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DEFINITION ET FONCTIONS DU CYCLE ACHATS Publication le 17 février 2016 Jonathan

DEFINITION ET FONCTIONS DU CYCLE ACHATS Publication le 17 février 2016 Jonathan Gnagbo Follow chargé d'affaires chez Bank Of Africa  Définitions et fonctions du cycle achat Le changement de fonctionnement des entreprises, dû en grande partie à l’impact de la mondialisation, doit maintenant être décliné au niveau de l’organisation des achats. Cette mondialisation en gendre de nombreuses dérives déontologiquement très incorrectes. On a également vu apparaître les démarches de « cost killing » qui ont fait le bonheur de cabinets de conseil, mais qui sont totalement en décalage avec les pensées managériales actuelles qui prônent la relation de long terme. La liste des démarches dites nouvelles, dont beaucoup restent sans effet à moyen ou long terme, est le symptôme d’une recherche de la rentabilité. Quelles que soient les techniques employées, ces nouvelles démarches doivent nécessairement s’inscrire dans une politique d’achat adéquate.  Définitions Le Processus Achat est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise de disposer des biens et des services nécessaires à son activité qu’elle doit se procurer à l’extérieur (par exemple des flux physiques, des flux d’information,...) Le processus contient l’étape de l’expression des besoins jusqu’au suivi des fournisseurs après règlement comptant et/ou à crédit. Selon la taille de l’entreprise, le cycle achat contiendra plus ou moins d’étapes. En effet, dans une petite entreprise il contiendra, le plus souvent un seul secteur dans lequel toutes les étapes seront contenues. Dans une grande entreprise, le département de la réception et de l’approvisionnement seront souvent séparés du reste pour favoriser l’efficacité et l’exactitude des opérations dans ces étapes. La fonction cherche à optimiser :  le prix (appel d’offres),  la qualité  les coûts (liés aux achats ou au stockage)  les délais (zéro délai) Les questions qui se posent à l’entreprise sont généralement les suivantes:  faut-il diversifier ou non ses sources d’approvisionnement ? (fournisseur unique ou multiples)  faut-il fabriquer ou acheter, des composants ou des produits semi-finis ?  appréhende-t-on la fonction rationnellement ? Il apparaît clairement que le processus achat ne peut être limité aux seules tâches directement prises en charge par les équipes comptables. Ce processus transverse implique plusieurs fonctions au sein de l’entreprise : les achats, le contrôle de gestion, l’opérationnel (consommateur et responsable budgétaire), le risk management, la trésorerie… C’est pourquoi la performance du processus achat doit être mesurée dans son ensemble. Seule une vision globale des ressources engagées tout au long du processus, permet d’en apprécier la pertinence, la qualité, l’efficacité, l’équilibre des compétences affectées ou encore le niveau de contrôle interne. La désignation d’un responsable de processus constitue également un signe fort de la volonté de désenclaver des fonctionnements trop souvent en silo. Elément fondateur d’une démarche processus, le propriétaire de processus est en légitimité sur l’ensemble du processus pour en définir les principes et les règles de fonctionnement, ainsi que les contributions attendues de chacun pour optimiser la création de valeur. La responsabilité du responsable de processus est aussi de dépasser les intérêts parfois antagonistes des fonctions pouvant avoir des objectifs contradictoires pour rechercher l’optimisation de son processus sans parti pris organisationnel et décisionnel. Véritable « radar » pour le pilotage des flux économiques, le responsable doit disposer d’un positionnement privilégié pour animer ce processus et en rechercher le niveau de qualité optimum. La recherche d’un niveau de performance optimum repose sur la mise en œuvre d’une démarche de création de valeur. La recherche d’un optimum est le point clé d’un équilibre à trouver entre d’une part la qualité attendue du processus, la satisfaction des clients et le niveau de contrôle souhaité et d’autre part une minimisation des coûts, voire l’acceptation d’un certain niveau de risque.  Les fonctions opérationnelles et les fonctions comptables 1. Les fonctions opérationnelles Les fonctions opérationnelles du cycle achat sont les suivants : la budgétisation, l'expression interne des besoins, la sélection des fournisseurs, commande et relance des fournisseurs et la réception des articles  La budgétisation La fonction regroupe toutes les opérations liées à la prévision des dépenses et leur approbation par les organes compétents de la société, de même que les opérations de suivi des engagements par rapport aux montants ainsi autorisés. Elle est traditionnellement exercée par le service de contrôle de gestion ou à défaut la Direction financière.  L’expression interne des besoins Elle est relative aux demandes formulées par les différents services pour la satisfaction de leur besoins en biens divers matières et fournitures. Cette expression est matérialisée généralement par une demande d'achat ou une demande d'approvisionnement. Cette dernière qui doit être établie en nombre suffisant d'exemplaires, a pour intérêt de permettre un bon suivi et une réaction rapide du service demandeur à la direction de l'approvisionnement.  