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Communication Globale /// 1BTS/PME-PMI /// Moad CHARNANE /// 2022/2023 Chapitre

Communication Globale /// 1BTS/PME-PMI /// Moad CHARNANE /// 2022/2023 Chapitre 2 : La production d’écrits à caractère professionnel I. Enjeux spécifiques à la communication écrite 1. La communication doit être à l’image de l’entreprise La communication écrite est très importante dans la vie de l’entreprise qui rédige en permanence des documents administratifs, commerciaux, comptables et financiers. L’Assistant de gestion doit donc être rigoureux dans la rédaction des documents car selon l’objectif de la communication (informer le personnel par exemple), il conviendra de privilégier tel document (note d’information) plutôt qu’un autre. Cette rigueur associée à la structuration des idées et au respect des règles d’orthographe et de grammaire rend le message plus lisible. Tout écrit doit donc comporter une introduction, un développement et une conclusion. Les idées doivent être développées dans des paragraphes : une seule idée par paragraphe suffit. Les phrases rédigées doivent être courtes de préférence et comporter un sujet, un verbe et un complément (pas de langage texto ou d’abréviations). Ainsi, respectées, les écrits reflèteront la marque de professionnalisme de l’entreprise et contribueront à véhiculer une bonne image. 2. La communication écrite doit susciter l’intérêt du destinataire L’émetteur à l’origine d’un écrit professionnel en attend un retour : adhésion du destinataire à une nouvelle procédure, règlement d’une facture, réponse écrite dans des délais courts… La communication écrite a donc également pour rôle de susciter l’intérêt du destinataire qui doit se sentir concerné par l’écrit qui lui est adressé afin d’appliquer le contenu du message. Néanmoins, afin d’éviter des réactions négatives et de favoriser l’adhésion du destinataire (qui est un partenaire de l’entreprise), l’émetteur doit user de tact, de diplomatie, d’arguments et de créativité dans la formulation des écrits professionnels (sauf lorsqu’il s’agit de relances par exemple). Ainsi, le contenu du message écrit pourra être illustré de graphiques, d’images, de textes de lois, d’exemples… 3. La communication écrite peut servir de preuve Selon un vieil adage, « les paroles s’envolent et les écrits restent ». Cela signifie que le message écrit a un caractère permanent en ce sens qu’il « laisse des traces », contrairement aux paroles. Le message écrit peut alors être utilisé comme moyen de preuve. L’entreprise doit donc assurer une veille juridique permanente afin que les messages transmis respectent la réglementation juridique en vigueur (la loi fixe par exemple le contenu du contrat de travail). Et elle doit également se prémunir contre la diffusion de certaines informations qui pourraient lui être préjudiciables. 1/2 uploads/Management/ cours-3-cg.pdf