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1 Chapitre 2: Organiser un projet Rôles du sponsor > S'assurer de la bonne comm

1 Chapitre 2: Organiser un projet Rôles du sponsor > S'assurer de la bonne communication sur l'avancement de projet auprès des autres collaborateurs de l’entreprise et, en particulier de managers. > Veiller au soutien de la direction vis-à-vis des décisions et de l'orientation de l'équipe projet. > Être attentif à tous les changements dans les objectifs de l’entreprise susceptibles de se répercuter sur les objectifs du projet les objectifs du projet doivent cadrer avec ceux de l'entreprise. > Communiquer auprès des managers qui n'acceptent pas que leurs collaborateurs puissent partager leur temps entre un projet et leur responsabilités habituelles. I- Le chef de projet : C'est le collaborateur sur lequel repose la responsabilité de la réalisation et de l’aboutissement du projet À chaque projet son chef de projet*. C'est le collaborateur sur lequel repose la responsabilité de la réalisation et de l'aboutissement du projet. Il est nommé par le sponsor et joue un rôle central à chaque phase du cycle de vie du projet, de sa conception et son organisation à sa clôture et son évaluation, en passant par les phases intermédiaires. La responsabilité du chef de projet est, à de nombreux égards, identique à celle d’un manager « classique » : tous deux doivent obtenir des résultats en mobilisant des collaborateurs et d’autres ressources. Le chef de projet est chargé de : 2 > recruter des participants compétents ; >cadrer les activités liées au projet ; >expliciter l’objectif poursuivi ; >coordonner les activités ; >négocier avec la direction et, en particulier, avec le sponsor. >arbitrer les conflits ; >déterminer les ressources nécessaires ; >fixer les jalons ; > gérer le budget ; > veiller à ce que tout le monde participe et en tire un bénéfice ; > maintenir le cap du projet ; > veillera au respect des objectifs dans les délais impartis et le budget prévu. Dans les projets de grande envergure, le chef de projet joue le rôle d'un N + 1 :il doit prendre des décisions, déléguer, diriger, motiver et organiser le travail de son équipe. Toutefois, le chef de projet n'a aucun pouvoir officiel sur les participants au projet. Dans le cas d'un projet informatique, par exemple, le chef de projet peut être le responsable informatique, mais les membres de son équipe peuvent être issus des services marketing, financier ou client. /////////////////////////////////////////////// /////////////////////////////////////////// Le chef de projet n’exerce aucune autorité directe sur ses collaborateurs : il ne lui est, par exemple, pas possible d’augmenter leur salaire ou de leur accorder une promotion. Il ne peut compter que sur ses qualités de leader pour influencer le comportement et les résultats de son équipe. \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\ \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\ 3 II- Le chef de l’équipe projet Dans de nombreux grands projets, un chef d'équipe* est sous la tutelle directe du chef de projet, comme illustré dans la figure 1. Dans les petits projets, le chef de projet porte les deux casquettes. Le chef d’équipe ne peut pas se comporter en N + 1 tout en continuant de tirer parti des avantages propres au travail en équipe. À la place, il doit remplir cinq fonctions importantes : celle d'instigateur, de modèle, de négociateur, d'auditeur et de coach. Le chef d’équipe est également un membre de l'équipe à part entière. Figure 1 SPONSORS, CHEFS DE PROJET, CHEFS D'EQUIPE ET MEMBRES DE L'ÉOUIPE II-1- Un rôle d’instigateur Sponsor (ou comité de pilotage) Chef de projet Chef d'équipe Chef d'équipe Membres de l'équipe Membres de l'équipe 4 Le chef d'équipe engage l'action. Un bon leader n’indique pas à ces collaborateurs ce qu'ils doivent faire, mais il attire l’attention sur les actions à entreprendre pour remplir les objectifs collectifs. II-2- Un modèle Les managers traditionnels comme les chefs d'équipes peuvent s'appuyer sur leur propre rôle pour façonner l’attitude et les performances de leurs collaborateurs, à la différence que les chefs d'équipe doivent plus encore compter sur ce rôle de modèle, puisqu'ils ne peuvent pas proposer de promotions ni de primes pour influencer leur équipe. II-3- Un rôle de négociateur « J’aimerais que Guillaume se joigne à l’équipe d'amélioration des processus », confie le chef d’équipe au manager de Guillaume. Le manager fronce les sourcils, Guillaume est l'un de ses meilleurs éléments ! « Cela supposera environ quatre heures de travail hebdomadaires, poursuit le chef d'équipe, réunions et missions d'équipe compris. » Les managers n’accueillent généralement pas bien ce genre de demandes. L‘équipe a des objectifs, tout comme les managers à qui il est demandé de faire contribuer des collaborateurs et d'autres ressources compétentes. Accepter une telle demande ne leur facilite pas la tâche. Les bons chefs d'équipe