La sélection des fournisseurs Cette fonction regroupe toutes les procédures de mise en concurrence (appel d'offre en général) des fournisseurs. Cette fonction est généralement exercée conjointement par le service des achats et la Direction Générale de la société. Elle implique même des organes de contrôle externe associés à la procédure d'appel et à la sélection des fournisseurs. Pour obtenir l'assurance que les approvisionnements sont effectués auprès des fournisseurs pratiquant les meilleures conditions de prix, de qualité et de délai de livraison, et éventuellement de service après-vente, il est nécessaire qu'une consultation régulière des fournisseurs soit faite et que, dans la mesure du possible, soit tenue une banque de données relatives aux produits les plus importants et à leurs fournisseurs les plus compétitifs  La commande -relance des fournisseurs Elle regroupe l'ensemble des opérations liées à l'émission des bons ou lettre de commande et celle liées au suivi des commandes par des procédures de relance des fournisseurs. Elle est exercée par principe par le service des achats (ou service des approvisionnements)  La réception des articles livrés Cette fonction est relative aux procédures de contrôle des quantités et de la qualité des articles livrés par le fournisseur. Ce contrôle peut être exercé par une seule personne ou comme c'est le cas dans les entreprises du secteur public par une commission de réception. 1. Les fonctions Comptables Le traitement comptable des opérations d'achat est particulièrement important. Les déficiences dans les procédures se traduisent en effet presque automatiquement par une altération de la situation financière et des résultats, du fait :  De la non-constatation des dettes certaines ou même probables  Du non enregistrement des charges supportées ou encourues. Les procédures comptables s'exercent sur la base de la facture qui constitue un document important à plus d'un titre : Il permet de transcrire de façon comptable l'opération d'entrée dans le patrimoine de l'entreprise des ressources d'exploitation et l'accumulation des charges diverses nécessitées par son fonctionnement ; Corrélativement, du fait de cette même comptabilisation, il permet de connaître le montant des dettes contractées auprès des fournisseurs, à un niveau global et pour chaque fournisseur pris individuellement. Son contrôle rigoureux et sa comptabilisation rapide et correcte par les services comptables constituent donc des préalables importants pour une bonne connaissance de la situation patrimoniale, des niveaux de charges et des dettes à l'égard des fournisseurs. Les principales fonctions traduisant ces procédures comptables sont les suivantes : la fonction réception et contrôle des factures d'achat, suivi des comptes fournisseurs, le contrôle des niveaux des charges et la fonction règlement des factures.  La réception et contrôle des factures d'achat Cette fonction regroupe toutes les tâches de réception et de vérification des factures reçues des fournisseurs par rapport aux éléments de la commande (bon de commande) et de la livraison (bon de réception), ou, en cas de prestations de services, aux éléments de contrats passés avec les prestataires de services. Ces tâches de vérification donnent lieu, lorsqu'elles débouchent sur des résultats concluants, à l'approbation des factures des fournisseurs qui permettent leur comptabilisation et, par la suite, leur règlement.  Le suivi des comptes fournisseurs Cette fonction consiste à : - analyser régulièrement les comptes individuels des fournisseurs, afin d'en maîtriser les soldes ; - régulariser systématiquement les soldes en cas d'anomalies (erreurs d'imputation de compte à compte, omission de comptabilisation de factures d'achats) ; - préparer l'échéancier des fournisseurs du mois, en vue de donner aux services payeurs les éléments leur permettant d'assurer un règlement correct des fournisseurs. La fonction de suivi et d'analyse des comptes des fournisseurs doit être naturellement exercée par les comptables qui enregistrent les opérations d’achat.  Le contrôle des niveaux de charges Elle est généralement exercée par un responsable de haut niveau (chef des services comptables ou directeur financier) et doit permettre la détection des anomalies significatives (double comptabilisation ou omission dans les comptabilisations des charges). Aussi elle s'occupe du déclenchement des travaux d'investigation avant l'arrêté des comptes Elle implique une surveillance des niveaux de certaines charges et leurs rapprochements périodiques par rapport, soit à des prévisions, soit aux engagements de l'exercice précédent à la même période pour en expliquer les variations ou rechercher les causes des écarts inexpliqués.  Le règlement des factures des fournisseurs Elle comprend toutes les tâches :  de préparation des factures des fournisseurs admises au règlement ;  uploads/Management/ definition-et-fonctions-du-cycle-achats.pdf