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20 décembre 2004 Programme Fret Intelligent - 1/4 FICHE PRATIQUE N°3 : LES PGI

20 décembre 2004 Programme Fret Intelligent - 1/4 FICHE PRATIQUE N°3 : LES PGI : PROGICIELS DE GESTION INTÉGRÉS DÉFINITION : ERP signifie Enterprise Resource Planning, ce qu'on peut traduire par "gestion/planification des ressources de l'entreprise". En français, le terme consacré est assez différent : PGI pour progiciel de gestion intégré. L'adjectif "intégré" fait ressortir l'approche centralisée de l'ERP qui a pour vocation d'être l'outil unique par lequel les différents départements de l'entreprise (administratif, comptabilité et finance, ventes, production, ressources humaines….) sont mis en relation via l'informatique. L'ERP va : • Automatiser des processus horizontaux ou transverses, • Gérer des workflows*, collecter et agréger des données de natures diverses (données client, produit...), • Standardiser des tâches (ou fonctions de base d'une entreprise (le traitement des commandes par exemple))  Dans l'idéal, il est supposé développer une vision d'ensemble de l'activité de l'entreprise, simplifier l’accès à l’information et, associé à un groupware* améliorer la collaboration entre les différentes fonctions de l’entreprise. Mais ces buts sont loin d'avoir été atteints dans toutes les entreprises équipées. Les usages d’un ERP : Votre entreprise utilise un progiciel intégré pour: (Plusieurs réponses possibles) Actuellement En projet Gestion interne 57% 16% Finances 55% 16% Logistique 41% 20% RH 39% 22% Service et support client 39% 22% Planification des activités 37% 24% Pilotage 31% 24% Marketing 31% 18% Développement de produits 22% 14% 20 décembre 2004 Programme Fret Intelligent - 2/4 LE CHOIX D’UN ERP : Avantages et inconvénients : Plusieurs constats peuvent être faits :  « Les décideurs en charge de l'achat de progiciels de gestion intégrée (ERP) ne recommandent pas de choisir les plus grandes marques du marché telles que SAP, PeopleSoft ou Oracle. Ils sont décrits comme étant à la pointe de la technologie et possédant une véritable démarche "visionnaire"... mais bien loin finalement des préoccupations principales des utilisateurs finaux, et notamment dans les plus petites entreprises ». (source : Cabinet d’étude Yankee Group).  Les éditeurs d’ERP parfois qualifiés de "petits" tiennent souvent la dragée haute aux plus grands, et notamment en ce qui concerne les PME auxquelles les grands éditeurs ont parfois du mal à proposer une offre adaptée. Il convient néanmoins de toujours chercher à évaluer la pérennité de l’entreprise qui propose une solution.  Petit à petit, ils grignotent du terrain... Les progiciels de gestion intégrés Open Source se développent, principalement à destination des PME-PMI. Mais, alors que leur code source* est le plus souvent totalement libre et accessible à tous (pour certains projets cependant, seuls les codes sources de base sont divulgués), il est impératif d'intégrer dans les coûts d'acquisition totaux les frais de maintenance et surtout, de l'assistance technique. :: Les principaux fournisseurs :: Grands comptes Middle market Open Source Intentia Oracle People Soft / JD Edwards SAP SSA Global / Baan Adonix Cegid Geac Generix Interlogiciel Navision (Microsoft) Qualiac Sage Compiere ERP5 OFBiz Value ERP Démarches préalables non exhaustives, mais néanmoins indispensables au choix d’un ERP :  Identifier le besoin réel pour ne pas se tromper de projet et identifier l’outil dont l’entreprise à réellement besoin: - besoins externes : pression du marché ? de la concurrence ? des Clients ... - besoins internes : évolution système d’information ? réorganisation ? gains de productivité… - établir un cahier des charges  Définir clairement : - le fonctionnement cible - l’organisation cible - les gains attendus pour donner des objectifs au projet ainsi qu’à l’équipe projet Meilleur réactivité Réduction des coûts informatiques Réduction des délais administratifs Réduction des coûts de fonctionnement Saisie unique dans le système de l'entreprise = Fiabilité des données Disponibilité immédiate des informations Meilleur communication interne Mise en œuvre lourde, lente, et couteuse Remise en cause nécessaire de l'ensemble des processus Partage de l'information = Sensation de perte de pouvoir Panne du système = toute l'entreprise bloquée + - 20 décembre 2004 Programme Fret Intelligent - 3/4 Mise en place d’un ERP : Plus qu'un simple logiciel, un ERP est un véritable projet demandant une intégration totale d'un outil logiciel au sein d'une organisation et d'une structure spécifique, et donc des coûts importants d'ingénierie. D'autre part sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employés. Ainsi on considère que le coût de l'outil logiciel représente moins de 20% du coût total de mise en place d'un tel système. Les principaux challenges à relever pour réussir l'implémentation d'un ERP