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10/10/2 6 Chapitre 1 : Système d'information de l'entreprise 01 Acceuil Cours G

10/10/2 6 Chapitre 1 : Système d'information de l'entreprise 01 Acceuil Cours GEOSI Fiches Exercices Téléchargements nition nalités tèmes base ction des èmes nnement téristiques ations et comptable maire cours pitre vant Défintion et finalités Définition du système d'information Le système d'information ( SI ) est un "ensemble d'éléments ( personnel, matériel, logiciel...) permettant d'acquérir, traiter, mémoriser et communiquer des informations". Le SI est le centre nerveux des entreprises. Tous les acteurs de l’entreprise véhiculent des informations. L’objectif principal d’un système d’information (SI) consiste à restituer l’information à la personne concernée sous une forme appropriée et au moment opportun. Il est généralement spontané dans les entreprises de taille réduite, mais il fait l'objet d'une attention toute particulière dans les grandes entreprises. En effet, son rôle a grandi du fait d'un environnement changeant, de l'émergence de très grandes entreprises internationales et du développement des applications et de la capacité des traitements informatiques. ATTENTION : le système informatique n'est qu'un sous ensemble du système d'information Finalités du Système d’information Le SI a une double finalité : une finalité fonctionnelle : le SI est un outil de communication et de coordination entre les différents services et domaines de gestion de l'entreprise. Il doit produire et diffuser des informations nécessaires aux opérations d'une part et aux choix stratégiques et tactiques d'autre part. Le SI a donc un rôle opérationnel et stratégique. Il est opérationnel quand il se concentre sur des tâches et des procédures de gestion courante et automatisables (comptabilité, gestion, paie, commerciale,…). Par contre, il est stratégique quand il intervient pour les prises de décisions. L’analyse de l’entreprise en tant que système consiste à déterminer l’ensemble des flux et à connaître la nature de l’information. Il faut distinguer 3 fonctions Le contrôle : contrôle la qualité de ce qui a été fait par le système opérant La coordination : il assure le suivi des actions qui sont menés dans l’ entreprise. La décision : élaboration de prévisions, décisions d’arrêter la production d’un produit qui n’est plus rentable. une finalité sociale : Il faut noter que le SI a une autre finalité qui concerne la vie dans l'entreprise, il doit permettre l'intégration des salariés dans l'entrerprise, ceci quelque soit leur niveau dans la hiérarchie. Il doit favoriser la connaissance de l'entreprise et la compréhension des choix stratégiques par l'ensemble du personnel. De plus, il permet de développer un "esprit d'entreprise" chez les salariés en facilitant, par la diffusion de l'information, une vie sociale et une culture d'entreprise. 01 http://profs.vincimelun.org/profs/adehors/CoursWeb2/Cours/Ch1/Ch1.php 1/5 10/10/2 6 Chapitre 1 : Système d'information de l'entreprise Les 3 systèmes de base On peut toujours décomposer une organisation en trois soussystèmes : le système opérant, le Système d'Information et le système de pilotage. Le système opérant : Il est aussi qualifié de système technologique ou physique ou de production. Il se trouve à la base de toute organisation car c'est lui qui effectue les opérations de transformation permettant d'atteindre les finalités retenues. C'est le niveau de la production, des opérations, de chaque service, chaque unité ou chaque entreprise considérés. Le système de pilotage : Il est aussi dénommé système de management ou de gestion ou de commande ou encore de décision. Il se situe à la tête de toute organisation car c'est lui qui pilote le système opérant car c'est lui qui fixe les objectifs et prend les décisions. Exemple : système de management des ventes, de la gestion de la production ... Le SI : Il intervient entre les deux autres. Il apporte les informations opérationnelles nécessaires aux activités et les informations indispensable à la gestion (contrôle, ordres ... ) : l'information apparaît ainsi comme la base de la décision. C'est pourquoi on désigne souvent le SI comme le Système d'Information pour le Management ou parfois Système d'Information pour la Gestion. Interaction des systèmes On distingue d'abord le système opérant où les produits finaux sont fabriqués à partir d'une certaine matière première. On réduit l'organisation à une sorte d'usine, qui travaille sur la matière première pour fournir un produit final. Toute organisation est pilotée par une direction, une équipe dirigeante. Ce système de pilotage a pour mission de conduire l'organisation vers des objectifs qui lui sont fixés, et de vérifier que ces objectifs ont bien été atteints. Ce qui nécessite souvent un contrôle continu du fonctionnement du système opérant et d' éventuelles modifications (recrutement, investissement, nouveaux développements...) à apporter au système opérant. Parallèlement donc au flux physique, il y a un flux de décision. Ce