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Introduction au Contrôle et audit des marchés publics Master en gouvernance et

Introduction au Contrôle et audit des marchés publics Master en gouvernance et management des marchés ITC – ILO Turin Intervention de K. DRAZ – AP-HP Expertise France – 6 et 7 juin 2016 Contrôle et audit en achat public 3 PRINCIPES : 1) Liberté d’accès à la commande publique 2) Égalité de traitement des candidats 3) Transparence des procédures Efficacité de la commande publique Bonne utilisation des deniers publics 4 PRINCIPES OPERATIONNELS 1) Définition préalable des besoins 2) Information totale du besoin à assurer 3) Choix de l’offre économiquement la plus avantageuse 4) Pilotage de la performance Contrôles Audit Contrôle interne Connaissances techniques Besoin en adéquation avec le secteur d’achat Connaissances économiques SWOT Connaissances juridiques Réglementations applicables Règlement intérieur Charte d’éthique, rôle des intervenants… Contrôle interne Analyse des risques Techniques : Progrès techniques et obsolescence Disparition du besoin Économiques Liés au fournisseur Liés à l’environnement externe Liés au capacités de financement Juridiques Contentieux contractuels Mise en cause pénale Les leviers achats - Economies de volume ( marché annuel plutôt qu’achat ponctuel , …) - Standardisation ( catalogue restreint, convergence …) - Juste qualité - Description fonctionnelle du besoin - Activation du marché fournisseurs - Substitution - Raisonnement en coût complet -20 -10 0 10 20 30 40 50 60 70 80 1 7 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85 91 Performance Prix Contrôle de la gestion des achats publics Plusieurs outils permettent de mesurer la performance des achats, d’en optimiser le résultat et d’en corriger les écarts en temps réel ou reporté. Cette nécessité va au-delà du simple contrôle de régularité juridique et comptable des achats. Elle exige l’emploi d’outils opérationnels de planification et de prévision, de suivi et de correction. Le contrôle de gestion au long du cycle des achats 8 Raisonnement en coût complet - TCO - Principes et objectifs du contrôle de la gestion des achats 3 principes : • Planification des objectifs de l’action achats • Suivi des résultats en temps réel et différé • Contrôle du rendu et correction des écarts 3 objectifs : • Contrôler le passé • Suivre le présent • Préparer le futur La planification des objectifs la planification prépare l’action par la fixation d’objectifs • La planification arrête une « nature » de résultat attendu, un type de performance. Par exemple, la réduction de coût ou de délais de mise en œuvre d’un achat • La planification fixe le « niveau » de performance attendu. Par exemple, la liquidation des factures d’achat durant l’année budgétaire concernée Le suivi des résultats : pourquoi ? Les résultats planifiés peuvent ne pas être au rendez-vous, notamment si la mise en œuvre des plans d’action est insuffisante. Ainsi, un suivi des résultats est nécessaire. Ce suivi des résultats n’a pas pour seul but de « constater » si les objectifs sont ou non atteints. Il vise à savoir aussi comment, dans quelle mesure et pourquoi ils l’ont (ou pas) été Le suivi des résultats : comment ? Le suivi n’est pas seulement effectué au terme de l’objectif fixé, mais aussi pendant la mise en œuvre des plans d’action. Le suivi permet de réagir « en cours de route » si le résultat semble compromis. De ce fait, le suivi des résultats à proprement parler est précédé d’un suivi de l’avancement des résultats, grâce à des points réguliers. La boucle de régulation Le processus de planification et de suivi des résultats n’est donc pas un processus séquentiel il fonctionne plutôt « en boucle » dans la mesure où le gestionnaire intervient régulièrement pour valider la poursuite de son action. C’est la « boucle de régulation », qui permet une maîtrise permanente du pilotage des achats Les 3 boucles du processus de planification des achats Les trois boucles du contrôle – Boucle Gestion – Contrôle - Gestion – Boucle Programmation – Résultats - Programmation – Boucle Organisation – Recommandations – Organisation Audit des marchés •Acheter mieux •Moins cher •Sans baisse de qualité •Pour servir le résultat attendu Audit des marchés La fonction d’audit des achats ne se superpose pas au contrôle de la légalité des achats En effet, l’audit des achats mesure la performance atteinte et les actions de progrès possibles L’audit des achats ainsi réalisé documente le degré d’efficacité, d’efficience et de pertinence des marchés Audit des marchés Conduit a posteriori, il contribue au renforcement du degré de maturité des achats C’est pourquoi l’audit favorise de parfois vastes changement de pratiques, – où le gestionnaire est chargé de la réussite d’un projet, • plutôt que de sa seule régularité juridique ou comptable L’audit stratégique des marchés Pour atteindre ses objectifs stratégiques, définis