Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Elaboration de tableaux de bord Elaboration tableaux de bords 2015 1 Table des

Elaboration de tableaux de bord Elaboration tableaux de bords 2015 1 Table des matières I. Objet ................................................................................................................................................ 2 II. Domaine d’application .................................................................................................................... 2 III. Responsabilités ............................................................................................................................ 2 IV. Document de référence .............................................................................................................. 2 V. Termes et Définitions ...................................................................................................................... 3 VI. Descriptif ..................................................................................................................................... 4 1. Prérequis ..................................................................................................................................... 4 1.1. Identification des destinataires du Tbd (identifier) ............................................................. 4 1.2. Utilisation prévue du Tbd .................................................................................................... 4 1.3. Périodicité du Tbd ............................................................................................................... 4 1.4. Disponibilité des objectifs ................................................................................................... 4 2. Mise en place du projet de tableau de bord ............................................................................... 5 2.1. Identification et mobilisation des acteurs ........................................................................... 5 2.2. Constitution des groupes de travail .................................................................................... 5 3. Elaboration des tableaux de bord ............................................................................................... 5 2.1. Formalisation des objectifs mesurables .............................................................................. 5 2.2. Sélection des éléments de mesure ...................................................................................... 6 2.3. Élaboration des indicateurs ................................................................................................. 6 2.4. Constitution des tableaux de bord ...................................................................................... 6 2.5. Élaboration des procédures d’alimentation ........................................................................ 6 2.6. Validation des tableaux de bord.......................................................................................... 6 4. Exploitation des tableaux de bord ............................................................................................... 7 4.1. Mise en œuvre des tableaux de bord .................................................................................. 7 5. Evolution des tableaux de bord .................................................................................................. 7 5.1. Suivi des tableaux de bord .................................................................................................. 7 5.2. Suivi des modifications du contexte ou des objectifs ......................................................... 7 Annexes (Document séparé) Annexe 1 : tableau découpage des destinataires du tableau de bord Annexe 2 : tableau récapitulatif des documents relatifs au tableau de bord Annexe 3 : Connaissance du Système étudié Annexe 4 : Formalisation des objectifs mesurables Annexe 5 : Elaboration des indicateurs Elaboration tableaux de bords 2015 2 I. Objet Un Tableau de bord constitue en effet un outil de synthèse et de visualisation indispensable pour suivre toutes les actions liées au système. Il contribue à contrôler que la stratégie définie dans la politique de Management est mise en œuvre par les niveaux de pilotage et opérationnel, et à la remontée d’informations pertinentes jusqu’aux décideurs. L’objet principal du dit document est de Définir les indicateurs de performance et élaborer les tableaux de bord II. Domaine d’application L’élaboration et la mise en du tableau de bord s’applique à tous les processus (services) de l’entreprise et à tous les projets y afférents La méthodologie proposée par ce document peut être appliquée à tout système d’information, quelle que soit sa finalité. Elle pourra être utilisée pour mettre en œuvre un tableau de bord qui couvre un système d’information unique ou un ensemble de systèmes d’information distincts partageant la même politique de Management générale. III. Responsabilités  Le Directeur Général (pilote de processus)  Les leaders des services distinctifs  Le responsable de planning (contrôleur de gestion)  Le responsable des contrôles opérationnels IV. Document de référence  Norme ISO 9001  Documentation FDX 50-171  Les nouveaux tableaux de bord des managers - Alain FERNANDEZ - 6e édition - 2013-EYROLLES  L’essentiel du tableau de bord -4e édition - 2013- EYROLLES  Master Data Management enjeux et méthodes de la gestion des données – DUNOD 2008  Plan Stratégique de l’entreprise  Fiche d’identité des processus Elaboration tableaux de bords 2015 3 V. Termes et Définitions Critère : caractère, signe qui permet de distinguer une chose, une notion, de porter un jugement d'appréciation Indicateur : Donnée statistique combinant la mesure d’un ou plusieurs points-clés et utilisée en comparaison avec un historique, une (des) valeur(s) cible(s) et/ou une (des) valeur(s) seuil(s). Information : donnée, fait susceptible d’améliorer notre connaissance et de