Raisons Pourcentage Définition insatisfaisante des besoins 46,50% Résistance au changement 43,90% Ressources insuffisantes 43,10% Formation inadéquate 36,20% Manque de support de la part de la direction 32,40% Attentes peu réalistes sur les bénéfices et le ROI 30,60% Erreurs de calcul du temps et du budget 27,70% Manque de communication 27,40% Incompatibilité du logiciel avec les processus de travail 23,10% Manque de conception et management de projet 16,80% Manque de sélection dans les solutions ERP 6,40% Autres 4,00% ROI = Return On Investment Source : ITtoolbox, "ERP Implementation Survey", mars 2004 Pour que la mise en œuvre d’un ERP se transforme en réussite pour l’entreprise il faut :  Une participation active de la Direction, car la mise en place d’un ERP est avant tout un projet d’entreprise destiné à en améliorer le fonctionnement.  Une vision claire et partagée du fonctionnement et de l’organisation cible, qui seront amenés à évoluer au cours du projet.  Une définition rigoureuse du périmètre du projet, afin d’éviter des retards dus à des ajouts de fonctionnalité.  Une honnête et bonne évaluation des écarts entre l’existant et la cible. Plus cet écart sera grand et plus le projet durera longtemps, coûtera cher et prendra des risques.  Une équipe projet composée de représentants de tous les secteurs concernés par le périmètre du projet ERP, déchargée de la plupart de ses anciennes activités afin d’avoir suffisamment de temps à consacrer au projet .  Une bonne évaluation et une gestion des risques tout au long du projet.  Revoir tous ses processus et son organisation pour coller le plus possible à ceux câblés dans le progiciel, afin d’obtenir un maximum de retour sur investissements.  Développer un minimum de spécifiques, c’est à dire de programmes modifiés ou ajoutés au progiciel.  Mettre en place un plan de formation obligatoire pour tous les utilisateurs de l’outil.  Décloisonner les fonctions et apprendre à travailler ensemble. N’oublions pas qu’avant l’ERP les entreprises se sont généralement informatisées par grandes fonctions, respectant l’organisation en silos, et sans nécessairement communiquer et collaborer franchement avec les autres. Après le déploiement de l'ERP, l'entreprise et son management doivent être sensibilisés et préparés à affronter une deuxième vague. En effet, on constate, au départ, une baisse très significative des performances. C'est la « grande dépression » . La vraie question est d'en connaître la profondeur et la durée. En moyenne, un an ou plus après l'installation, environ 40 % des entreprises n'ont pas encore atteint leurs objectifs opérationnels, et à peu près 75 % d'entre elles ont subi une perte de productivité modérée ou sévère pendant une période d'environ six mois. 20 décembre 2004 Programme Fret Intelligent - 4/4 “Tout intégré” vs. “Best of Breed” : Littéralement, « Best of Breed » signifie « le meilleur de sa catégorie ». Se dit d'une solution logicielle prétendant offrir des fonctions avancées sur un segment de marché bien délimité. Cette notion s'oppose à celle de "tout intégré", solution se démarquant par la polyvalence de sa couverture fonctionnelle. Exemple : sur le marché de la gestion de la relation client, Siebel avec sa suite représente l'école du "tout intégré" tandis que Marketic fait office d'acteur de type "best of breed" sur le segment de l'automatisation des campagnes marketing. Une entreprise qui choisit de composer son système d'information à partir de solutions de type "best of breed" doit s'occuper de les intégrer. Délicat à priori, puisque contrairement aux modules d'un PGI, ces logiciels n'ont pas forcément été conçus pour travailler ensemble. Pour mener à bien cette intégration, des langages comme XML permettent aux applications de standardiser les messages qu'elles s'échangent pour se synchroniser. XML, comme d'autres technologies (Java, J2EE...) facilite donc l'interopérabilité entre des solutions émanant de divers éditeurs. SOURCES :  http://solutions.journaldunet.com/dossiers/chiffres/erp.shtml  http://solutions.journaldunet.com/dossiers/erp/sommaire.shtml  Dossier ERP/GPAO : Avantage, inconvénients, sélection et mise en œuvre www.productique.org  www.commentcamarche.net GLOSSAIRE * On appelle "Workflow" (traduisez littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqué dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel). Le terme de Workflow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier. * On désigne par le terme de "Groupware" (en français Collectique) les méthodes et les outils logiciels permettant à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux. Ainsi le terme GroupWare renvoie à des applications diverses et variées concourant à un même but : permettre à des utilisateurs géographiquement éloignés de travailler en équipe. Le travail en équipe peut se concrétiser par le partage d'information, ou uploads/Management/ fiche-pratique-les-pgi.pdf