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METHODOLOGIE DE MISSION Le service d’audit interne s’appuie sur les règles, les

METHODOLOGIE DE MISSION Le service d’audit interne s’appuie sur les règles, les procédures de travail et le référentiel des normes énoncés dans le manuel d’audit pour lancer une mission. Le responsable de l'audit interne établit alors une planification fondée sur les niveaux des risques afin de définir les priorités cohérentes avec les objectifs de l’organisation. Ainsi, une évaluation préliminaire des risques liés à l’activité soumise à l'audit s’avère nécessaire en début de chaque mission. La conduite d’une mission d’audit interne 1. La phase de préparation Cette phase permettra à l’équipe des auditeurs de définir les objectifs à atteindre et de préparer le programme de vérification qui doit être déroulé pendant la phase de réalisation. Les résultats de la mission sont présentés dans un rapport qui doit être validé avec les audités pendant la dernière phase : la phase de conclusion. La phase de préparation ouvre la mission. Elle peut se définir comme la période au cours de laquelle vont être réalisés tous les travaux préliminaires, avant de passer à l’action. Elle exige des auditeurs une capacité de lecture, d’attention et d’apprentissage. Elle sollicite l’aptitude à apprendre et à comprendre. Elle exige également une bonne connaissance de l’entreprise, car il faut savoir où trouver la bonne information et à qui la demander. Au cours de cette phase, l’auditeur doit faire preuve de qualités de synthèse et d’imagination. A l’issue de cette phase, les auditeurs rédigeront une lettre de mission, un rapport d’orientation et un programme de vérification. 1.1. l’ordre de mission Rédigé par le responsable d’audit interne et signé par la direction générale, l’ordre de mission ou lettre de mission est un document qui annonce que l’audit interne a été mandaté pour réaliser une mission sur une activité spécifique. L’objectif de l’ordre de mission est d’informer les audités de l’intervention prochaine des auditeurs internes. Il précise le périmètre et les objectifs de la mission et leur accorde le droit d’accès. Il est important parce qu’il permet d’obtenir la coopération des audités, et légitimer également l’intervention des auditeurs sur le terrain. Un préavis de 2 à 4 semaines semble adapté, pour permettre aux audités de s’organiser. 1.2. Rapport d’orientation Le rapport d’orientation ou plan de mission est un document synthétique qui délimite le champ d’intervention fonctionnel de la mission (service, division….), géographique (usine, région….) et ses limites. Il présente les objectifs permanents du contrôle interne « objectifs généraux » les zones de risques « objectifs spécifiques », que les auditeurs vont tester. Il planifie toute la démarche : découpage, bonnes pratiques, analyse des risques, ciblage/choix des orientations. Le rapport d’orientation assure aussi la pertinence des travaux par la concertation entre les principaux responsables audités et le demandeur. 1.3. Programme de vérification Le programme de vérification ou encore « planning de réalisation » procède de façon précise, lors de la mission d’audit, à la détermination et à la répartition des tâches à effectuer par chaque auditeur, selon l’échéancier des travaux : Investigations à mener, questions à poser, points à voir, procédures à rechercher…Il permet, objectif par objectif, de décrire succinctement les travaux nécessaires et d'atteindre les objectifs du rapport d'orientation. Les programmes de vérification sont généralement préparés et définis par les auditeurs expérimentés affectés à la mission. Ils documentent le déroulement, sont mis à jour avant toute nouvelle mission et permettent au responsable de la mission de suivre le travail des auditeurs. Le programme doit préciser les outils d’interrogation et /ou de précision qui seront utilisés par chaque auditeur et contenir les éléments suivants : - Rappel des objectifs principaux de la mission. - Liste des tâches devant être effectuées (entretiens, contrôles, tests,…). - Nom des auditeurs responsables des tâches. - Résultat obtenu et référencement des pièces justificatives. Echéancier de la mission Entité à auditer Procédures à auditer Réf : Page : Exercice : Fait par : Date : (jours) Date d’exécution Limite Prévue Réalisée Phase de préparation Phase de réalisation Phase de conclusion Observation Le programme de travail constitue la base de la phase de réalisation. 