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Les contrats de maintenance Sommaire 1.Les enjeux de la maintenance et de son e

Les contrats de maintenance Sommaire 1.Les enjeux de la maintenance et de son externalisation....................................................................4 1.1Les enjeux de la maintenance ......................................................................................................4 1.1.1Enjeux patrimoniaux.................................................................................................................4 1.1.2Enjeu fonctionnel......................................................................................................................4 1.1.3Enjeux économiques ................................................................................................................4 1.1.4Enjeux réglementaires.............................................................................................................. 4 1.1.5Enjeu environnemental.............................................................................................................4 1.2Les avantages et contraintes des différents modes d’organisation de la maintenance ..........5 1.3Les prestations de maintenance et les offres des entreprises....................................................6 1.3.1les prestations d’ingénierie de la maintenance.........................................................................6 1.3.2Les contrôles et vérifications....................................................................................................6 1.3.3Les diverses fournitures............................................................................................................6 1.3.4Les prestations de services....................................................................................................... 6 1.3.5La maintenance des installations techniques et composants des bâtiments.............................7 2.La relation contractuelle......................................................................................................................8 2.1Le cadre général juridique............................................................................................................8 2.2Les principaux concepts et définitions de la maintenance.........................................................9 2.2.1Les différentes formes de maintenance à définir dans un contrat............................................9 2.2.2les gammes de maintenance....................................................................................................10 2.2.3les obligations de moyens et de résultats................................................................................11 3.La mise en concurrence des entreprises............................................................................................12 3.1Les procédures de passation des marchés publics de maintenance........................................12 3.2La partition des prestations de maintenance en différents lots ou marchés..........................14 3.3La composition des marchés de maintenance...........................................................................16 4. La rédaction des contrats..................................................................................................................17 4.1Un préalable - les informations à collecter................................................................................17 4.1.1Les biens concernés................................................................................................................17 4.1.2Les prestations........................................................................................................................17 4.1.3Le choix obligations de moyens / obligations de résultats.....................................................17 4.1.4Les moyens fournis ou mis à disposition par le gestionnaire.................................................17 4.1.5Les méthodologies d’interventions adoptées......................................................................... 17 4.1.6Les limites et exclusions de la prestation...............................................................................17 4.1.7Les contraintes imposées par l’exploitation du bien..............................................................18 4.1.8Les interfaces à observer et les interférences à organiser...................................................... 18 4.2Les clauses administratives et juridiques..................................................................................18 4.2.1La durée du marché ............................................................................................................... 18 4.2.2L’obligation de collaboration et conseil.................................................................................18 4.2.3La garantie du prestataire....................................................................................................... 