 24- Rapport____________________________________________________________ 15 3. 3- L’AUDIT EXTERNE_________________________________________________ 16 3.1. Différents types d’audit externe ___________________________________________ 16 3.2. 32- Audit comptable et Financier __________________________________________ 17 3.2.1. Mise en œuvre de l’audit_______________________________________________________ 17 3.2.2. Rapports ___________________________________________________________________ 18 3.2.3. Recrutement ________________________________________________________________ 18 MANUEL D’AUDIT PAEAR Le contrôle interne Mis à jour 31/10/2008 Page3 1. LE CONTROLE INTERNE Pour que l'information produite par la comptabilité puisse vérifier les caractéristiques qualitatives prévues par le cadre conceptuel, le Programme doit mettre en place des systèmes de contrôle interne efficaces. 1.1. Définition Le contrôle interne est défini, globalement, comme étant un processus mis en oeuvre par la direction, la hiérarchie, le personnel d'une entreprise, et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs ci-dessus énoncés. 1.2. Objectifs du contrôle interne L'organisation du système de traitement assure l'existence du chemin de révision. A tout moment, il est possible de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives. Le système de contrôle interne a pour objectifs de : promouvoir l'efficience et l'efficacité, protéger les actifs, garantir la fiabilité de l'information financière, assurer la conformité aux dispositions légales et réglementaires. MANUEL D’AUDIT PAEAR Le contrôle interne Mis à jour 31/10/2008 Page4 1.3. Composantes du contrôle interne Le contrôle interne comporte quatre composantes : L'environnement de contrôle, Les activités de contrôle, L'information et la communication, Le pilotage. 1.3.1. Environnement de contrôle L'environnement de contrôle est un élément très important, dans la mesure où il détermine le niveau de sensibilisation du personnel au besoin de contrôles. Il constitue le fondement de tous les autres éléments du contrôle interne en imposant discipline et organisation. Les facteurs ayant un impact sur l'environnement de contrôle comprennent : l'intégrité, l'éthique la compétence du personnel, la philosophie et le style de management des dirigeants, la capacité des dirigeants à définir les objectifs la politique de délégation des responsabilités, d'organisation et de formation du personnel. 1.3.2. Activités de contrôle Les activités de contrôle peuvent se définir comme étant l'application des normes et procédures qui contribuent à garantir la mise en oeuvre des orientations émanant du management. Ces opérations permettent de s'assurer que les mesures nécessaires sont prises en vue de maîtriser les risques susceptibles d'affecter la réalisation des objectifs de l'entreprise. Les activités de contrôle sont menées à tous les niveaux MANUEL D’AUDIT PAEAR Le contrôle interne Mis à jour 31/10/2008 Page5 hiérarchiques et fonctionnels de la structure et comprennent des actions aussi variées qu'approuver et autoriser, vérifier et rapprocher, apprécier les performances opérationnelles, la protection des actifs ou la séparation des fonctions. 1.3.3. L'information et la communication L'information pertinente doit être identifiée, recueillie et diffusée sous une forme et dans des délais qui permettent à chacun d'assumer ses responsabilités. Les systèmes d'information produisent, entre autres, des données opérationnelles, financières ou encore liées au respect des obligations légales et réglementaires, qui permettent de gérer et de contrôler l'activité. Ces systèmes traitent, non seulement, des données produites par le Programme, mais également celles émanant de l'extérieur (événements, marche de l'activité, contexte général..) et qui sont nécessaires à la prise de décisions en matière de conduite des affaires et de communication externe. Il existe également un besoin plus large de communication efficace, communication à la fois ascendante, descendante et horizontale. Le management doit transmettre un message clair à l'ensemble du personnel sur l'importance des responsabilités en matière de contrôle. Les employés doivent comprendre le rôle qu'ils sont appelés à jouer dans le système de contrôle interne ainsi que la relation existante entre leurs propres activités et celles des autres membres du personnel. Ils doivent être en mesure de faire remonter les informations importantes. Par ailleurs, une communication efficace