2. La phase de réalisation La phase de réalisation fait beaucoup appel aux capacités d’observation, d’analyse, de dialogue, de communication et au sens de la déduction de l’auditeur. L’unité d’audit met en œuvre les orientations retenues dans le rapport d’orientation, en utilisant les techniques d’observation, de description et d’analyse qui lui sont propres. L’auditeur doit dérouler son programme de travail sur le terrain pour atteindre les objectifs fixés dans le rapport d’orientation. L’auditeur peut parfois changer le programme de travail, sous réserve de sa validation par le chef de mission. Il procède aux observations et constats qui vont lui permettre de relever tout dysfonctionnement ou problème rencontré. Les travaux sont réalisés sous la forme d’entretiens avec les principaux acteurs, ainsi que par la réalisation de tests sur pièces, orientés sur la base d’une analyse de risques préliminaire. Les constats réalisés à l’occasion de ces interviews et tests sont formalisés et donnent lieu à une phase de validation contradictoire avec les audités. 2.1. Réunion d’ouverture La réunion d’ouverture - coïncide avec le lancement de la mission et se tient sur les lieux même où celle-ci doit se dérouler - est la première réunion de travail entre les audités et les auditeurs. Elle permet d’exposer les objectifs de la mission, de présenter les auditeurs, d’expliquer la méthodologie d’audit et de définir les rôles et responsabilités de chacun. Elle permet également de mieux cerner l’environnement et le mode de fonctionnement du processus audité. L’ordre du jour pour la réunion d’ouverture doit être établi et envoyé avec le rapport d’orientation à l’audité, suffisamment à l’avance (au moins une semaine) pour l’informer de la date de la réunion sur le terrain et de son contenu. Ces documents envoyés permettront à l’audité de connaître les objectifs de la mission, le programme de travail qui va être déroulé pour les atteindre et les différentes phases de la mission. Parmi les principaux points qui peuvent être abordés lors de la réunion d’ouverture, il y’a lieu de citer : - Les droits et devoirs des auditeurs (accès à l’information et confidentialité). - Présentation des auditeurs et des tâches respectives. - Rappel des objectifs et du périmètre de la mission. - Présentation et discussion du rapport d’orientation. - Interlocuteurs et personnes à contacter. - L’approche d’audit qui va être mise en œuvre lors de la mission (interviews, tests de cheminement, tests substantifs…). - Les modalités de communication des résultats de l’audit (points réguliers à date, réunion de clôture, rapport, suivi de la mission…). - Une revue de l’activité auditée (organigramme, effectifs, objets, rôles et responsabilités…). - Une revue des principaux risques et des processus audités. - Les attentes spécifiques des audités. 2.2. Feuille de couverture Pour chaque procédure l’auditeur doit établir un programme de travail consigné dans la feuille de couverture. Elle met en évidence les résultats obtenus et les conclusions qui en découlent. Elle précise et spécifie les modalités de mise en œuvre d’une tâche, définie dans le planning de réalisation ou programme de vérification. La feuille de couverture contient : - Les objectifs à atteindre. - Les tests à effectuer en commençant par le questionnaire de contrôle interne à remplir. - Les conclusions des tests effectués. La feuille de couverture facilite la constitution du dossier synthétique. Les constats soulevés par le biais du questionnaire de contrôle interne sont relatés au niveau de la feuille de révélation et d’analyse de problème FRAP. 2.3. Feuille de révélation et d’analyse des problèmes (FRAP) La Feuille de révélation et d’analyse des problèmes « FRAP» constitue le papier de travail par lequel l’auditeur présente et documente chaque risque ou dysfonctionnement révélés. Ce document est la mise en forme rigoureuse et efficace de la norme 2320 selon laquelle « les auditeurs internes doivent fonder leurs conclusions et les résultats de leur mission sur des analyses et évaluations appropriées. » La méthodologie employée consiste à formuler le problème, les faits qui le prouvent, les causes qui l’expliquent, ses conséquences et les recommandations pour le résoudre. C’est donc un document normalisé. Pour le remplir l’auditeur doit respecter le schéma suivant : - Constat - Causes - Conséquences - Recommandations - Problèmes Au fur et à mesure du déroulement du questionnaire de contrôle interne, l’auditeur décrira ses constats, les anomalies, les erreurs et les dysfonctionnements soulevés au niveau de la FRAP et cherchera ensuite à identifier les causes. L’identification des causes ne consiste pas à identifier la défaillance mais l’origine de la défaillance. L’auditeur doit déterminer ensuite les conséquences de ces constats selon leur nature : - Les conséquences financières - Les conséquences juridiques - Les conséquences économiques - Les conséquences matérielles - Les conséquences informationnelles - Les conséquences partenaires Une fois les conséquences déterminées, l’auditeur, avant de synthétiser les travaux dans la FRAP au niveau de la partie « problème », agira sur l’origine de la défaillance, en proposant un projet de recommandations pour aider l’audité à surmonter les lacunes relevées Approuvé par : Problème : Constat Causes : Conséquences : Recommandation : Etabli par : FRAP N° : Référence papier de uploads/Management/ audit-interne-khadouj-bachiri.pdf