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SEMINAIRE DES AGENTS COMPTABLES NOUVELLEMENT NOMMES EN EPLE Dossier documentair

SEMINAIRE DES AGENTS COMPTABLES NOUVELLEMENT NOMMES EN EPLE Dossier documentaire : Statut et rôle de l’agent comptable Michel CANEROT Agent comptable Lycée Louis Armand – Poitiers octobre 2006 Téléport 2 – boulevard des Frères Lumière – 86963 Chasseneuil Futuroscope cedex Secrétariat général Direction Générale des ressources Humaines Service des personnels ingénieurs, administratifs, techniques, ouvriers, sociaux et de santé, des bibliothèques et des musées Mission de la formation 1/4 Le rôle de conseil de l’agent comptable Cette mission est assez peu mise en évidence dans l’Education Nationale à la différence des comptables publics des services du trésor où ce rôle a été mis en avant dès 1982 auprès des collectivités territoriales. Les références réglementaires à cette mission de conseil sont rares et éparses. Par ailleurs, elles font plus référence à des fonctions formelles ou de contrôle qu’à une démarche de conseil : > article 40 du décret du 30 août 1985 : « lorsque le conseil d’administration d’un établissement membre du groupement comptable est appelé à examiner une question relative à l’organisation financière, l’agent comptable assiste aux travaux avec voix consultative ». > circulaire du 28 mars 1988 (§ 2222) : « l’agent comptable participe de droit, avec voix consultative, aux conseils d’administration des établissements…chaque fois que l’ordre du jour comporte une question financière ». > article 22-IV du code des marchés publics : « sont convoqués et peuvent participer aux réunions de la commission d’appel d’offre…les comptables publics ». Afin de participer à l’amélioration de la gestion des EPLE, la fonction de conseil de l’agent comptable doit dépasser ces simples obligations légales. 1 – le conseil au quotidien Dans la pratique il est essentiellement destiné au gestionnaire de l’établissement rattaché dont l’agent comptable est le « conseiller technique » ( § 2222 circulaire de 1988). Mais le chef d’établissement ne doit pas être tenu à l’écart, notamment dans le cadre des relations écrites qui doivent s’effectuer sous couvert du chef d’établissement. L’agent comptable peut ainsi être amené à : > proposer des réponses aux préoccupations des établissements rattachés en matière de comptabilité, budgétaire et juridique. > diffuser des informations notamment en matière comptable et budgétaire : textes, articles de revues professionnelles, démarches effectuées auprès de la cellule conseil du Rectorat ou de la Trésorerie Générale. Cette fonction de veille juridique s’exerce surtout vis à vis des gestionnaires qui peuvent aussi enrichir les échanges en apportant leurs propres données. > proposer des fiches de procédures permettant de clarifier les attentes de l’agent comptable (qui s’appuie sur des règles juridiques) et les modalités de leur mise en œuvre pour que ordonnateur et comptable aient une référence commune en cas de dysfonctionnement. > donner des informations claires sur les incidents (renvoi de mandats, observations) : dans ce cas : privilégier l’écrit motiver sa position en s’appuyant sur des références réglementaires précises essayer de proposer des solutions 2/4 > organiser des réunions régulières avec les gestionnaires (au moins deux fois par an) pour : débattre des points de désaccord et ainsi désamorcer des risques de conflit débattre des calendriers de travail qui peuvent ainsi être arrêtés en commun, notamment pour les opérations de fin d’exercice et la fin de l’année scolaire diffuser de nouvelles réglementations et débattre de leur application concrète mettre au point des méthodes de travail qui assurent une meilleure efficacité du service public sur l’ensemble de la chaîne comptable en fluidifiant ainsi le découpage strict du décret de 1962. Le but est de simplifier les procédures, d’accélérer les délais, d’éviter les suspensions de paiement, dans le respect des responsabilités de chacun. > assister les nouveaux gestionnaires ou les gestionnaires en difficultés : outre l’aspect humain, l’investissement en temps lié à cette assistance (y compris sur place) peut être rapidement valorisé : harmonisation des méthodes de travail par rapport aux nôtres efficacité de l’action publique (moins de rejets donc moins de retard) allègement du travail de l’agent comptable au niveau du contrôle 2 – l’alerte ou le signalement > en cas de problème dans la gestion financière et comptable de l’établissement rattaché, je considère que l’agent comptable a un devoir d’alerte : du chef d’établissement dans un premier temps du rectorat dans les cas extrêmes Cette alerte est nécessaire sur le plan déontologique, mais aussi utile dans la mesure où elle peut permettre de mettre en place à temps un dispositif de soutien auprès de l’établissement concerné. Enfin, l’agent comptable pourrait se voir reprocher son silence par la communauté éducative et les autorités de tutelle en cas de désordres importants. > la place de l’agent comptable dans l’évaluation et la notation du gestionnaire : il est invité à émettre un avis sur la fiche de notation du gestionnaire. Cette fonction peut être conçue comme une simple formalité écrite. Mais il paraît plus intéressant de saisir l’occasion pour en faire un moment de rencontre avec le chef d’établissement et le gestionnaire débouchant sur une évaluation des besoins éventuels de formation du gestionnaire. 