le savent et se servent de leurs talents de négociateur pour obtenir ce qu’ils veulent. Un sponsor occupant un poste de dirigeant peut faciliter le processus en précisant que les objectifs poursuivis par ce projet sont importants pour l'entreprise et que les managers doivent coopérer. II-4- Un rôle d’auditeur: Un bon auditeur préconise généralement des actions cohérentes Un bon chef d‘équipe passe autant de temps à écouter qu‘à parler. Ecouter permet de détecter les problèmes imminents, les signes 5 de mécontentement de ses collaborateurs, mais aussi de nouvelles perspectives favorables. Regrouper des personnes aux parcours variés et aux talents divers est le meilleur moyen de mettre le plus grand parti des connaissances et des aidées de chacun. Les membres de l’équipe sont donc encouragés à communiquer leurs informations ou leurs impressions auprès de quelqu'un qui les écoute. Un bon auditeur préconise généralement des actions cohérentes. II-5- Un rôle de coach Un bon chef d'équipe incite ses collaborateurs à améliorer leurs performances, notamment par le biais du coaching. //////////////////////////////////////////////////// //////////////////////////////// Le coaching est un accompagnement au cours duquel les parties mettent en commun leurs connaissances et leurs expériences pour maximiser le potentiel d’un membre de l’équipe et l'aider à atteindre les objectifs fixés. \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\ \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\ Il s’agit d'une action collective au cours de laquelle la personne coachée participe activement et de son plein gré. Il existe de nombreuses occasions de pratiquer le coaching au quotidien pour un chef d'équipe, afin d'aider ses collaborateurs dans leurs activités courantes: faire de meilleures présentations, planifier leur travail, traiter les conflits internes, obtenir des ressources externes, dresser un budget, développer des compétences ou travailler efficacement en équipe. II-6- Un membre de l’équipe à part entière Un chef d’équipe doit également mettre la main à la pâte et réaliser une partie du travail, notamment dans ses domaines de 6 compétence. Idéalement, sa part de travail comprend les tâches rébarbatives ou inintéressantes, dont personne ne veut se charger. Participer au projet renforce la perception selon laquelle le chef d’équipe est un coéquipier à part entière, et non un N + 1 traditionnel. Quelles qualités doit donc présenter une personne capable de réaliser toutes ces tâches ? Pour les débutants, un chef d'équipe doit posséder les compétences classiques d’un leader : > capacité à déterminer une orientation que les autres suivront ; > compétences de communication ; > aptitude à donner et à recevoir du feed-back ; > intégrité et respect d'exigences élevées en termes de performances. Au-delà, un chef d'équipe projet doit avoir une attitude positive envers le travail d'équipe et, de préférence, en avoir une expérience. Le chef d'équipe doit également être crédible vis-à-vis des membres de l’équipe, autrement dit, avoir les compétences et l'expérience nécessaires, ainsi que la réputation de travailler efficacement avec les autres. III- Le choix du chef d’équipe Le chef de projet nomme un chef d'équipe si le projet est de très courte durée, s'il est urgent de constituer une équipe (en cas de crise) ou s'il existe une raison particulière d'attribuer cette fonction à une personne donnée (accorder à un jeune collaborateur brillant l'occasion d'apprendre et de mettre en pratique ses compétences de leader). Dans d'autres cas, l'équipe peut choisir son propre chef ou faire régulièrement tourner ce poste parmi ses membres. III-1- Faut-il en choisir un ou plusieurs ? En général, il n'y a qu’un seul chef d’équipe officiel, afin d'éviter tout partage de l’autorité. Toutefois, la pratique du travail en équipe 7 montre que confier le leadership à une seule personne n'est pas une nécessité absolue, tant que les responsables de projet partagent le même avis sur les moyens utilisés et les fins poursuivies. C'est l'unique condition à remplir. En réalité, un projet qui mobilise des collaborateurs possédant des spécialités techniques différentes peut tirer profit d'un leadership multiple, notamment si les chefs d'équipe sont sous la tutelle d’un seul chef de projet. Une équipe dont l'objectif est de créer un nouveau site de commerce électronique compte un chef de projet et quatre sous- chefs responsables chacun d'un domaine particulier : technique, interface utilisateur stratégie du site et contenu (comme illustré à la figure 1). Ces chefs d‘équipe exercent leurs responsabilités sous la tutelle du chef de projet. Au sein de ce périmètre de responsabilités, ils sont habilités à prendre des décisions et à allouer les ressources. C'est seulement lorsque leurs décisions concernent les autres équipes, la planification du projet, le budget ou l’échéancier ; qu’ils doivent uploads/Management/ chapitre-2-organiser-un-projet.pdf