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GRILLE DE CONFORMITÉ Microbiologie Chimie Toxicologie Analyse agricole

GRILLE DE CONFORMITÉ Microbiologie Chimie Toxicologie Analyse agricole Programmes d’accréditation des laboratoires d’analyse environnementale et agricole Centre d’expertise en analyse environnementale du Québec Nom du laboratoire : No du laboratoire : DR-12-GCA Édition : 2003-04-02 i TABLE DES MATIÈRES INSTRUCTIONS ............................................................................................................................................. 1 FICHE DE VÉRIFICATION.......................................................................................................................... 3 4.0 PRESCRIPTIONS RELATIVES AU MANAGEMENT.................................................................... 5 4.1 Organisation ............................................................................................................................................................5 4.2 Système qualité........................................................................................................................................................6 4.3 Maîtrise de la documentation ..................................................................................................................................7 4.4 Revue des demandes, appels d’offres et contrats ....................................................................................................9 4.5 Sous-traitance des essais et des étalonnages..........................................................................................................10 4.6 Achat de services et de fournitures........................................................................................................................11 4.7 Services à la clientèle ............................................................................................................................................11 4.8 Réclamations .........................................................................................................................................................11 4.9 Maîtrise des travaux d’essai et/ou d’étalonnage non conformes ...........................................................................12 4.10 Actions correctives ................................................................................................................................................12 4.11 Actions préventives ...............................................................................................................................................13 4.12 Maîtrise des enregistrements .................................................................................................................................13 4.13 Audits internes.......................................................................................................................................................16 4.14 Revues de direction ...............................................................................................................................................17 5.0 PRESCRIPTIONS TECHNIQUES .................................................................................................... 18 5.2 Personnel ...............................................................................................................................................................18 5.3 Installations et conditions ambiantes.....................................................................................................................20 5.4 Méthodes d’essai et validation des méthodes........................................................................................................21 5.5 Équipement............................................................................................................................................................24 5.6 Traçabilité du mesurage.........................................................................................................................................27 5.7 Échantillonnage (si un laboratoire fait lui-même l’échantillonnage) ....................................................................28 5.8 Manutention des objets d’essai..............................................................................................................................29 5.9 Assurance de la qualité des résultats d’essai .........................................................................................................30 