19 4.2.4La sous-traitance.....................................................................................................................19 4.2.5Les clauses d’adaptation et de sauvegarde.............................................................................19 4.3les clauses économiques...............................................................................................................20 4.4Les clauses techniques.................................................................................................................22 4.5Le suivi des contrats....................................................................................................................24 CERTU/MEP/EP/ROUMEAS mise à jour juin 2005 5. Des contrats spécifiques....................................................................................................................25 5.1Les installations de chauffage.....................................................................................................25 5.1.1Installations concernées..........................................................................................................25 5.1.2Principaux textes.....................................................................................................................25 5.1.3L’établissement du marché d’exploitation maintenance........................................................26 5.2Les ascenseurs..............................................................................................................................28 5.2.1Installations concernées..........................................................................................................28 5.2.2Principaux textes ....................................................................................................................28 5.2.3L’établissement du marché de maintenance...........................................................................28 5.3Les matériels de sécurité incendie..............................................................................................31 5.3.1Installations concernées..........................................................................................................31 5.3.2Principaux textes relatifs à la maintenance des SSI............................................................... 31 5.3.3L’établissement du marché de maintenance pour les installations de détection incendie..... 33 5.4 Autres équipements - textes de référence.................................................................................36 5.4.1Compteurs d’énergie thermiques............................................................................................36 5.4.2Réfrigérateurs et pompes à chaleur........................................................................................ 36 5.4.3Travaux de peinture................................................................................................................36 5.4.4Façades : rideaux, semi-rideaux, panneaux............................................................................36 5.4.5Robinetterie............................................................................................................................ 36 5.4.6Assainissement....................................................................................................................... 36 5.4.7VMC – Gaz.............................................................................................................................37 5.4.8Portes de garages.................................................................................................................... 37 5.4.9Service de nettoyage...............................................................................................................37 CERTU/MEP/EP/ROUMEAS mise à jour juin 2005 Introduction L’externalisation de la maintenance des patrimoines bâtis s’est fortement développée au cours des dernières années dans le secteur privé et dans le secteur public. Ce mouvement d’externalisation se justifie par les grandes tendances suivantes : - l’évolution des constructions dont les composants et surtout les équipements techniques nécessitent des interventions plus nombreuses et des compétences plus pointues, - les stratégies des entreprises qui se recentrent sur le cœur de métier et par là même ne disposent plus de personnel qualifié pour la maintenance de leurs bâtiments considérée comme activité support, - le développement des offres des prestataires de services qui recouvrent un champ d’intervention toujours plus étendu. Les responsables de patrimoine attendent de cette externalisation certes des gains financiers mais aussi un service mieux ajusté à leurs besoins . En faisant appel à des professionnels, ils ont pour objectif de rationaliser la maintenance de leurs bâtiments : les interventions sont réalisées en temps opportun, les pannes sont évitées, les services sont rendus dans les conditions souhaitées, le patrimoine ne se dégrade pas. Toutefois, pour un résultat satisfaisant, la compétence du prestataire est certes indispensable mais l’implication forte du donneur d’ordre dans le suivi du contrat ne l’est pas moins. Le donneur d’ordre n’est pas dégagé de toutes tâches, loin s’en faut. Le travail de pilotage des prestataires ne doit pas être sous estimé. Il nécessite compétences et moyens. Un contrat bien rédigé et un suivi effectif concourent à part égale à la qualité de la maintenance. Ce document a donc pour objet de présenter les éléments de références sur les contrats de maintenance, il aborde successivement les grands enjeux, la nature de ce type de contrats, le contenu des différentes clauses, avec les spécificités pour certains équipements et enfin propose un modèle de cahier des charges. CERTU/MEP/EP/ROUMEAS mise à jour juin 2005 1.Les enjeux de la maintenance et de son externalisation 1.1Les enjeux de la maintenance Que la maintenance soit effectuée en interne ou en externe, tout responsable de l’exploitation maintenance d’un patrimoine s’attache à communiquer à l’équipe en place ses objectifs de maintenance qui s’inscrivent dans les grands enjeux de la maintenance : enjeux patrimoniaux, sociaux, économiques, juridiques et environnementaux. 