nous aider dans la prise de décision Objectif : Un but à atteindre Paramètre : Donnée nécessaire à la compréhension d’un indicateur mais qui n’est pas directement liée à la mesure d’un objectif Système d’information(SI) : Ensemble constitué par la définition des processus des métiers et par celle des flux d’information associés. Un SI comprend l’ensemble des moyens (organisation, acteurs, procédures, systèmes informatiques) nécessaires au traitement et à l’exploitation des informations dans le cadre d’objectifs définis au niveau de la stratégie de l’entreprise, des métiers, de la réglementation. Tbd : tableau de bord Tableau de bord : outil de pilotage et d’aide à la décision regroupant une sélection d’indicateurs Valeur cible : Valeur d’un indicateur reflétant l’atteinte d’un objectif Valeur seuil : Niveau au-delà (ou en deçà) duquel la valeur d’un indicateur indique qu’un objectif n'est plus couvert ou qu'un objectif ne peut plus être atteint. Elaboration tableaux de bords 2015 4 VI. Descriptif L’élaboration d’un tableau de bord nécessite de prendre en compte certains aspects techniques et de respecter un canevas de conception si l’on veut aboutir à des résultats probants Cette élaboration passe par des étapes assez précises que sont :  Les prérequis  La mise en place du projet de tableau de bord  L’élaboration des tableaux de bord  L’exploitation des tableaux de bord  L’évolution des tableaux de bord 1. Prérequis 1.1. Identification des destinataires du Tbd (identifier) Les personnes en charge de l’élaboration du Tbd se chargeront à chaque niveau d’identifier et ressortir la liste des destinataires des tableaux de bord et le niveau d’utilisation 1.2. Utilisation prévue du Tbd La méthodologie prévoit d’Interroger les destinataires sur l’usage qu’ils envisagent des tableaux de bord qui leur seront fourni, au travers de leurs prérogatives vis à vis de la sécurité du système étudié quels types de décisions peuvent-ils être amenés à prendre ? , quelles actions peuvent-ils mener et sur quels points un tableau de bord peut-il les informer au mieux pour les aider dans leurs tâches ? Le choix des indicateurs dépendra du type d'utilisation prévue. Cette activité est du ressort des personnes en charge de l’élaboration du Tbd 1.3. Périodicité du Tbd La périodicité souhaitée d’un tableau de bord doit être définie avant sa conception de manière à ce que le choix des indicateurs y soit adapté Les personnes en charge de l’élaboration du Tbd devront interroger les destinataires du Tbd sur leurs besoins en termes de périodicité et notifier que leur réponse doit autant que possible être en phase avec l’usage des informations reçues et la mise à jour qu’elles doivent respecter. 1.4. Disponibilité des objectifs Il s’agit de collationner les éléments qui permettent de rassembler les objectifs définis pour le système étudié. Elle est sanctionnée par l’établissement d’une liste des objectifs 1. Connaissance du système (périmètre étudié) Définir le champ de la mesure revient à déterminer le cadre et les limites dans lesquelles va s’appliquer la mesure. Il s’agit soit d’une action que l’on a décidé de mener, soit d’un domaine que l’on veut surveiller en particulier. Elaboration tableaux de bords 2015 5 L'essentiel des renseignements collectés est issu de l’étude du contexte définie, de la documentation existante et des interviews sur les domaines concernés. Ces informations permettent d'obtenir une bonne compréhension du système, de ses enjeux et de ses évolutions. 2. Mise en place du projet de tableau de bord 2.1. Identification et mobilisation des acteurs Identifier tous les acteurs du projet et initier des actions d’information sur les tableaux de bord afin d’expliquer les enjeux du projet et d’impliquer les acteurs. Ainsi le choix des acteurs participants à ce projet doit refléter une implication de l’organisme au plus haut niveau. La hiérarchie au plus haut niveau doit servir de relais autant pour convaincre leurs utilisateurs de l’utilité des tableaux de bord que pour leur permettre d’intégrer la participation au projet de tableaux de bord dans leurs tâches. 2.2. Constitution des groupes de travail Afin de simplifier la gestion de projet et créer une véritable synergie autour du projet de tableaux de bord, les acteurs sont répartis en groupes de travail qui interviendront dans les différentes étapes du projet. Pour des raisons de coordination et d’efficacité, il est préférable que les groupes de travail soient composés d’un nombre réduit mais représentatif de participants. En fonction du contexte on pourra avoir les groupes de travail suivant : Groupe de travail « utilisation » : s’assure que les tableaux de bord élaborés correspondent aux besoins fonctionnels identifiés et qu’ils sont d’une utilisation aisée .Il regroupe des destinataires, des acteurs au niveau fonctionnel du système cible Groupe de travail « technique » : il s’assure de la faisabilité des tableaux de bord ainsi que de leur pertinence par rapport aux réalités techniques du système d’information. Il regroupe des acteurs du système d’information. Groupe de travail « pilotage » : il est associé au suivi de l’élaboration du Tbd et s’assure aussi de la maîtrise des coûts et des charges récurrents associés aux tableaux de bord en phase de production. Il regroupe des représentants de la hiérarchie, des acteurs financiers Groupe de travail « exploitation » : il s’assure que les tableaux de bord et les procédures associées pourront être exploités aisément autant dans leur aspect constitution que dans leur aspect utilisation 3. Elaboration des tableaux de bord 3.1. Formalisation des objectifs mesurables Les objectifs devront respecter les critères de choix suivant : Borné : l’objectif est limité dans le temps. Mesurable : Comme pour toute mesure, on définit une métrique. Accessible : Identification exhaustive des moyens d'actions, des contraintes liées et des risques potentiels. Elaboration tableaux de bords 2015 6 Réaliste : uploads/Management/ elaboration-tableau-de-bord.pdf