5.10 Rapport sur les résultats.........................................................................................................................................31 Page 1 sur 33 INSTRUCTIONS La numérotation de la grille de conformité correspond à celle de la section III « Exigences d’accré- ditation » du Programme d’accréditation des laboratoires d’analyse environnementale (PALAE) et du Programme d’accréditation des laboratoires d’analyse agricole (PALAA). Pour chaque article, donner la référence en spécifiant la section et la ou les pages correspondantes de votre manuel qualité et toute autre documentation connexe. Les articles 4.1.2, 4.2.2.e, 4.13.1 et 5.10.9 sont applicables au PALAE, au PALAA ou aux deux programmes selon le statut du laboratoire. LES CASES OMBRAGÉES DANS CE DOCUMENT SONT RÉSERVÉES AU PERSONNEL DU MINISTÈRE. Page 3 sur 33 FICHE DE VÉRIFICATION GRILLE DE CONFORMITÉ LABORATOIRE VILLE REMPLI PAR DATE À L’USAGE DU MENV REPRÉSENTANT OU REPRÉSENTANTE DU MENV DATE Page 5 sur 32 No réf. PALAE PALAA (No réf. MENV) DESCRIPTION DES ÉNONCÉS VOTRE RÉFÉRENCE COMMENTAIRES C NC 4.0 PRESCRIPTIONS RELATIVES AU MANAGEMENT 4.1 Organisation 4.1.1 (1.1.1) Preuve que le laboratoire est une entité enregistrée et responsable à des fins juridiques. 4.1.2 (1.1.2) Mention que les activités du laboratoire sont réalisées confor- mément aux exigences du PALAE, du PALAA et du MENV et qu’elles répondent aux besoins de la clientèle. 4.1.4 (1.1.3) Définition des responsabilités du personnel clé afin d’identifier d’éventuels conflits d’intérêt, si le laboratoire fait partie d’une organisation ayant d’autres activités que celles relatives aux essais. 4.1.5a (1.1.4) Description de la mesure dans laquelle le personnel d’encadre- ment et technique a l’autorité et les ressources nécessaires pour accomplir ses fonctions et identifier les écarts survenant par rapport au système qualité. 4.1.5b (1.1.5) Dispositions prises pour que la direction et le personnel ne soient sujets à aucune pression commerciale, financière ou autre indue, interne ou externe, susceptible de mettre en cause la qualité de leurs travaux. 4.1.5c (1.1.6) Politiques et procédures permettant d’assurer la protection des informations confidentielles et des droits de propriété des clients, y compris la transmission et le stockage électroniques des résul- tats. 4.1.5d (1.1.7) Politiques et procédures permettant d’éviter l’engagement dans toute activité qui réduirait la confiance en sa compétence, son impartialité, son jugement ou son intégrité opérationnelle. Page 6 sur 32 No réf. PALAE PALAA (No réf. MENV) DESCRIPTION DES ÉNONCÉS VOTRE RÉFÉRENCE COMMENTAIRES C NC 4.1.5e (1.1.8) Description des relations de tous les membres du personnel, y compris entre les membres de la direction, des opérations tech- niques, des services de soutien et du système qualité et, le cas échéant, la place du laboratoire au sein de l’organisation mère (organigramme indiquant chaque poste dans le laboratoire – nom et titre des titulaires). 4.1.5f (1.1.9) Identification de la responsabilité et l’autorité de tout le person- nel qui gère, exécute ou vérifie les travaux touchant la qualité des essais. 4.1.5g (1.1.10) Instructions visant à fournir un encadrement adéquat au person- nel chargé des essais et des étalonnages. 4.1.5h (1.1.11) Identifier l’encadrement technique qui a la responsabilité géné- rale des opérations techniques et des ressources. 4.1.5i (1.1.12) Identification d’un membre du personnel responsable de la quali- té qui a une autorité et une responsabilité définies pour assurer la mise en œuvre et l’observation du système qualité et qui a un accès direct à la haute direction. 4.1.5j (1.1.13) Identification des suppléants pour remplacer les membres du personnel d’encadrement occupant des postes clés (directeur, res- ponsable qualité, superviseurs techniques). 4.2 Système qualité 4.2.1 (1.2.1) Description de la mesure dans laquelle les politiques et les procé- dures liées au système qualité sont documentées et que cette documentation est communiquée, comprise, accessible et mise en œuvre. Page 7 sur 32 No réf. PALAE PALAA (No réf. MENV) DESCRIPTION DES ÉNONCÉS VOTRE RÉFÉRENCE COMMENTAIRES C NC 4.2.2 La déclaration de politique qualité, publiée sous l’autorité du directeur, inclut les éléments suivants : 4.2.2a (1.2.2.1) L’engagement de la direction du laboratoire à assurer de bonnes pratiques professionnelles et la qualité de ses services; 4.2.2b (1.2.2.2) Une déclaration de la direction du laboratoire quant au niveau de service; 4.2.2c (1.2.2.3) Les objectifs du système qualité; 4.2.2d (1.2.2.4) L’exigence que le personnel concerné se familiarise avec la documentation qualité et en applique le contenu; 4.2.2e (1.2.2.5) La conformité du laboratoire au PALAE et au PALAA. 