1.1.1 Enjeux patrimoniaux La pérennité des bâtiments et le maintien de leurs valeurs dépendent en grande partie de la qualité de la maintenance dont ils bénéficient. De même les gros travaux de maintenance comme les rénovations du clos couvert ou des équipements techniques , génèrent des dépenses lourdes et relèvent de la politique d’investissement du gestionnaire de patrimoine. 1.1.2 Enjeu fonctionnel. Pour tout établissement ou entreprise, le bâtiment est un outil permettant d’assurer différentes fonctions (services, production, fabrication, activités commerciales, spectacles, habitation,…) dont la qualité et le maintien dans le temps dépend de la maintenance. 1.1.3 Enjeux économiques L’analyse des coûts pendant tout le cycle de vie des bâtiments montre le poids important des dépenses d’exploitation maintenance. Elles sont estimées à environ 75% des dépenses totales alors que la part conception réalisation représente environ 25% pour un durée de vie moyenne d’environ 50 ans. Dans les bâtiments contemporains, cette part de l’exploitation maintenance est sans doute plus élevée encore. Une maintenance optimum est donc nécessaire et une approche fine et bien ciblée peut générer des gains importants. 1.1.4 Enjeux réglementaires La maintenance comporte des obligations réglementaires et légales. Citons notamment : - les réglementations relatives à la sécurité et aux conditions de travail qui visent la conception des locaux et des équipements mais aussi leur maintenance, - la réglementation sur les établissements recevant du public qui doivent comporter des équipements de sécurité dont l’entretien doit être assuré et garanti. 1.1.5 Enjeu environnemental La maintenance a aussi un enjeu environnemental dans la mesure où la pérennité du bâtiment et de ses équipements évite des prélèvements à la source et les impacts sur l’environnement. Les opérations de maintenance doivent être respectueuses de l’environnement (interventions sur les installations thermiques, produits utilisés). L’exploitation maintenance d’un bâtiment construit selon des exigences environnementales doit être CERTU/MEP/EP/ROUMEAS mise à jour juin 2005 réalisée conformément au plan prévisionnel d’entretien et de maintenance pour lui permettre d’atteindre et de conserver les performances attendues. 1.2Les avantages et contraintes des différents modes d’organisation de la maintenance Le gestionnaire choisit de faire appel à une entreprise extérieure sur la base de différents critères. a) le personnel Y a t-il une équipe interne ? Quelles qualifications et quelles formations sont souhaitables? Faut-il disposer d’une veille technologique ? b) la permanence de service Des possibilités d’interventions immédiates sont-elles à prévoir ? Faut-il organiser une permanence 24H sur 24 ? Comment traiter la gestion des congés ? c) les moyens matériels, outillages, pièces de rechange, matières consommables Quel est le mode de gestion le plus approprié, financièrement et techniquement ? d) les coûts A prestations identiques en qualité et quantité, quels sont les meilleurs coûts ? e) et d’autres critères encore comme la spécificité du patrimoine, son évolution prévisible, les besoins des utilisateurs, les changements d’organisation ou de modes de gestion, etc. Chaque mode d’organisation de la maintenance courante, en interne ou en externe, a ses avantages et contraintes qui sont récapitulées dans le tableau ci-dessous. Tableau 9.1 – comparaison des modes d’organisation de la maintenance Avantages Contraintes Maintenance effectuée par du personnel interne : - Maîtrise de tout ce qui concerne l’exploitation - Maintien de la connaissance des constituants du bâtiment - Maintien d’un savoir-faire interne - Mise en place d’une structure adaptée et de personnels spécialisés compétents - Formation permanente du personnel - Gestion du personnel (absences, congés, départs) Maintenance effectuée par plusieurs prestataires privés - Obligations de moyens et de résultats contractualisées - Allégement des tâches internes - Mise en place d’une structure de contrôle performante - Gestion de plusieurs contrats - Perte de la maîtrise de gestion des installations Maintenance effectuée par un seul prestataire privé - Obligations de moyens et de résultats contractualisées - Allégement des tâches internes - Un seul interlocuteur, un seul contrat : simplification des rapports avec la société extérieure - Mise en place d’une structure de contrôle performante - Moindre connaissance de l'état global du patrimoine CERTU/MEP/EP/ROUMEAS mise à jour juin 2005 Dans le cas d’une maintenance entièrement externalisée, le donneur d’ordre doit donc s’attacher à garder la maîtrise et la connaissance de ses bâtiments. Il doit s’assurer : - d’une part que la qualité de maintenance définie dans le cahier des charges est bien respectée par le prestataire, - et d’autre part qu’il reste bien propriétaire de toutes les données de son patrimoine, plans, dossiers des ouvrages exécutés DOE, mais aussi historique des travaux réalisés ainsi que toutes les informations nécessaires à la conduite et à la maintenance des installations. Notamment l’utilisation par le prestataire de son propre système de gestion de maintenance assistée par ordinateur GMAO ne peut être autorisée que sous condition de restituer toutes les données au donneur d’ordres. Une structure uploads/Management/ fm-cotrats-maintenance 1 .pdf