3 – l’analyse financière rétrospective Cette démarche d’analyse peut être mise en œuvre à tout moment sur la demande de l’ordonnateur mais il me semble que le rapport accompagnant le compte financier peut servir de support annuel à ce type d’analyse (voir exemple de rapport en annexe). > faire un rapport écrit destiné à l’ordonnateur qui choisit de le diffuser ou non à son conseil d’administration. Quoi qu’il en soit, l’agent comptable devant obligatoirement être entendu par le conseil d’administration à l’occasion de la présentation du compte financier, peut s’appuyer sur son rapport pour son intervention. aux autorités de tutelle et à la chambre régionale des comptes puisqu’il est joint au compte financier. Cette démarche est très importante dans la perspective du « devoir de signalement » de l’agent comptable en cas de problèmes comptables et financiers (qui ont la plupart du temps pour origine des problèmes de gestion). > un rapport se contentant d’énumérer des chiffres est à mon sens inutile pour tout le monde puisque ces données existent déjà dans le compte financier sur chiffres. 3/4 > le rapport peut être utile s’il offre : - une perspective dynamique dans le temps (évolutions sur trois ans) pour décrire les grandes tendances budgétaires et financières dans l’espace (comparaisons avec des établissements de même nature s’il en existe dans l’agence comptable ou à partir de l’outil d’analyse que propose le site de la DAF) - un regard complet : analyse du compte de résultat donc de la classe 6 et 7 mais aussi de l’évolution des principaux chapitres ou groupes de chapitres (service général, SAH, enseignement technique) analyse du bilan donc de l’évolution des réserves analyse de la trésorerie et du fonds de roulement donc des capacités de mobilisation réelles des réserves de l’établissement. - un regard engagé : attirer l’attention sur les tendances inquiétantes ou les dérives oser donner des conseils Il est bien évident que dans un souci de gain de temps, il faut se constituer des outils d’analyse qui peuvent être réutilisés d’une année sur l’autre. 4 – l’analyse financière prospective > pour la caractériser, on peut utiliser les mêmes critères que pour l’analyse rétrospective : perspective dynamique, regard engagé. > par contre, elle n’a pas forcément besoin d’être complète : elle peut porter sur un aspect particulier (exemple : service de restauration, évolution de la trésorerie, possibilité d’investir avec des fonds propres…) > il n’est pas besoin d’être un grand spécialiste pour conduire ce type d’analyse. Il faut : de la rigueur et du bon sens des indications comptables précises une bonne définition des besoins et des objectifs avec l’ordonnateur. 5 – le contrôle de gestion « Processus conçu pour apporter au décideur des analyses et informations fiables et pertinentes, nécessaires à la prise de décision » => c’est donc du conseil et de l’analyse et non du contrôle dans le sens où on l’entend traditionnellement : il n’a pas pour but de sanctionner mais d’améliorer. Un cahier détachable a été réalisé sur ce sujet dans le cadre de la revue « objectif établissement » (numéro de l’automne 2003). > à mon avis, l’agent comptable peut difficilement mettre en place un dispositif de contrôle de gestion dans un EPLE rattaché car il faut quand même bien connaître la structure à contrôler. Toutefois, il est intéressant que l’agent comptable soit associé à cette démarche car : il a une bonne connaissance des flux budgétaires et financiers il peut disposer de données comparatives permettant de mettre en perspective certains indicateurs 4/4 il est le seul à pouvoir assurer la mise à jour de certains indicateurs : trésorerie, comptes clients et fournisseurs… > par contre, la mise en place d’un dispositif de contrôle de gestion est indispensable dans un Greta et l’agent comptable peut y occuper une place centrale car il dispose à la fois des qualités de l’auditeur interne avec une bonne connaissance de la structure de l’auditeur externe : indépendance, regard extérieur. Ce dispositif doit comprendre : - des indicateurs économiques et de rentabilité : taux d’encadrement pédagogique, recettes par heure stagiaire et/ou heure groupe, marge commerciale… - uploads/Management/ ac-statut-role.pdf