4.2.3 Le manuel qualité : 4.2.3 (1.2.3.1) Contient toutes les procédures applicables ou y fait référence; 4.2.3 (1.2.3.2) Décrit la structure de la documentation utilisée dans le système qualité; 4.2.4 (1.2.3.3) Définit les rôles et les responsabilités de la direction technique et du responsable de la qualité; 4.2.5 (1.2.3.4) Identifie les signataires autorisés. 4.3 Maîtrise de la documentation 4.3.1 (1.3.1) Procédures pour maîtriser les documents du système qualité (produits à l’interne ou provenant de sources externes) tels que règlements, normes, autres documents normatifs, méthodes d’essai. Les documents peuvent se retrouver sous forme papier ou électronique. Page 8 sur 32 No réf. PALAE PALAA (No réf. MENV) DESCRIPTION DES ÉNONCÉS VOTRE RÉFÉRENCE COMMENTAIRES C NC 4.3.2 Approbation et diffusion de documents 4.3.2.1 (1.3.2.1) Instructions à l’effet que les documents sont revus et approuvés par le personnel autorisé avant leur diffusion et qu’on les revoit périodiquement pour assurer leur validité (4.3.2.2b). 4.3.2.1 (1.3.2.2) Établir une liste de contrôle de la documentation du système qualité identifiant le statut de révision des documents et la diffusion pour éviter l’utilisation des versions non valides ou périmées. 4.3.2.2a (1.3.2.3) Procédure assurant que les documents du système qualité sont disponibles aux endroits appropriés. 4.3.2.2c (1.3.2.4) Procédure assurant que les documents périmés sont aussitôt reti- rés ou traités afin d’éviter une utilisation non intentionnelle. 4.3.2.2d (1.3.2.5) Procédure assurant que les documents périmés, conservés à des fins légales ou de sauvegarde des connaissances, sont convena- blement marqués. 4.3.2.3 Procédure pour assurer que les documents du système qualité sont identifiés par les éléments suivants : 4.3.2.3 (1.3.3.1) Date d’émission et/ou identification de la révision; 4.3.2.3 (1.3.3.2) Numérotation des pages; 4.3.2.3 (1.3.3.3) Nombre total des pages ou marque indiquant la fin du document; 4.3.2.3 (1.3.3.4) Autorité(s) responsable(s) de l’émission. Page 9 sur 32 No réf. PALAE PALAA (No réf. MENV) DESCRIPTION DES ÉNONCÉS VOTRE RÉFÉRENCE COMMENTAIRES C NC 4.3.3 Modification des documents 4.3.3.1 (1.3.4.1) Instructions à l’effet que les modifications sont revues et approu- vées par la même fonction qui les a revues à l’origine ou par une fonction désignée. 4.3.3.2 (1.3.4.2) Lorsque cela est réalisable, le texte nouveau ou modifié est iden- tifié dans le document ou dans les annexes appropriées. 4.3.3.3 (1.3.4.3) Procédure permettant des modifications apportées à la main. Les modifications doivent être clairement marquées, paraphées et datées. Un document révisé doit être réémis officiellement dès que possible. 4.3.3.4 (1.3.4.4) Procédures concernant la modification et la maîtrise des docu- ments conservés dans des systèmes informatiques. 4.4 Revue des demandes, appels d’offres et contrats 4.4.1 (1.4.1) Politiques et procédures liées à la revue des demandes, des appels d’offres et des contrats. 4.4.1 Les politiques et procédures doivent contenir, notamment, les renseignements suivants : 4.4.1a (1.4.2.1) Exigences du client définies, documentées et comprises; 4.4.1b (1.4.2.2) Capacité et ressources pour satisfaire les exigences; 4.4.1c (1.4.2.3) Choix de la méthode appropriée; Page 10 sur 32 No réf. PALAE PALAA (No réf. MENV) DESCRIPTION DES ÉNONCÉS VOTRE RÉFÉRENCE COMMENTAIRES C NC 4.4.1 (1.4.2.4) Toute différence entre la demande et le contrat doit être résolue; 4.4.1 (1.4.2.5) Le contrat est acceptable à la fois pour le laboratoire et le client. 4.4.2 Les enregistrements des revues doivent être conservés avec notamment, les renseignements suivants : 4.4.2 (1.4.3.1) Discussions pertinentes avec le client en période de travaux; 4.4.3 (1.4.3.2) Les travaux sous-traités dans le cadre d’un contrat; 4.4.4 (1.4.3.3) Les informations transmises au client par rapport à tout écart du contrat. 4.4.5 (1.4.4) Directive qui précise que lors d’une modification de contrat, le même processus de revue est répété et le personnel concerné est informé. 4.5 Sous-traitance des essais et des étalonnages 4.5.1 (1.5.1) Les activités de sous-traitance sont accordées à un laboratoire accrédité uniquement. 4.5.2 (1.5.2) Instructions pour aviser le client par écrit des dispositions prises lors de la sous-traitance des travaux. uploads/Management/ grille-conform.pdf