flux correspond aux décisions prises par la direction de l'organisation pour que celleci fonctionne dans les meilleures conditions et 01 puisse atteindre ses objectifs. Enfin, toute organisation est soumise à des contraintes extérieures et intérieures qui contraignent son action et l'empêche d'évoluer librement. http://profs.vincimelun.org/profs/adehors/CoursWeb2/Cours/Ch1/Ch1.php 2/5 10/10/2 6 Chapitre 1 : Système d'information de l'entreprise Enfin, le système d'information s'intègre à l'ensemble. Ce soussystème de l'organisation s'occupe de récolter l'information, de la stocker, de la traiter et de la diffuser dans le système opérant et dans le système de pilotage. Dans le système de pilotage, l'information va permettre à celuici de prendre lesDans le système opérant, cette information va permettre à celuici de fonctionner. Car chaque individu et chaque tâche ont besoin d'être informés sur le flux physique qui la traverse. En général, cette information est très détaillée, ne concerne qu'un petit élément de l'organisation, et elle est tournée vers le présent. bonnes décisions en étant constamment informé de ce qui se passe dans le système opérationnel. Cette information a tendance à être très synthétique, elle concerne une grande partie de l'organisation (si ce n'est toute l'organisation, tel que le Chiffre d'Affaire annuel), et elle est tournée vers le passé et/ou le futur. La tâche principal du SI est donc de fournir un flux d'information qui d'une part, reflète le plus fidèlement possible le flux physique, et d'autre part fournit au système opérationnel les éléments nécessaires pour son fonctionnement quotidien 01 et au système de pilotage les éléments nécessaires à une prise correcte de décision. Ainsi, le flux d'information est une image du flux physique. Il représente sous une forme plus ou moins réduite, tous les événements survenus dans le système opérant ainsi que tous les éléments d'information qui permettent de traiter ces événements. Cette image est forcément une réduction de la réalité, elle ne concerne que les aspects pertinents ayant une incidence et/ou un rôle dans le fonctionnement de l'organisation. Plus précisément, on dit que dans le SI il y a des modèles de la réalité organisationnelle. Ces modèles ont été construits par ceux qui mettent en place le SI, on parle de la conception d'un SI. http://profs.vincimelun.org/profs/adehors/CoursWeb2/Cours/Ch1/Ch1.php 3/5 10/10/2 6 Chapitre 1 : Système d'information de l'entreprise La validité et la pertinence de ces modèles sont indispensables au fonctionnement du SI lui même, et elles garantissent la qualité de l'information fournie Fonctionnement et caract ristiques Les différentes t ches du système d information Pour optimiser les informations, le S.I. doit remplir 4 t ches sp cifiques : la collecte le stockage le traitement la mise disposition La collecte : L’origine de l’information peut être interne (comptes, stocks,…), ou externe (information sur le concurrent, disposition nouvelle d’ordre fiscale ou sociale). Pour les informations d'origine externe, il est nécessaire d'y être tout particulièrement attentif, il convient donc d'organiser des veilles technologiques, sociales (et légales), commerciales (pour tenir compte des évolutions des marchés).... Le stockage : Une fois l'ingformation recueillie il faut la conserver, et pour cela tenir compte de 2 facteurs : l'information doit pouvoir être disponible, pour cela, il faut pouvoir la trouver et y accéder. Il faut donc que les informations soient organisées et accessibles. l'information doit être pérenne, elle doit pouvoir être conservée dans le temps, d'où le choix du support (papier ou numérique) et de son mode de conservation. Le traitement : La phase de traitement va commencer avec le choix du support utilisé puisqu’il va falloir trouver une construction formalisée pour traiter l’information. Soit la centralisation (réalisée à un seul endroit donc un seul niveau dans l’entreprise). Soit la décentralisation (elle permet à chaque poste de travail d’échanger des informations et de travailler en autonomie). Soit la distribution (elle permet un traitement au niveau d’un site unique ; la saisie et la diffusion s’effectue grâce à des terminaux). La diffusion : Elle doit répondre à 4 critères : Quelle est son origine et sa destination ? Quelle est sa forme ? (orale, écrite,…) Dans quel délai l’information devratelle parvenir à son destinataire ? La diffusion seratelle large ou restreinte ? Le système d’information a pour objectif de restituer au différent membre de l’entreprise les informations sous une forme directement utilisable afin de faciliter la prise de décision. Les qualités du système d’information 01 Le système d’information doit permettre : de connaître le présent de prévoir de comprendre d’informer rapidement Le système d’information doit être adapté à la nature de l’organisation (taille de l’entreprise, sa structure,…) et efficace (rapport entre la qualité et le coût). Conclusion : uploads/Management/ chapitre-1-systeme-dinformation-de-lentreprise.pdf