avec les tiers, tels que ONG, fournisseurs, autorités de tutelle, Banques, est également nécessaire 1.3.4. Pilotage Les systèmes de contrôle interne doivent, eux mêmes, être contrôlés afin qu'en soient évaluées, dans le temps, les performances qualitatives. Pour cela, il convient MANUEL D’AUDIT PAEAR Le contrôle interne Mis à jour 31/10/2008 Page6 de mettre en place un système de suivi permanent ou de procéder à des évaluations périodiques, ou encore de combiner les deux méthodes. Le suivi permanent s'inscrit dans le cadre des activités courantes et comprend des contrôles réguliers effectués par le management et le personnel d'encadrement, ainsi que d'autres techniques appliquées par le personnel à l'occasion de ses travaux. L'étendue et la fréquence des évaluations périodiques dépendront essentiellement de l'évaluation des risques et de l'efficacité du processus de surveillance permanente. Les faiblesses de contrôle interne doivent être portées à l'attention de la hiérarchie. Les lacunes les plus graves devant être signalées au Coordonnateur. 1.4. Mise en oeuvre du contrôle interne Il incombe au Coordonnateur et aux instances dirigeantes de l'entreprise de mettre en place les systèmes adéquats de contrôle interne. Parmi les facteurs d'une importance particulière dans la mise en oeuvre des systèmes de contrôle interne on retient particulièrement : la protection physique des actifs et des enregistrements, le système de définition des pouvoirs, les plans financiers et les budgets, l'information et la documentation, l'examen indépendant et les contrôles de performance, et la séparation des tâches. 1.4.1. Protection physique des actifs et des enregistrements Il s'agit de la mise en place d'un système prévoyant des précautions pour empêcher les pertes, les vols ou le détournement d'actifs et de documents officiels ainsi que les enregistrements erronés. MANUEL D’AUDIT PAEAR Le contrôle interne Mis à jour 31/10/2008 Page7 1.4.2. Système de définition des pouvoirs Il consiste généralement en la tenue d'un "manuel de définition des tâches" qui permet au Coordonnateur d'attribuer les pouvoirs ou de les restreindre pour accomplir ou mener des actions ou transactions. La structure organisationnelle du Programme fournit le cadre général pour la planification, la direction, l'exécution et le contrôle des activités. Un système satisfaisant de définition des pouvoirs doit : couvrir toutes les activités de l'entreprise, définir clairement les niveaux de pouvoir d'une personne donnée, correspondre au niveau de responsabilité professionnelle de la personne, et être mis à jour en tenant compte des changements pertinents. 1.4.3. Plans financiers et budgets Ils définissent les stratégies et objectifs en termes financiers et servent de point de départ pour établir les priorités, attribuer les ressources et mesurer les performances. En raison de la rigueur de son approche, le contrôle budgétaire facilite la détection, à temps, des écarts par rapport aux plans et des erreurs ou des irrégularités. 1.4.4. Informations et documentation Pour remplir les objectifs assignés à l'information financière, il convient d'entretenir un système d’information adéquat capable d'identifier, de classer, d'enregistrer et de communiquer les données. Les opérations doivent être correctement enregistrées pour permettre au système d'information de fournir des rapports fiables. L'enregistrement des opérations doit se faire de manière correcte en répondant aux objectifs de contrôle. Un "enregistrement correct" suppose un certain nombre de caractéristiques clés (assertions) : MANUEL D’AUDIT PAEAR Le contrôle interne Mis à jour 31/10/2008 Page8 • Validité : Les transactions font l'objet des autorisations appropriées et sont reflétées avec sincérité lors de l'enregistrement les concernant. Seules sont enregistrées les opérations qui se sont réellement produites et susceptibles d'avoir un impact sur l'entreprise. Des pièces justificatives doivent permettre de vérifier les opérations. • Exhaustivité : Toutes les transactions et les effets des événements associés qui se sont produits pendant la période concernée sont enregistrés. • Exactitude : Les montants des opérations sont correctement énoncés ou calculés. Les soldes sont correctement cumulés en termes de valeur, d'exercice comptable et de classement. Les actifs et les passifs ont été correctement évalués et les montants exacts imputés aux postes de charges et de produits de l'exercice uploads/Management/ 6-manuel-audit.pdf