selon le périmètre et les missions qui lui sont impartis, le marché est audité selon les critères suivants : • efficacité de l’achat • efficience de l’achat • pertinence de l’achat Efficacité de l’achat • L’efficacité se mesure par rapport à un objectif préalablement arrêté • L’efficacité indique le degré d’atteinte de l’objectif • L’efficacité est totalement indépendante de toute notion de coût. Efficience de l’achat • L’efficience représente la capacité de minimiser les moyens mis en œuvre pour atteindre l’objectif • Un achat au moindre coût mais à moindre qualité est dit économique mais non efficient • L’efficience tient compte des facteurs efficacité et économie Pertinence de l’achat • L’achat est pertinent lorsqu’il est efficient (réalisé à moindre coût en quantité et qualité conformes à l’objectif initial) • et qu’il est mis en œuvre à un moment indiqué et à un lieu opportun. Audit économique de l’achat public Acheter mieux • Moins cher • Sans baisse de qualité • Pour servir le résultat prescrit Pour cela, l’audit vise à identifier les leviers d’action permettant d’assurer un meilleur service au meilleur coût. L'audit des achats publics C’est un outil de modernisation du pilotage des affaires publiques : – outil de transparence des dépenses (cartographie) – outil d’analyse factuelle des niveaux de pratique et de maturité des organisations achats L'audit des achats publics L’audit permet d’atteindre un consensus consensus sur les ordres de grandeur globaux des économies possibles par segment d'achat consensus sur les priorités d'actions à court terme pour réaliser concrètement les gains (après expérimentation sur segments pilotes) C’est aussi un levier de professionnalisation des acheteurs L'audit des achats publics • Ce n’est pas un outil budgétaire précis à l’€ près, en ce qui concerne les cibles possibles d'économies • Ce n’est pas un engagement contractuel sur les montants d'économies présentées • Ce n’est pas la formalisation prédéfinie d’une organisation achats cible Exemple d’audit d’achat en milieu hospitalier Résultat assigné à l’achat à auditer Les achats du groupe hospitalier universitaire XX (GHUXX) représentent un levier d’amélioration permettant d’envisager une économie de l'ordre de 10% sur 3 ans, grâce à un processus de modernisation et d’optimisation de ses achats Budget de l’achat à auditer : 30M€/an Audit de l’achat public du GHUXX Contexte de l’audit de modernisation Cet audit achats du GHUXX fait suite à plusieurs réformes, depuis 1999 : – Déconcentration de certains achats, – Contrôle consultatif a priori des marchés excédant certains montants, – création des agences de mutualisation d’achats, – fusion de l’agence chargée des achats informatiques et technologiques avec l’agence chargée des achats centraux hôteliers et alimentaires, – rattachement de la direction des travaux à la DGAP – création du CSP SFACT – certification des comptes Création du Groupe hospitalier universitaire XX par fusion des 3 hôpitaux qui le constituent Apports attendus de l’audit achats • Meilleure visibilité des dépenses, • Simplification et accroissement du nombre de leviers d'action pour les gestionnaires, • Bénéfices des synergies liées au travail en commun : – effet volume – partage des bonnes pratiques • Performance prévisionnelle : objectif de réduction des dépenses d’achats de fonctionnement du GHU : 9 millions d'euros d’économies en 3 ans (10%) • Modernisation de la fonction achats en conférant aux agents une position centrale, semblable à celle des acheteurs dans les entreprises privées • Professionnalisation des acheteurs au travers de formations (optimisation de l’utilisation du CMP, négociation avec les fournisseurs, ...) • Simplification des procédures grâce à une globalisation et une mutualisation des commandes • Allègement des formalités administratives pour les gestionnaires • avec le déploiement d'outils adéquats (catalogues électroniques d’approvisionnement en ligne, carte achat) • Accroissement de la qualité du service proposé Apports de l’audit pour les agents Planning de l’audit Cartographie des dépenses par segment d’achats Analyse des organisations achats actuelles Fixation des stratégies achats et objectifs de gains par segment d’achats (ateliers de travail) Consolidation, synthèse et élaboration de plans annuels d’action achats locaux Déclinaison du plan annuel d’action achats pour l’année considérée Proposition d’évolution des organisations et des processus achats 2 mois 3 mois Phase 1 : cartographie • Définition du périmètre d’analyse • Collecte des données sur les dépenses achats issues des systèmes d’information comptables • Définition d’une segmentation des dépenses achats commune (domaines, segments et sous-segments) • Affectation des dépenses de chaque hôpital aux segments/sous-segments d’achats • Synthèse et validation de la cartographie des dépenses par uploads/Management/ controle-et-audit-des-marches-publics.pdf